A University of Johannesburg corta meses da orçamentação com a IDU.

Quando a University of Johannesburg substituiu o seu processo orçamental trimestral em Excel e Oracle pela IDU em 2008, cortou meses de esforço manual para semanas. A UJ é uma das maiores universidades públicas da África do Sul — e uma das mais invulgarmente constituídas. Surgiu a 1 de janeiro de 2005 como resultado de uma fusão entre a Rand Afrikaans University, o Technikon Witwatersrand e os campi de Soweto e East Rand da Vista University. Essa origem importa: três instituições distintas, cada uma com os seus próprios sistemas e estruturas, foram fundidas numa única organização. O resultado foi uma universidade que abrange quatro campi pela área metropolitana de Joanesburgo — Auckland Park Kingsway, Auckland Park Bunting Road, Doornfontein e Soweto — com mais de 8 000 colaboradores permanentes e temporários e uma população estudantil de mais de 50 000, incluindo mais de 3 000 estudantes internacionais de 80 países. A complexidade que essa fusão criou não ficou no organograma. Aterrou em cheio na função financeira.

Essa fusão deixou a equipa financeira da UJ a gerir um património herdado de cerca de 4 000 centros de custos, 690 dos quais tinham os seus próprios orçamentos individuais distribuídos por nove faculdades. A cada trimestre, a tarefa de processar dados em todos esses centros de custos separados recaía sobre pessoal financeiro que não tinha uma ferramenta à altura da escala do problema. O processo corria em sequência: reunir manualmente os dados em folhas de cálculo Excel individuais para cada centro de custos, carregar essas folhas de cálculo no Oracle, e depois compilar um resumo orçamental para apresentação à gestão da universidade. Repetir, trimestralmente, em 690 centros de custos orçamentais. O custo não era apenas o tempo que o ciclo consumia. Removia também qualquer possibilidade de visibilidade em tempo real ou de um retrato do desempenho entre os relatórios trimestrais.

«O processo era extremamente lento e moroso, e precisávamos desesperadamente de uma solução. Idealmente queríamos um sistema que nos fornecesse uma base de dados completa à qual pudéssemos aceder a qualquer momento e que, num único relatório, nos desse uma noção de como o orçamento estava a correr», diz Ronel Jansen van Vuuren, diretora de gestão de tesouraria e relato financeiro na UJ.

Em maio de 2008, a UJ implementou a IDU nos seus 690 centros de custos orçamentais, concluindo a implementação em três semanas. Onde o processo antigo tinha confinado a orçamentação a um evento trimestral gerido inteiramente pelas finanças, o novo sistema trouxe os gestores não financeiros para o processo com dados em tempo real em cada passo — dando às reuniões orçamentais um retrato em direto dos fatores de gasto e permitindo previsões mais precisas, em vez de depender de um resumo compilado semanas antes. O relato por exploração permitia aos gestores rastrear variações diretamente ao nível do centro de custos, incluindo a folha salarial, melhorando a transparência e o controlo. Os valores reais atualizavam-se diariamente, e o acesso móvel significava que os gestores de centros de custos podiam verificar a sua posição a qualquer momento sem esperar por um relatório.

A equipa de consultoria da IDU trabalhou de perto com a UJ ao longo da implementação. Esse envolvimento revelou requisitos de orçamentação de RH não abordados anteriormente, e a implementação orientada proporcionou uma adoção rápida em toda a universidade.

«A equipa de consultoria da IDU identificou requisitos não contemplados anteriormente durante a instalação. A nossa equipa de desenvolvimento melhorou então o sistema para fornecer à University of Johannesburg informação valiosa para melhorar os seus orçamentos de RH.» — Margie Whitten, Diretora, IDU

A mudança na função financeira da UJ foi mensurável a partir do primeiro ciclo de relato após a entrada em produção. O ciclo orçamental, que antes se estendia por meses, foi reduzido para semanas — libertando o pessoal financeiro para gastar o seu tempo em planeamento e análise em vez de recolha de dados. A visibilidade em tempo real do desempenho orçamental ao nível do centro de custos significava que a gestão podia tomar decisões informadas à medida que as condições mudavam, e não depois do facto. O relato centralizado substituiu inteiramente o ciclo manual de carregamentos de Excel: os dados de todos os 690 centros de custos orçamentais fluíam agora para uma única visão consolidada, removendo os erros e atrasos que a recolha manual tinha incorporado em cada trimestre. E onde os orçamentos de folha salarial e RH tinham antes sido opacos entre os ciclos de relato, o relato por exploração tornava as vagas e contratações visíveis com um clique — dando tanto às finanças como aos gestores não financeiros um nível de perceção de RH que o processo antigo nunca tinha conseguido fornecer.

«A capacidade de relato é facilmente acessível e prática – atualizamos os nossos valores reais diariamente e os gestores de centros de custos conseguem ver os seus gastos a qualquer momento.»

— Ronel Jansen van Vuuren, Diretora de Gestão de Tesouraria & Relato Financeiro, University of Johannesburg