University of Johannesburg توفّر أشهرًا من إعداد الموازنة مع IDU.

حين استبدلت University of Johannesburg عملية موازنتها الفصلية القائمة على Excel وOracle بـ IDU عام 2008، اختصرت أشهرًا من الجهد اليدوي إلى أسابيع. UJ واحدة من أكبر الجامعات العامة في جنوب أفريقيا — وإحدى أكثرها تكوينًا غير اعتيادي. فقد نشأت في 1 يناير 2005 نتيجة اندماج بين Rand Afrikaans University وTechnikon Witwatersrand وحرمَي Soweto وEast Rand التابعَين لـ Vista University. وتلك القصة التأسيسية مهمة: ثلاث مؤسسات متمايزة، لكل منها أنظمتها وهياكلها الخاصة، دُمِجت في منظمة واحدة. وكانت النتيجة جامعة تمتد عبر أربعة حُرُم في منطقة جوهانسبرغ الحضرية — Auckland Park Kingsway وAuckland Park Bunting Road وDoornfontein وSoweto — بأكثر من 8,000 موظف دائم ومؤقت، وعدد طلاب يتجاوز 50,000، بينهم أكثر من 3,000 طالب دولي من 80 دولة. ولم يبقَ التعقيد الذي خلقه ذلك الاندماج في الهيكل التنظيمي. بل وقع مباشرة في الوظيفة المالية.

ترك ذلك الاندماج فريق المالية في UJ يدير تركة موروثة من نحو 4,000 مركز تكلفة، حمل 690 منها موازناتها الفردية الموزّعة عبر تسع كليات. وفي كل ربع سنة، كانت مهمة معالجة البيانات عبر جميع مراكز التكلفة المنفصلة تلك تقع على موظفين ماليين لم تكن لديهم أداة بحجم المشكلة. وكانت العملية تجري بالتسلسل: تجميع البيانات يدويًا على جداول بيانات Excel فردية لكل مركز تكلفة، وتحميل تلك الجداول إلى Oracle، ثم تجميع ملخص موازنة لعرضه على إدارة الجامعة. ثم التكرار، فصليًا، عبر 690 مركز تكلفة موازني. ولم تكن الكلفة الوقت الذي تستهلكه الدورة فحسب. بل أزالت أيضًا أي إمكانية للرؤية في الوقت الفعلي أو لصورة عن الأداء بين التقارير الفصلية.

«كانت العملية بطيئة ومستهلكة للوقت إلى أقصى حد، وكنا بحاجة ماسة إلى حل. ومثاليًا، أردنا نظامًا يزوّدنا بقاعدة بيانات كاملة يمكننا الوصول إليها في أي وقت، وأن نحصل في تقرير واحد على شعور بكيفية سير الموازنة»، تقول Ronel Jansen van Vuuren، مديرة إدارة النقدية والتقارير المالية في UJ.

في مايو 2008، نفّذت UJ نظام IDU عبر مراكز تكلفتها الموازنية الـ 690، مكملةً الطرح في ثلاثة أسابيع. وحيث حصرت العملية القديمة إعداد الموازنة في حدث فصلي تديره المالية بالكامل، أدخل النظام الجديد المديرين غير الماليين إلى العملية ببيانات في الوقت الفعلي في كل خطوة — مانحًا اجتماعات الموازنة صورة حية لعوامل الإنفاق ومتيحًا تنبؤًا أكثر دقة، بدلًا من الاعتماد على ملخص جُمِّع قبل أسابيع. وأتاح إعداد التقارير بالتعمق للمديرين تتبّع الفروقات مباشرة إلى مستوى مركز التكلفة، بما في ذلك كشوف الرواتب، محسّنًا الشفافية والتحكم. وكانت الأرقام الفعلية تتحدّث يوميًا، وعنى الوصول عبر الأجهزة المحمولة أن مديري مراكز التكلفة يستطيعون التحقق من موقفهم في أي لحظة دون انتظار تقرير.

عمل فريق الاستشارات في IDU عن كثب مع UJ طوال التنفيذ. وأبرز ذلك الارتباط متطلبات إعداد موازنة الموارد البشرية التي لم تُعالَج سابقًا، وحقّق التنفيذ الموجَّه تبنّيًا سريعًا عبر الجامعة.

«حدّد فريق الاستشارات في IDU متطلبات لم تُراعَ سابقًا أثناء التركيب. ثم حسّن فريق التطوير لدينا النظام لتزويد University of Johannesburg بمعلومات قيّمة لتحسين موازنات مواردها البشرية.» — Margie Whitten، مديرة، IDU

كان التحوّل عبر الوظيفة المالية في UJ قابلًا للقياس منذ أول دورة إعداد تقارير بعد الدخول في الخدمة. فدورة الموازنة، التي امتدت سابقًا عبر أشهر، اختُزِلت إلى أسابيع — محرّرةً الموظفين الماليين لقضاء وقتهم في التخطيط والتحليل بدلًا من جمع البيانات. وعنت الرؤية في الوقت الفعلي لأداء الموازنة على مستوى مركز التكلفة أن الإدارة تستطيع اتخاذ قرارات مستنيرة مع تغيّر الظروف، لا بعد وقوعها. وحلّ إعداد التقارير المركزي محل الدورة اليدوية لتحميلات Excel بالكامل: إذ صارت البيانات عبر مراكز التكلفة الموازنية الـ 690 تتدفق إلى رؤية موحَّدة واحدة، مزيلةً الأخطاء والتأخيرات التي رسّخها التجميع اليدوي في كل ربع سنة. وحيث كانت موازنات كشوف الرواتب والموارد البشرية معتمة سابقًا بين دورات إعداد التقارير، جعل إعداد التقارير بالتعمق الوظائف الشاغرة والتعيينات مرئية بنقرة — مانحًا كلًا من المالية والمديرين غير الماليين مستوى من رؤية الموارد البشرية لم تستطع العملية القديمة تقديمه قط.

«قدرة إعداد التقارير سهلة الوصول وعملية – نحدّث أرقامنا الفعلية يوميًا ويستطيع مديرو مراكز التكلفة رؤية إنفاقهم في أي وقت.»

— Ronel Jansen van Vuuren، مديرة إدارة النقدية & التقارير المالية، University of Johannesburg