A GIBS substitui folhas de cálculo propensas a erros por relato financeiro preciso e instantâneo através da IDU.

O Gordon Institute of Business Science (GIBS), sediado em Joanesburgo e afiliado à University of Pretoria, está entre as escolas de negócios mais respeitadas do continente africano. Acreditado pelo Council on Higher Education na África do Sul e pela Association of MBAs internacionalmente, a GIBS detém credenciais que refletem tanto o rigor local como o reconhecimento global. Em maio de 2024, o ranking Executive Education do Financial Times britânico classificou a GIBS entre as 50 melhores escolas de negócios do mundo, colocando-a em 26.º para programas de inscrição aberta — a escola de negócios africana mais bem classificada da tabela. Esse estatuto coloca a fasquia alta para cada função dentro da instituição, incluindo as finanças.

Antes de adotar a IDU, a GIBS geria a sua orçamentação e o seu relato financeiro quase inteiramente em Excel. Os modos de falha eram específicos e cumulativos: fórmulas partidas corrompiam resultados que já tinham sido divulgados, as colisões de controlo de versões significavam que nenhuma folha de cálculo podia ser confiada como o valor de referência, e a disseminação de ficheiros grandes entre departamentos introduzia uma nova ronda de erros de utilizador a cada iteração. Cada ciclo orçamental carregava o risco acumulado de cada transferência manual que o precedeu.

Para uma instituição com o estatuto da GIBS, a capacidade de entregar números atempados e precisos aos chefes de departamento não é opcional — e um processo construído sobre folhas de cálculo mantidas manualmente não o conseguia fazer de forma consistente. Os gestores não financeiros de toda a instituição precisavam de números fiáveis para tomar decisões, e a abordagem existente ficava sistematicamente aquém.

Em 2019, a GIBS migrou para a IDU, substituindo o seu mosaico de folhas de cálculo por um único sistema integrado. Onde as fórmulas partidas passavam antes silenciosamente pelas rondas de orçamentação, a lógica de fórmulas incorporada da IDU removeu esse ponto de falha na origem. O acesso de utilizador controlado significava que cada pessoa na instituição via e só podia agir sobre os dados relevantes para a sua função — fechando as colisões de controlo de versões que tinham tornado o processo antigo tão pouco fiável.

A mudança na acessibilidade foi igualmente deliberada. O pessoal não financeiro que antes tinha dificuldade em extrair sentido de folhas de cálculo densas e mantidas manualmente podia agora navegar pelos dados financeiros através de uma interface construída para ele. Vistas de relato flexíveis e a capacidade de exportar dados a pedido deram à equipa financeira um controlo que não tinha antes — e libertaram tempo que ia para a compilação manual, permitindo à GIBS direcionar a atenção para a sua missão central: oferecer educação em gestão de classe mundial.

Um parceiro no sucesso

«A transição de processos manuais para o nosso sistema integrado permitiu à GIBS alcançar maior precisão e poupar tempo valioso. Apreciamos o seu envolvimento proativo e o feedback que nos ajudou a melhorar continuamente as nossas soluções. Apoiar a GIBS na sua missão de entregar excelência na educação em gestão tem sido um privilégio, e aguardamos com expetativa continuar a nossa parceria de sucesso.» – Margie Whitten, Diretora, IDU

«A IDU teve um impacto positivo significativo nos nossos processos financeiros. Ajudou-nos a afastar-nos do sistema de folhas de cálculo pesado e propenso a erros para uma solução mais eficiente e fiável. Recomendamos vivamente a IDU a outras organizações que procuram uma ferramenta eficaz de relato financeiro e orçamentação.»

Khatlhi Mopeli, Responsável de Finanças, Gordon Institute of Business Science

O resultado

Ciclo orçamental significativamente reduzido: o processo passou para uma plataforma que impõe os seus próprios controlos, removendo o tempo perdido em cada transferência manual.

Maior precisão alcançada: as fórmulas incorporadas eliminaram ligações partidas e erros de utilizador que tinham minado as rondas anteriores.

Acesso instantâneo ao relato: os relatórios de gestão mensais e os valores acumulados do ano tornaram-se disponíveis com um clique, sem esperar que a equipa financeira compilasse e distribuísse um novo ficheiro.

Acessibilidade melhorada: dados financeiros apresentados num formato construído tanto para o pessoal financeiro como não financeiro de toda a instituição.