A Sun Slots substitui a orçamentação fragmentada em folhas de cálculo por um sistema IDU transparente e descentralizado.

A Sun Slots foi fundada em 2002 como GPI Slots e opera hoje como subsidiária da Sun International. A Sun International detém 70% da propriedade, com a Grand Parade Investments a deter os restantes 30%. O negócio explora máquinas de slots em bares, clubes, hotéis e outros locais licenciados em toda a África do Sul, gerindo seis operadores de rotas LPM licenciados, servindo mais de 700 locais e detendo aprovação para instalar cerca de 5,200 máquinas — uma presença que exigia o rigor financeiro que a IDU viria a tornar possível.

Acompanhar essa presença foi precisamente onde a Sun Slots se deparou com dificuldades. Os orçamentos estavam centralizados na equipa financeira, o que significava que os gestores operacionais tinham pouca visibilidade dos números associados às suas áreas — e uma propriedade limitada do processo orçamental. Nos vários sistemas ERP do negócio, a consolidação dos dados financeiros no fim do mês cabia ao pessoal financeiro, que trabalhava manualmente em folhas de cálculo, conciliando números que tinham chegado por canais fragmentados e propensos a erros. O peso acumulava-se a cada ciclo. Os relatórios abrandavam, o fim do mês tornava-se um exercício lento e acumulador de erros de conciliação manual, e a capacidade do grupo de agir com base em informação financeira atempada sofria como resultado direto.

Em 2016, a Sun Slots implementou os Módulos de Orçamentação e Relatórios Financeiros da IDU. A mudança mecânica central foi a descentralização: em vez de o pessoal financeiro carregar todo o peso da recolha de dados, os gestores de todo o negócio podiam agora capturar orçamentos diretamente, dando-lhes visão genuína — e responsabilidade — sobre os números da sua área. Agregações automáticas substituíram a conciliação manual que consumira tanta capacidade no fim do mês, e os fluxos de trabalho do sistema reduziram a intervenção humana que antes prolongava cada ciclo. À medida que a Sun Slots estendeu a ferramenta a mais tipos de orçamento, os custos de pessoal ganharam visibilidade clara — acompanhados com uma clareza que o processo anterior em folhas de cálculo nunca entregara. Uma camada de relatórios compostos reuniu dados dos vários sistemas ERP do negócio num retrato único e coerente — dissolvendo o problema de consolidação que tornara o fim do mês tão trabalhoso.

«Trabalhar com a Sun Slots tratava de transformar um processo fragmentado e assente em folhas de cálculo num sistema transparente e responsável. A IDU capacitou os seus gestores e a equipa financeira para colaborarem de forma mais eficaz e entregarem resultados rigorosos mais depressa.»

Geoff ten Oever, Gestor de Conta, IDU

O efeito cumulativo fez-se sentir em quatro áreas do negócio. Os ciclos orçamentais encurtaram-se à medida que a automação e a captura descentralizada removeram os passos manuais que tinham arrastado cada ronda. Os gestores que antes estavam fora do processo passaram a deter uma propriedade genuína dos seus números e, com ela, a responsabilização departamental que a equipa financeira vinha a carregar sozinha. Os relatórios tornaram-se mais rápidos e fiáveis, deixando o fim do mês de depender da consolidação manual. E, com os custos de pessoal acompanhados de forma limpa através do sistema, a liderança financeira ganhou a clareza e o controlo sobre os gastos com pessoal de que o negócio precisava.

«Desde a implementação da IDU, os relatórios na Sun Slots melhoraram imensamente e o processo orçamental é concluído de forma muito mais eficiente, simplificando consideravelmente o ciclo.»

Shaun Barends, Diretor-geral de Finanças do Grupo, Sun Slots