University of Namibia transforme sa budgétisation à travers 12 campus avec IDU.

L'University of Namibia est la première institution d'enseignement supérieur du pays — une université relativement jeune qui s'est forgé une réputation de rigueur académique, de recherche et de développement communautaire qui s'étend bien au-delà de ses frontières. Répartie sur 12 campus, organisée en quatre facultés et au service de plus de 30 000 apprenants issus de 41 pays, l'UNAM s'est imposée comme une force de premier plan dans l'enseignement supérieur en Namibie et au-delà. IDU sous-tend désormais la gestion financière qui fait tourner ces campus.

Derrière cette portée se cachait un processus de gestion financière qui n'avait pas suivi le rythme. Le cycle budgétaire annuel de l'UNAM fonctionnait entièrement via Excel — un dispositif centralisé et manuel qui laissait l'équipe finance absorber chaque saisie, chaque révision et chaque consolidation à travers 12 campus. La visibilité sur les données financières était minimale. Le reporting n'existait pas.

« Notre reporting était en réalité quasiment inexistant du fait de devoir utiliser Excel, et notre système financier est un peu déficient en matière de reporting », explique Ralph van Rooi, économe de l'University of Namibia. « Cela avait tout simplement du sens pour nous d'investir dans un produit comme IDU. »

L'équipe finance de l'université avait besoin d'un outil plus efficace et convivial pour permettre à ses facultés et départements de gérer leurs propres budgets directement — sans le goulot d'étranglement d'une seule équipe centralisée portant toute la charge administrative — tout en améliorant la précision et le contrôle globaux.

L'UNAM a mis en œuvre IDU, le logiciel phare de gestion financière d'IDU — l'intégrant à l'ERP existant de l'université et tirant parti de l'interface intuitive de la plateforme pour donner aux facultés et aux départements, pour la première fois, l'appropriation directe de leurs propres budgets. Là où le processus précédent acheminait tout par une équipe centrale, la nouvelle configuration permettait aux détenteurs de budget des 12 campus de contribuer leurs propres chiffres, la consolidation étant gérée par le système plutôt qu'à la main.

Le changement s'est révélé tangible dans quatre domaines. Les cycles budgétaires qui rampaient autrefois à travers une consolidation Excel centralisée avancent désormais plus vite, les équipes des facultés et des services de soutien contribuant directement. La participation est plus large — les détenteurs de budget des 12 campus peuvent contribuer et suivre leurs propres chiffres plutôt que d'attendre une équipe centrale. Le reporting, qui n'avait existé sous aucune forme exploitable, est désormais accessible d'un clic, avec une analyse des écarts et une perspicacité financière plus large disponibles là où elles ne l'étaient pas auparavant. Et l'UNAM construit déjà la suite : l'université structure ses processus autour des fonctionnalités d'IDU avec l'intention claire d'en étendre l'usage à toute l'institution.

« Le fait que nous puissions désormais demander à nos facultés et à nos services de soutien d'établir eux-mêmes leur budget a changé la donne. Nous suivons une approche ascendante, et cela nous a aidés à devenir bien plus efficaces dans l'élaboration de nos budgets. Et évidemment, le volet reporting est désormais beaucoup plus facile — d'un simple clic. » — Ralph van Rooi, Économe, UNAM

De l'équipe IDU

« Il a été incroyablement gratifiant de voir comment l'UNAM a adopté IDU pour transformer sa culture budgétaire. Ils se sont approprié le système et l'utilisent pour stimuler une réelle efficacité et collaboration à travers l'université. » — Geoff ten Oever, Account Manager, IDU