A Eazi Access põe fim ao caos do controlo de versões e coloca a apropriação financeira ao nível das filiais.

Fundada em 2003, a Eazi Access é a líder de mercado em África em soluções de trabalho em altura e movimentação de materiais, oferecendo aluguer, vendas, assistência e formação numa ampla gama de setores. Com uma extensa presença em toda a África do Sul e uma presença crescente em toda a África subsariana, a empresa opera a maior e mais diversa frota de equipamentos do continente — apoiada por uma rede de técnicos qualificados e um compromisso com o serviço ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana. Essa escala continental traz consigo uma complexidade financeira real: a orçamentação, a previsão e o relato têm de abranger várias regiões e unidades de negócio, colocando exigências consideráveis sobre a função financeira.

Essa escala, porém, expôs os limites de uma gestão financeira baseada em folhas de cálculo. À medida que o negócio se expandia por regiões e unidades de negócio, a equipa financeira viu-se apanhada em crescentes problemas de controlo de versões — alterações repetidas, republicação constante e uma confiança nos números que se erodia. As tarefas de relato manual consumiam tempo que a equipa não podia dar-se ao luxo de retirar à análise. E porque os gestores operacionais não tinham acesso direto aos dados financeiros, cada questão regressava à sede — atrasando decisões e aprofundando o estrangulamento — tornando inevitável uma abordagem diferente.

A frustração não era abstrata. «A maior frustração antes de usar a IDU era sempre o controlo de versões. Até relatar os valores reais exigia alterações de última hora e republicação constante, o que criava dúvidas sobre a credibilidade do departamento financeiro», diz Tony Majola, Gestor Financeiro do Grupo, Eazi Access.

Em 2018, a Eazi Access implementou a IDU para responder diretamente a cada um desses pontos de pressão.

A integração com o Excel significava que os relatórios eram construídos uma vez, importados para a IDU e disponibilizados a cada utilizador autorizado — pondo fim ao ciclo de conflitos de versões e republicação de última hora que tinha erodido a confiança nos resultados da equipa financeira. Uma interface intuitiva e ferramentas de ajuda incorporadas tornaram a adoção rápida, mesmo entre gestores sem formação financeira. E a funcionalidade de exploração deu aos gestores operacionais e regionais a capacidade de investigarem eles próprios as variações ao nível transacional, sem encaminhar cada questão pela sede.

Um parceiro no sucesso

Margie Whitten, Diretora na IDU, diz: «Estamos encantados por estabelecer parceria com a Eazi Access na sua jornada de transformação financeira. A sua história evidencia como a IDU capacita as empresas a simplificar processos financeiros, melhorar a eficiência e criar responsabilização em toda a organização. Aguardamos com expetativa continuar a apoiar o seu crescimento.»

A mudança foi imediata em quatro frentes. Uma única versão da verdade substituiu as folhas de cálculo concorrentes que tinham minado a confiança nos resultados relatados, restaurando a confiança nos resultados da equipa financeira. Os gestores operacionais e regionais ganharam acesso direto a dados financeiros em direto, colocando a apropriação do desempenho onde devia estar — ao nível das filiais. A automação de tarefas anteriormente manuais libertou a equipa financeira para se concentrar na análise e no apoio à decisão em vez da administração. E com orçamentos e valores reais dentro da mesma ferramenta, o negócio podia comparar o desempenho face ao plano e explorar variações sem demora, transformando um processo que outrora criava estrangulamentos num que oferece comparação instantânea e clareza por exploração.

«A IDU otimizou os nossos processos de orçamentação e relato. Poupa-nos tempo, cria capacitação e devolve a apropriação ao nível operacional. Do ponto de vista do grupo, libertou a sede de investigações desnecessárias e permitiu-nos concentrar em atividades de valor acrescentado.»

— Tony Majola, Gestor Financeiro do Grupo, Eazi Access