University of Namibia تحوّل إعداد الموازنة عبر 12 حرمًا مع IDU.

University of Namibia هي المؤسسة الأولى للتعليم العالي في البلاد — جامعة فتية نسبيًا بنت سمعة من الصرامة الأكاديمية والبحث وتنمية المجتمع تمتد إلى ما هو أبعد من حدودها بكثير. وموزّعةً على 12 حرمًا، ومنظَّمةً في أربع كليات، وخادمةً أكثر من 30,000 متعلم من 41 دولة، رسّخت UNAM نفسها قوة رائدة في التعليم العالي في ناميبيا وما وراءها. وتُسنِد IDU الآن الإدارة المالية التي تُبقي تلك الحُرُم تعمل.

وراء ذلك الامتداد كانت تقبع عملية إدارة مالية لم تواكب الركب. كانت دورة الموازنة السنوية في UNAM تجري بالكامل عبر Excel — ترتيب مركزي ويدوي ترك الفريق المالي يستوعب كل مدخل وكل مراجعة وكل توحيد عبر 12 حرمًا. وكانت الرؤية على البيانات المالية ضئيلة. ولم يكن إعداد التقارير موجودًا.

«كان إعداد تقاريرنا في الواقع شبه معدوم بسبب اضطرارنا لاستخدام Excel، ونظامنا المالي يفتقر قليلًا حين يتعلق الأمر بإعداد التقارير»، يوضّح Ralph van Rooi، أمين الصندوق في University of Namibia. «وكان من المنطقي ببساطة أن نستثمر في منتج مثل IDU.»

احتاج الفريق المالي في الجامعة إلى أداة أكثر كفاءة وسهولة في الاستخدام لتمكين كلياتها وأقسامها من إدارة موازناتها الخاصة مباشرة — دون عنق زجاجة فريق مركزي واحد يحمل كامل العبء الإداري — مع تحسين الدقة والتحكم بوجه عام.

نفّذت UNAM نظام IDU، البرنامج الرائد للإدارة المالية من IDU — مدمجةً إياه مع نظام ERP القائم في الجامعة ومستفيدةً من الواجهة البديهية للمنصة لتمنح الكليات والأقسام، لأول مرة، التملّك المباشر لموازناتها الخاصة. وحيث كانت العملية السابقة توجّه كل شيء عبر فريق مركزي، أتاحت التهيئة الجديدة لأصحاب الموازنات عبر الحُرُم الـ 12 الإسهام بأرقامهم الخاصة، مع تولّي النظام التوحيد بدلًا من اليد.

كان التحوّل ملموسًا عبر أربعة مجالات. فدورات الموازنة التي كانت تزحف ذات يوم عبر توحيد Excel المركزي تتحرك الآن أسرع، مع إسهام فرق الكليات وخدمات الدعم مباشرة. والمشاركة أوسع — إذ يستطيع أصحاب الموازنات عبر الحُرُم الـ 12 الإسهام وتتبّع أرقامهم الخاصة بدلًا من انتظار فريق مركزي. وإعداد التقارير، الذي لم يكن موجودًا بأي شكل قابل للاستخدام، أصبح الآن متاحًا بنقرة زر، مع توفّر تحليل الفروقات ورؤية مالية أوسع حيث لم تكونا متاحتين من قبل. وتبني UNAM بالفعل ما هو أبعد: إذ تنظّم الجامعة عملياتها حول وظائف IDU بنية واضحة لتوسيع استخدامها عبر المؤسسة.

«إن إمكانية أن نطلب الآن من كلياتنا وخدماتنا المساندة أن تعدّ موازناتها بنفسها كانت نقلة نوعية. نتّبع نهجًا صاعدًا، وقد ساعدنا ذلك على أن نصبح أكثر كفاءة بكثير عند إعداد موازناتنا. وبطبيعة الحال، أصبح جانب إعداد التقارير الآن أسهل بكثير — بنقرة زر.» — Ralph van Rooi، أمين الصندوق، UNAM

من فريق IDU

«كان من المجزي للغاية أن نرى كيف احتضنت UNAM نظام IDU لتحويل ثقافة إعداد موازنتها. لقد تملّكوا النظام ويستخدمونه لدفع كفاءة وتعاون حقيقيين عبر الجامعة.» — Geoff ten Oever، Account Manager، IDU