A Cape Union Mart substitui a orçamentação em Excel por uma fonte de verdade única.

O Cape Union Mart Group é o maior retalhista de vestuário familiar e privado da África do Sul. Fundado em 1933 e sediado na Cidade do Cabo, o grupo inclui cinco grandes marcas locais: Cape Union Mart, a sua loja outdoor de referência; K-Way, uma gama técnica de topo de vestuário e equipamento outdoor; Old Khaki, uma marca de moda casual; Sparks & Ellis, um fornecedor de uniformes; e Poetry, uma loja conceito de lifestyle para mulheres. Com mais de 300 lojas na África do Sul, Namíbia e Botsuana, o grupo construiu um nome de confiança no retalho outdoor e de moda ao longo de nove décadas de propriedade familiar — e quando o seu processo de orçamentação ultrapassou a era da folha de cálculo, recorreu à IDU.

Em 2011, a Cape Union Mart enfrentava ineficiências crescentes nos seus processos de orçamentação e relatórios. Os departamentos trabalhavam a partir de folhas de cálculo Excel separadas, cada um produzindo a sua própria versão do orçamento — e a cada ciclo de revisão, essas versões afastavam-se ainda mais umas das outras. A consolidação tornava-se um exercício recorrente de conciliação, custando tempo e introduzindo erros que se acumulavam ao longo das rondas de planeamento. As submissões tardias e as inconsistências eram sintomas da mesma causa raiz: não existia uma versão única da verdade, apenas uma coleção crescente de ficheiros em que ninguém podia confiar plenamente.

A complicar o desafio, a equipa financeira navegava simultaneamente uma grande reformulação do ERP e do POS — uma mudança de infraestrutura fundamental que elevava o risco de qualquer nova ferramenta financeira introduzida em paralelo. O grupo precisava de uma solução que pudesse simplificar a orçamentação, reduzir os erros e fornecer uma versão única e em tempo real da verdade — tudo enquanto se integrava de forma transparente com o seu ambiente de ERP em evolução.

A IDU implementou três módulos IDU — Orçamentação, Relatórios e Análise — para a Cape Union Mart no final de 2011. O sistema entregou de imediato precisão, transparência e controlo, capacitando utilizadores desde diretores financeiros a gestores de área com ferramentas fáceis de usar.

O módulo de Orçamentação acabou de vez com o caos do controlo de versões. Os orçamentos eram carregados anualmente através de um único ambiente controlado, o que significou que as submissões tardias e os ficheiros conflituantes deixaram de ser um problema recorrente. Uma versão única da verdade substituiu a coleção de folhas de cálculo em proliferação.

Os módulos de Relatórios e Análise estenderam essa clareza às pessoas que mais dela precisavam. Os responsáveis de departamento podiam rever rapidamente os valores reais face aos orçamentos e analisar em detalhe até ao nível transacional, a um nível que o ambiente de folha de cálculo não conseguia suportar. Os relatórios recorriam simultaneamente aos dados da IDU e dos sistemas de ERP, tornando a consolidação mais rápida e fiável.

Essa integração revelou-se especialmente consequente dado o que o grupo já estava a navegar. Em vez de competir com a migração do ERP, a plataforma manteve-se estável ao longo da transição, reduzindo o risco e mantendo a continuidade.

«A Cape Union Mart precisava de uma solução que pudesse simplificar a orçamentação ao mesmo tempo que apoiava uma implementação complexa de ERP. A IDU entregou transparência, eficiência e controlo, capacitando utilizadores em todo o negócio e garantindo uma transição perfeita.» – Kevin Phillips, CEO, IDU

«A IDU mudou completamente o nosso processo de orçamentação. É uma excelente ferramenta que exige pouca introdução de dados, oferece precisão e apoia a nossa abordagem à orçamentação. O sistema até tornou a nossa migração de ERP gerível — uma decisão que se revelou verdadeiramente inspirada.» – Evan Torrance, Diretor de TI, Cape Union Mart

Eliminação de múltiplas versões do orçamento — garantindo uma fonte de verdade única e em tempo real em todo o negócio.

Carregamento anual do orçamento simplificado — poupando tempo e reduzindo erros.

Visibilidade de relatórios melhorada — com análise detalhada até ao nível transacional.

Migração de ERP apoiada — tornando a transição de sistema mais suave e gerível.