St Stithians تستبدل إعداد الموازنة في Excel بـ IDU، محرّرةً المالية للتحليل الاستراتيجي.

St Stithians College مدرسة مستقلة وغير ربحية وجنوب أفريقية بفخر، تحتضن التنوع وتقدّم تجربة تعليمية متميزة. تأسست عام 1953 كمدرسة تابعة للكنيسة الميثودية، وتقع روح مسيحية في قلب هويتها. وتقع على حرم أخضر واسع في ساندتون بجوهانسبرغ، إذ يجمع الكولدج بين مدارس ابتدائية وثانوية للبنين والبنات، إلى جانب مدرسة ابتدائية صغرى مختلطة — بنية متعددة المدارس تعكس حجمها واتساع غايتها معًا. وإلى جانب الحرم الرئيسي، يضم St Stithians مدرسة Kamoka Bush School قرب Modimolle وأكاديمية Thandulwazi Maths & Science Academy، موسّعًا امتداده إلى ما هو أبعد من قاعة الدرس بكثير. وبأكثر من 2,600 طالب عبر هذه المدارس، وحرم مساحته 100 هكتار يدعم مرافق تعليمية ورياضية وتموينية وسكنية وترفيهية، وقع ثقل إدارة هذه المؤسسة على كل زاوية من المنظمة — وإدارة ذلك التعقيد على نطاق واسع هي بالضبط نوع المشكلة التي بُنيت IDU لأجلها.

بالنسبة للفريق المالي، كانت إدارة ذلك التعقيد تعني مجموعة من جداول البيانات ذات الأمين الواحد. وكان جمع بيانات الموازنة من المديرين التشغيليين عبر الكولدج يعني جولات متكررة من التوزيع اليدوي والملاحقة والتحقق والتوحيد — كل دورة تُدخل خطرًا جديدًا من الخطأ وعدم اتساق البيانات. وكان العمل لا يهدأ وغير مرئي إلى حد كبير: ساعات تُستنزَف لا في بناء الخطط المالية، بل في مجرد تجميع المادة الخام لها. وكان يُقضى وقت في إعداد الموازنات ومطابقتها أكثر مما يُقضى في وضع خطط مالية ذات معنى لدعم نمو المدرسة ورؤيتها الاستراتيجية. وبالنسبة لمؤسسة بتعقيد St Stithians، حمل ذلك الاختلال كلفة حقيقية على قدرة الفريق المالي وعلى الوقت المتاح للتخطيط المالي ذي المعنى.

نفّذت St Stithians نظام IDU، مستبدلةً العملية القائمة على جداول البيانات ببيئة شاملة عبر الإنترنت لإعداد الموازنة والتنبؤ وإعداد التقارير، مبنية حول طريقة عمل الكولدج. فبدلًا من توجيه طلبات البيانات عبر الفريق المالي، أصبح بإمكان المديرين التشغيليين عبر الحرم إدخال موازناتهم مباشرة في النظام — كلٌّ يعمل ضمن شاشة التقاط سهلة الاستخدام مصمَّمة لتقليل متطلبات الإدخال وحذف الأخطاء التي تستدعيها التسليمات اليدوية. وتولّت عمليات التجميع المؤتمتة التوحيد الذي استهلك سابقًا ساعات من وقت القسم المالي، مزيلةً الحاجة إلى تنظيف البيانات وتجميعها يدويًا بالكامل. وما كان عبئًا موزّعًا بصورة غير مرئية عبر الفريق المالي أصبح عملية منظَّمة ومكتفية ذاتيًا — منحت المديرين تملّك أرقامهم الخاصة ومنحت المالية المجال لفعل شيء أكثر فائدة بها.

كانت العوائد واضحة منذ أول دورة موازنة. وقصُرت أوقات الإنجاز مع إحلال الأتمتة محل الأخذ والرد اليدوي الذي ميّز الجولات السابقة. وتحسّنت الدقة — إذ انخفض خطر الأخطاء والسهو الذي ظلّل كل عملية قائمة على جداول البيانات بمجرد أن أزال الالتقاط المباشر والتجميعات المؤتمتة فرصته. واكتسب المديرون التشغيليون تملّكًا حقيقيًا لموازناتهم، مدخلين الأرقام عبر النظام برؤية في الوقت الفعلي بدلًا من تغذية عملية لا يستطيعون رؤيتها ولا التحكم فيها. والفريق المالي، إذ لم يعد مستهلَكًا بالجمع والتوحيد، وجد نفسه يفعل ما تُوجَد الوظيفة المالية لأجله: التحليل والتخطيط والتفكير المالي الاستشرافي بالحجم الذي تتطلبه St Stithians.

أطّر Mark Sayle، مدير الحساب في IDU على مشروع St Stithians، الشراكة بعبارات بسيطة: «كانت الشراكة مع St Stithians لاستبدال جداول البيانات بـ IDU تتعلق بتمكين فريقهم المالي ومديريهم التشغيليين. ورؤية عوائد فورية في أول دورة موازنة لهم تُثبت مدى سرعة IDU في تحقيق الكفاءة والدقة والقيمة الاستراتيجية.»

وعبّر Johnny Smith، رئيس المالية في St Stithians College، عن ذلك بصورة أبسط: «كان جمع المعلومات من العمليات وتجميعها يستنزف موارد القسم المالي. وكان يُقضى وقت في إعداد الموازنة أكثر مما يُقضى في وضع خطة مالية للمدرسة. ومع IDU، الفوائد واضحة وتقدّم عوائد فورية.»