UNISA تخفض دورة موازنتها بمقدار أربعة أسابيع مع IDU.

University of South Africa — UNISA — هي أكبر جامعة في جنوب أفريقيا من حيث عدد الملتحقين، إذ تجتذب ثلث جميع طلاب التعليم العالي في البلاد. وفي عام 2004، أعاد اندماج مع Technikon South Africa وVista University Distance Education Campus تشكيل المؤسسة بين عشية وضحاها، فرفع عدد طلابها إلى أكثر من 253,000 وقوّتها العاملة إلى 3,800 موظف. وحمل الكيان الموحَّد أصولًا تتجاوز R3 billion وعمل على موازنة سنوية تبلغ نحو R3.2 billion. وعند هذا الحجم، واجه كل نظام إداري لحظة حساب — ولا شيء أكثر إلحاحًا من المالية. وكانت الأداة التي أجابت عن ذلك هي IDU.

وصلت تلك المحاسبة بسرعة. فرغم حجم المؤسسة المندمجة حديثًا، كانت عملية إعداد الموازنة في UNISA ما زالت تجري على جداول بيانات تُجمَّع يدويًا وتُوزَّع عبر الأقسام. كان الموظفون الماليون يجمعون الأرقام يدويًا، ويعمّمون الملفات بين مراكز التكلفة، ثم يطابقون ما يعود. وكان كل تحديث يُدخل فرصة جديدة للخطأ، ولأن ما من نسخة واحدة من البيانات كانت قط مرجعية، لم يستطع المديرون رؤية مسؤولياتهم المالية بوضوح. وكانت المواعيد النهائية تحت ضغط مستمر. والمؤسسة التي باتت تدير موازنة قدرها R3.2 billion لم يكن لديها أي آلية موثوقة لضمان بناء تلك الموازنة بدقة وشفافية وفي الوقت المناسب — لا مشكلة عملية هامشية، بل خطر حقيقي على كيفية إدارة المؤسسة لأوضاعها المالية.

نفّذت UNISA نظام IDU عام 2005، مُجدوَلًا عمدًا ليصل قبل موسم الموازنة. وحيث سمحت جداول البيانات بإخفاء الأرقام أو تعديلها بهدوء بين التسليمات، أدخلت IDU التقاط البيانات الدائم — سجل واحد مرجعي لا يمكن تعديله دون أثر. وكانت الشفافية جزءًا من النظام منذ البداية — لا حلًا التفافيًا طُبِّق بعد الحقيقة.

وتغيّرت المسؤولية معها. أصبح بإمكان مديري مراكز التكلفة الآن إدخال أرقام موازناتهم الخاصة مباشرة، مقلّلين العبء عن المالية المركزية وواضعين المساءلة حيث ينبغي — لدى الأقرب إلى الإنفاق. وغطّى النظام دورة التخطيط الكاملة: إذ منحت وحدات إعداد الموازنة وإعداد التقارير والنمذجة المالية والجدولة الوظيفة المالية في UNISA مجموعة متماسكة من الأدوات تعمل من مصدر بيانات واحد متسق، بدلًا من مزيج من الملفات المنفصلة.

كان الأثر فوريًا وقابلًا للقياس. خفّضت UNISA دورة موازنتها بمقدار أربعة أسابيع — وقت كان يُستهلَك سابقًا في الجمع اليدوي وتصحيح الأخطاء وملاحقة النسخ عبر الأقسام. ومع رفع ذلك العبء الإداري، أمكن للمحاسبين إعادة توجيه اهتمامهم من تجميع البيانات إلى التحليل، مسهمين برؤية مالية حقيقية بدلًا من إدارة عملية.

بعد أكثر من عشرين عامًا، تستمر الشراكة. فمن التنفيذ عام 2005 وحتى اليوم، ظلّت IDU جزءًا من كيفية إدارة UNISA لأوضاعها المالية — علاقة تجاوزت جداول البيانات، وضغوط الاندماج المباشرة، والتغييرات المؤسسية التي تلتهما.

«علاقتنا الطويلة الأمد مع UNISA شهادة على قوة حلّنا ومرونته. وقد أثمرت الجهود التعاونية بين UNISA وفريقنا حلولًا مُصمَّمة تلبي تحدياتهم الفريدة. ونتشرّف بدعم رحلة الإدارة المالية لـ UNISA، ونلتزم بمواصلة هذه الشراكة لسنوات عديدة قادمة.» – Margie Whitten، مديرة، IDU

«كانت IDU أداة لا تُقدَّر بثمن لـ UNISA، إذ عزّزت عملية إعداد موازنتنا وزوّدتنا بإدارة بيانات موثوقة وشفافة. وأتطلع إلى سنوات عديدة أخرى من الشراكة مع IDU، حتى بعد تقاعدي.» – Willem Du Plessis، المدير التنفيذي للمالية بالنيابة، UNISA