GIBS remplace des tableurs sujets aux erreurs par un reporting financier précis et instantané via IDU.

Le Gordon Institute of Business Science (GIBS), basé à Johannesburg et affilié à l'University of Pretoria, figure parmi les écoles de commerce les plus respectées du continent africain. Accrédité par le Council on Higher Education en Afrique du Sud et par l'Association of MBAs à l'international, GIBS porte des références qui reflètent à la fois une rigueur locale et une reconnaissance mondiale. En mai 2024, le classement Executive Education du Financial Times britannique a placé GIBS parmi les 50 meilleures écoles de commerce au monde, à la 26e place pour les programmes en inscription ouverte — l'école de commerce africaine la mieux classée du tableau. Ce statut place la barre haut pour chaque fonction de l'institution, y compris la finance.

Avant d'adopter IDU, GIBS gérait sa budgétisation et son reporting financier presque entièrement sur Excel. Les modes de défaillance étaient précis et cumulatifs : des formules cassées corrompaient des sorties déjà diffusées, les collisions de contrôle de versions signifiaient qu'aucun tableur ne pouvait être considéré comme le chiffre de référence, et la diffusion de fichiers volumineux entre services introduisait une nouvelle série d'erreurs d'utilisateur à chaque itération. Chaque cycle budgétaire portait le risque accumulé de chaque transfert manuel qui l'avait précédé.

Pour une institution du rang de GIBS, la capacité à fournir des chiffres opportuns et précis aux chefs de service n'est pas optionnelle — et un processus bâti sur des tableurs maintenus manuellement ne pouvait le faire de façon constante. Les managers non financiers de l'institution avaient besoin de chiffres fiables pour décider, et l'approche existante était systématiquement en deçà.

En 2019, GIBS est passé à IDU, remplaçant son patchwork de tableurs par un seul système intégré. Là où des formules cassées passaient auparavant silencieusement à travers les tours de budgétisation, la logique de formules intégrée d'IDU a supprimé ce point de défaillance à la source. Un accès utilisateur contrôlé signifiait que chaque personne de l'institution voyait et ne pouvait agir que sur les données pertinentes pour son rôle — fermant la porte aux collisions de contrôle de versions qui avaient rendu l'ancien processus si peu fiable.

Le changement en matière d'accessibilité était tout aussi délibéré. Le personnel non financier qui avait auparavant peiné à tirer du sens de tableurs denses et maintenus manuellement pouvait désormais naviguer dans les données financières à travers une interface conçue pour lui. Des vues de reporting flexibles et la possibilité d'exporter les données à la demande ont donné à l'équipe finance un contrôle qu'elle n'avait pas auparavant — et libéré le temps consacré à la compilation manuelle, permettant à GIBS de consacrer son attention à sa mission première : dispenser une éducation au management de classe mondiale.

Un partenaire de la réussite

« La transition des processus manuels vers notre système intégré a permis à GIBS d'atteindre une plus grande précision et d'économiser un temps précieux. Nous apprécions leur engagement proactif et les retours qui nous ont aidés à améliorer continuellement nos solutions. Accompagner GIBS dans sa mission d'excellence en éducation au management a été un privilège, et nous sommes impatients de poursuivre notre partenariat fructueux. » – Margie Whitten, Directrice, IDU

« IDU a eu un impact positif significatif sur nos processus financiers. Il nous a aidés à abandonner le système de tableurs lourd et sujet aux erreurs au profit d'une solution plus efficace et fiable. Nous recommandons vivement IDU aux autres organisations à la recherche d'un outil efficace de reporting financier et de budgétisation. »

Khatlhi Mopeli, Responsable des finances, Gordon Institute of Business Science

Le résultat

Cycle budgétaire considérablement raccourci : le processus est passé sur une plateforme qui impose ses propres contrôles, supprimant le temps perdu à chaque transfert manuel.

Plus grande précision atteinte : des formules intégrées ont éliminé les liens cassés et les erreurs d'utilisateur qui avaient miné les tours précédents.

Accès instantané au reporting : les rapports de gestion mensuels et les chiffres cumulés depuis le début de l'année sont devenus disponibles d'un clic, sans attendre que l'équipe finance compile et distribue un nouveau fichier.

Accessibilité améliorée : des données financières présentées dans un format conçu à la fois pour le personnel financier et non financier de l'institution.