Sun Slots remplace une budgétisation fragmentée sous tableur par un système IDU transparent et décentralisé.

Sun Slots a été fondée en 2002 sous le nom de GPI Slots et opère aujourd'hui comme filiale de Sun International. Sun International détient 70 % du capital, Grand Parade Investments détenant les 30 % restants. L'entreprise exploite des machines à sous dans des pubs, clubs, hôtels et autres lieux sous licence à travers l'Afrique du Sud, gérant six opérateurs de routes LPM sous licence, desservant plus de 700 sites et détenant l'approbation pour installer environ 5 200 machines — une empreinte qui exigeait une rigueur financière qu'IDU finirait par rendre possible.

Suivre le rythme de cette empreinte était précisément là où Sun Slots rencontrait des difficultés. Les budgets étaient centralisés au sein de l'équipe finance, ce qui signifiait que les managers opérationnels avaient peu de visibilité sur les chiffres liés à leurs domaines — et une appropriation limitée du processus budgétaire. À travers les multiples systèmes ERP de l'entreprise, la consolidation des données financières en fin de mois incombait au personnel financier travaillant manuellement avec des tableurs, rapprochant des chiffres arrivés par des canaux fragmentés et sujets aux erreurs. La charge s'accumulait à chaque cycle. Le reporting ralentissait, la fin de mois devenait un exercice lent et accumulateur d'erreurs de rapprochement manuel, et la capacité du groupe à agir sur des informations financières opportunes en souffrait directement.

En 2016, Sun Slots a mis en œuvre les modules Financial Budgeting et Reporting d'IDU. Le changement mécanique central était la décentralisation : plutôt que le personnel financier ne porte tout le poids de la collecte de données, les managers de toute l'entreprise pouvaient désormais saisir les budgets directement, leur donnant une vue réelle — et la responsabilité — des chiffres de leur domaine. Des consolidations automatisées ont remplacé le rapprochement manuel qui avait consommé tant de capacité en fin de mois, et les flux de travail du système ont réduit l'intervention humaine qui avait auparavant étiré chaque cycle. À mesure que Sun Slots étendait l'outil pour couvrir davantage de types de budgets, les coûts de personnel sont apparus clairement — suivis avec une clarté que le processus de tableurs précédent n'avait jamais offerte. Une couche de reporting composite a rassemblé les données des multiples systèmes ERP de l'entreprise en une image unique et cohérente — dissolvant le problème de consolidation qui avait rendu la fin de mois si laborieuse.

« Travailler avec Sun Slots, c'était transformer un processus fragmenté et piloté par tableurs en un système transparent et responsable. IDU a donné à leurs managers et à leur équipe finance le pouvoir de collaborer plus efficacement et de produire des résultats précis plus rapidement. »

Geoff ten Oever, Account Manager, IDU

L'effet cumulé s'est fait sentir dans quatre domaines de l'entreprise. Les cycles budgétaires se sont raccourcis à mesure que l'automatisation et la saisie décentralisée supprimaient les étapes manuelles qui avaient ralenti chaque tour. Les managers qui étaient auparavant restés en dehors du processus détenaient désormais une réelle appropriation de leurs chiffres, et avec elle est venue la responsabilité départementale que l'équipe finance portait seule. Le reporting est devenu plus rapide et plus fiable, la fin de mois ne dépendant plus de la consolidation manuelle. Et avec les coûts de personnel suivis proprement dans le système, la direction financière a gagné la clarté et le contrôle sur les dépenses d'effectifs dont l'entreprise avait besoin.

« Depuis la mise en place d'IDU, le reporting de Sun Slots s'est immensément amélioré et le processus budgétaire est réalisé bien plus efficacement, raccourcissant considérablement le cycle. »

Shaun Barends, Directeur général des finances du groupe, Sun Slots