A St Stithians substitui a orçamentação em Excel pela IDU, libertando as finanças para a análise estratégica.

O St Stithians College é uma escola independente e sem fins lucrativos, orgulhosamente sul-africana, que abraça a diversidade e oferece uma experiência educativa distintiva. Fundada em 1953 como uma escola da Igreja Metodista, um ethos cristão está no centro da sua identidade. Situado num amplo campus verde em Sandton, Joanesburgo, o colégio reúne escolas primárias e secundárias de rapazes e raparigas, a par de uma escola primária júnior mista — uma estrutura multiescolar que reflete tanto a sua escala como a amplitude do seu propósito. Para além do campus principal, o St Stithians engloba a Kamoka Bush School perto de Modimolle e a Thandulwazi Maths & Science Academy, estendendo o seu alcance bem para além da sala de aula. Com mais de 2 600 alunos nestas escolas e um campus de 100 hectares a suportar instalações educativas, desportivas, de catering, residenciais e de lazer, o peso de gerir esta instituição recaía sobre cada canto da organização — e gerir essa complexidade em escala é exatamente o tipo de problema para que a IDU foi construída.

Para a equipa financeira, gerir essa complexidade significava uma coleção de folhas de cálculo de custódia única. Recolher dados orçamentais dos gestores operacionais de todo o colégio implicava rondas repetidas de distribuição manual, perseguição, validação e consolidação — cada ciclo introduzindo novo risco de erro e inconsistência de dados. O trabalho era implacável e largamente invisível: horas absorvidas não a construir planos financeiros, mas simplesmente a reunir a matéria-prima para eles. Passava-se mais tempo a preparar e conciliar orçamentos do que a desenvolver planos financeiros significativos para apoiar o crescimento e a visão estratégica da escola. Para uma instituição com a complexidade da St Stithians, esse desequilíbrio tinha um custo real para a capacidade da equipa financeira e para o tempo disponível para um planeamento financeiro significativo.

A St Stithians implementou a IDU, substituindo o processo baseado em folhas de cálculo por um ambiente de orçamentação, previsão e relato online e inclusivo, construído em torno da forma como o colégio operava. Em vez de encaminhar os pedidos de dados pela equipa financeira, os gestores operacionais de todo o campus podiam agora inserir os seus orçamentos diretamente no sistema — cada um a trabalhar num ecrã de captura fácil de usar, concebido para reduzir os requisitos de introdução e eliminar os erros que as transferências manuais convidavam. As consolidações automatizadas tratavam da consolidação que antes consumia horas do tempo do departamento financeiro, removendo inteiramente a necessidade de limpeza e agregação manual de dados. O que tinha sido um fardo distribuído invisivelmente pela equipa financeira tornou-se um processo estruturado e autónomo — que dava aos gestores a apropriação dos seus próprios números e dava às finanças espaço para fazer algo mais útil com eles.

Os retornos foram evidentes logo no primeiro ciclo orçamental. Os tempos de resposta encurtaram à medida que a automação substituía o vaivém manual que tinha definido as rondas anteriores. A precisão melhorou — o risco de erros e omissões que tinha sombreado cada processo baseado em folhas de cálculo caiu assim que a captura direta e as consolidações automatizadas removeram a oportunidade para eles. Os gestores operacionais ganharam apropriação real dos seus orçamentos, inserindo valores através do sistema com visibilidade em tempo real em vez de alimentarem um processo que não podiam ver nem controlar. E a equipa financeira, já não consumida pela recolha e consolidação, viu-se a fazer aquilo para que a função financeira existe: análise, planeamento e pensamento financeiro prospetivo à escala que a St Stithians exige.

Mark Sayle, account manager da IDU no projeto da St Stithians, enquadrou a parceria em termos simples: «Estabelecer parceria com a St Stithians para substituir folhas de cálculo pela IDU foi capacitar a sua equipa financeira e os gestores operacionais. Ver retornos imediatos no seu primeiro ciclo orçamental prova a rapidez com que a IDU entrega eficiência, precisão e valor estratégico.»

Johnny Smith, Responsável de Finanças no St Stithians College, disse-o de forma ainda mais simples: «Recolher e reunir informação das operações esgotava os recursos do departamento financeiro. Passava-se mais tempo a preparar o orçamento do que a desenvolver um plano financeiro para a escola. Com a IDU, os benefícios são evidentes e proporcionam retornos imediatos.»