A University of Namibia transforma a orçamentação em 12 campi com a IDU.

A University of Namibia é a principal instituição de ensino superior do país — uma universidade relativamente jovem que construiu uma reputação de rigor académico, investigação e desenvolvimento comunitário que se estende muito para além das suas fronteiras. Distribuída por 12 campi, organizada em quatro faculdades e a servir mais de 30 000 estudantes provenientes de 41 países, a UNAM afirmou-se como uma força de referência no ensino superior na Namíbia e não só. A IDU sustenta agora a gestão financeira que mantém esses campi em funcionamento.

Por detrás desse alcance estava um processo de gestão financeira que não tinha acompanhado o ritmo. O ciclo orçamental anual da UNAM corria inteiramente através do Excel — um arranjo centralizado e manual que deixava a equipa financeira a absorver cada entrada, cada revisão e cada consolidação em 12 campi. A visibilidade dos dados financeiros era mínima. Os relatórios não existiam.

«Os nossos relatórios eram, na verdade, praticamente inexistentes por termos de usar o Excel, e o nosso sistema financeiro é um pouco limitado no que toca a relatórios», explica Ralph van Rooi, Tesoureiro da University of Namibia. «Fazia simplesmente sentido investirmos num produto como a IDU.»

A equipa financeira da universidade precisava de uma ferramenta mais eficiente e fácil de usar para capacitar as suas faculdades e departamentos a gerirem diretamente os seus próprios orçamentos — sem o estrangulamento de uma única equipa centralizada a carregar toda a carga administrativa — ao mesmo tempo que melhorava a precisão e o controlo gerais.

A UNAM implementou a IDU, o software emblemático de gestão financeira da IDU — integrando-o com o ERP existente da universidade e recorrendo à interface intuitiva da plataforma para dar às faculdades e departamentos, pela primeira vez, a propriedade direta dos seus próprios orçamentos. Onde o processo anterior encaminhava tudo através de uma equipa central, a nova configuração permitiu que os responsáveis orçamentais de todos os 12 campi contribuíssem com os seus próprios números, com a consolidação tratada pelo sistema e não à mão.

A mudança foi tangível em quatro áreas. Os ciclos de orçamentação que outrora se arrastavam pela consolidação centralizada em Excel movem-se agora mais depressa, com as equipas das faculdades e dos serviços de apoio a contribuírem diretamente. A participação é mais ampla — os responsáveis orçamentais de todos os 12 campi podem contribuir e acompanhar os seus próprios números em vez de esperarem por uma equipa central. Os relatórios, que não existiam em nenhuma forma utilizável, estão agora acessíveis com o clique de um botão, com análise de variações e um conhecimento financeiro mais amplo disponíveis onde antes não estavam. E a UNAM já está a expandir-se mais: a universidade está a estruturar os seus processos em torno das funcionalidades da IDU com a clara intenção de alargar a sua utilização a toda a instituição.

«O facto de podermos agora pedir às nossas faculdades e aos nossos serviços de apoio que façam o seu próprio orçamento foi uma viragem decisiva. Seguimos uma abordagem ascendente, e ajudou-nos a tornar-nos muito mais eficientes ao fazer os nossos orçamentos. E, obviamente, o lado dos relatórios é agora muito mais fácil — com o clique de um botão.» — Ralph van Rooi, Tesoureiro, UNAM

Da equipa da IDU

«Tem sido incrivelmente gratificante ver como a UNAM abraçou a IDU para transformar a sua cultura de orçamentação. Apropriaram-se do sistema e estão a usá-lo para impulsionar eficiência e colaboração reais em toda a universidade.» — Geoff ten Oever, Gestor de Conta, IDU