A UNISA reduz o seu ciclo orçamental em quatro semanas com a IDU.

A University of South Africa — UNISA — é a maior universidade da África do Sul por número de inscrições, atraindo um terço de todos os estudantes do ensino superior do país. Em 2004, uma fusão com a Technikon South Africa e o Vista University Distance Education Campus remodelou a instituição da noite para o dia, fazendo crescer o seu corpo estudantil para mais de 253 000 e a sua força de trabalho para 3 800 colaboradores. A entidade consolidada detinha ativos superiores a R3 billion e funcionava com um orçamento anual de cerca de R3.2 billion. A essa escala, cada sistema administrativo enfrentava um acerto de contas — e nenhum mais urgentemente do que as finanças. A ferramenta que lhe respondeu foi a IDU.

Esse acerto de contas chegou depressa. Apesar da escala da instituição recém-fundida, o processo orçamental da UNISA ainda corria em folhas de cálculo reunidas manualmente e distribuídas pelos departamentos. O pessoal financeiro montava os valores à mão, fazia circular ficheiros entre centros de custos e depois conciliava o que regressava. Cada ronda de atualizações introduzia nova oportunidade de erro e, porque nenhuma versão única dos dados era alguma vez autoritária, os gestores não conseguiam ver claramente as suas próprias responsabilidades financeiras. Os prazos estavam sob pressão constante. A instituição que agora dirigia um orçamento de R3.2 billion não tinha qualquer mecanismo fiável para assegurar que esse orçamento era construído com precisão, transparência ou a tempo — não um problema de processo à margem, mas um risco genuíno para a forma como a instituição geria as suas finanças.

A UNISA implementou a IDU em 2005, calendarizada deliberadamente para chegar antes da época orçamental. Onde as folhas de cálculo tinham permitido que os valores fossem ocultados ou alterados discretamente entre transferências, a IDU introduziu a captura de dados permanente — um registo único e autoritário que não podia ser alterado sem deixar rasto. A transparência fez parte do sistema desde o início — não uma solução alternativa aplicada depois do facto.

A responsabilidade mudou com ela. Os gestores de centros de custos podiam agora inserir os seus próprios valores orçamentais diretamente, reduzindo a carga sobre as finanças centrais e colocando a responsabilização onde devia estar — com as pessoas mais próximas do gasto. O sistema cobria todo o ciclo de planeamento: módulos de orçamentação, relato, modelação financeira e agendamento davam à função financeira da UNISA um conjunto coerente de ferramentas a operar a partir de uma fonte de dados consistente, em vez de um mosaico de ficheiros desconectados.

O impacto foi imediato e mensurável. A UNISA encurtou o seu ciclo orçamental em quatro semanas — tempo que antes era consumido pela recolha manual, correção de erros e perseguição de versões pelos departamentos. Com essa carga administrativa levantada, os contabilistas podiam redirecionar a sua atenção da montagem de dados para a análise, contribuindo com uma verdadeira perceção financeira em vez de gerir um processo.

Mais de vinte anos depois, a parceria continua. Desde a implementação em 2005 até hoje, a IDU permaneceu parte da forma como a UNISA gere as suas finanças — uma relação que sobreviveu às folhas de cálculo, às pressões imediatas da fusão e às mudanças institucionais que se seguiram a ambas.

«A nossa relação de longa data com a UNISA é um testemunho da força e flexibilidade da nossa solução. Os esforços colaborativos entre a UNISA e a nossa equipa resultaram em soluções à medida que respondem aos seus desafios únicos. Sentimo-nos honrados por apoiar a jornada de gestão financeira da UNISA e estamos empenhados em continuar esta parceria por muitos mais anos.» – Margie Whitten, Diretora, IDU

«A IDU tem sido uma ferramenta inestimável para a UNISA, melhorando o nosso processo orçamental e proporcionando-nos uma gestão de dados fiável e transparente. Aguardo com expetativa muitos mais anos de parceria com a IDU, mesmo após a minha reforma.» – Willem Du Plessis, Diretor Executivo de Finanças em exercício, UNISA