A Community Living Trust substitui o caos das folhas de cálculo por orçamentação em tempo real e previsão trimestral.

A Community Living Trust é uma organização sem fins lucrativos sediada em Hamilton, dedicada a apoiar pessoas com deficiência intelectual nas regiões de Waikato, Bay of Plenty e Midland, na Nova Zelândia. Com cerca de 400 colaboradores a servir perto de 700 clientes e um volume de negócios anual de NZ$20 milhões, a organização tem um peso real — e uma responsabilidade real.

Nos seus oito serviços, os dados orçamentais tinham de viajar de folha de cálculo em folha de cálculo antes de poderem ser importados para o Razão Geral — uma cadeia de passos manuais que introduzia valores trocados, desequilíbrios e atrasos em cada elo. A análise só podia começar quando os dados chegavam ao Razão, o que significava que a equipa financeira trabalhava sempre retrospetivamente, com pouca margem para se antecipar aos problemas antes de estes se materializarem nos números. Para uma organização onde os custos com pessoal representam 75% das despesas totais, esse atraso tinha um custo direto — cada decisão tomada com base em dados desatualizados era uma decisão tomada às cegas. A precisão não era opcional; era o que a missão exigia.

Em 2012, a Community Living Trust implementou a IDU através da BES IT Systems, substituindo a cadeia de folhas de cálculo por uma plataforma web única e centralizada, ligada diretamente ao Razão Geral. Os dados deixaram de passar por mãos humanas entre sistemas — viviam num só lugar, exatos em tempo real, visíveis para quem deles precisasse.

O que fez a diferença não foi apenas o que o sistema podia fazer, mas quem o podia usar. Os gestores dos oito serviços do Trust — incluindo os com pouca confiança em torno da tecnologia — acharam a IDU simples e, rapidamente, algo em que confiavam diariamente. Podiam explorar o detalhe transacional, inserir comentários junto aos itens orçamentais, aceder aos seus orçamentos no telemóvel e ver exatamente onde estavam os seus números sem esperar que a equipa financeira conciliasse uma folha de cálculo. Essa mudança na apropriação foi importante. A gestão do orçamento passou de uma dependência da equipa financeira para algo que os gestores dos oito serviços podiam assumir diretamente.

A plataforma deu também ao Trust a sua primeira visibilidade significativa sobre os custos com pessoal. Ao alinhar as horas financiadas com as horas de apoio reais, a equipa financeira podia identificar potenciais excessos antes de chegarem ao Razão Geral. Essa visibilidade antecipada mudou a natureza da função financeira — da conciliação para a antecipação. E, pela primeira vez, a previsão trimestral era possível — não como uma aspiração, mas como uma rotina.

Os resultados foram tangíveis em quatro áreas. O caos das folhas de cálculo foi eliminado, substituído por um sistema centralizado com uma ligação direta e ininterrupta ao Razão Geral. A precisão em tempo real significava que os valores estavam visíveis para gestores e pessoal financeiro no momento em que eram necessários, sem conciliação manual entre ficheiros. O relato foi otimizado, reduzindo a carga administrativa sobre a equipa financeira e libertando capacidade para análise. E os gestores dos oito serviços ganharam acesso por exploração ao detalhe transacional e podiam inserir comentários ao nível do item orçamental — ferramentas que, para quem antes achara o processo intimidante, se revelaram decisivas. A previsão trimestral, algo que a organização nunca tinha conseguido alcançar com folhas de cálculo, tornou-se rotina.

«A Community Living Trust precisava de uma forma mais inteligente e transparente de gerir orçamentos complexos. A IDU entregou precisão em tempo real, capacitou gestores e deu à organização capacidades de previsão que transformaram o seu planeamento financeiro.» – Rob Jones, IDU Nova Zelândia

«Ficámos rendidos desde o início. A IDU tornou a orçamentação menos intimidante, mesmo para gestores com pouca confiança informática. É precisa, intuitiva e dá-nos a capacidade de preparar previsões trimestrais — algo que nunca conseguimos alcançar com folhas de cálculo.» – Sharon Muller, Contabilista, Community Living Trust