Eazi Access تُنهي فوضى التحكم في الإصدارات وتضع التملّك المالي على مستوى الفروع.

تأسست Eazi Access عام 2003، وهي الرائدة في السوق الأفريقية في حلول العمل على المرتفعات ومناولة المواد، إذ تقدّم التأجير والبيع والصيانة والتدريب عبر مجموعة واسعة من القطاعات. وبحضور واسع عبر جنوب أفريقيا وحضور متنامٍ في كل أنحاء أفريقيا جنوب الصحراء، تشغّل الشركة أكبر وأكثر أساطيل المعدات تنوعًا في القارة — مدعومةً بشبكة فنيين مهرة والتزام بخدمة العملاء على مدار الساعة طوال الأسبوع. وتجلب هذه السعة القارية معها تعقيدًا ماليًا حقيقيًا: إذ يجب أن يمتد إعداد الموازنة والتنبؤ وإعداد التقارير عبر مناطق ووحدات أعمال متعددة، مما يفرض مطالب كبيرة على الوظيفة المالية.

غير أن تلك السعة كشفت حدود الإدارة المالية القائمة على جداول البيانات. فمع توسّع العمل عبر المناطق ووحدات الأعمال، وجد الفريق المالي نفسه عالقًا في مشكلات متزايدة للتحكم في الإصدارات — تغييرات متكررة، وإعادة نشر مستمرة، وثقة في الأرقام تتآكل. واستهلكت مهام إعداد التقارير اليدوية وقتًا لم يكن بإمكان الفريق صرفه بعيدًا عن التحليل. ولأن المديرين التشغيليين لم يكن لديهم وصول مباشر إلى البيانات المالية، كان كل استفسار يعود إلى المكتب الرئيسي — مبطئًا القرارات ومعمّقًا عنق الزجاجة — وجاعلًا اتباع نهج مختلف أمرًا لا مفرّ منه.

لم يكن الإحباط مجردًا. «كان أكبر إحباط قبل استخدام IDU هو دائمًا التحكم في الإصدارات. حتى الإبلاغ عن الأرقام الفعلية كان يتطلب تغييرات في اللحظة الأخيرة وإعادة نشر مستمرة، مما خلق شكًا في مصداقية القسم المالي»، يقول Tony Majola، المدير المالي للمجموعة، Eazi Access.

في عام 2018، نفّذت Eazi Access نظام IDU لمعالجة كل نقطة من نقاط الضغط هذه مباشرة.

عنى التكامل مع Excel أن التقارير تُبنى مرة واحدة، وتُستورَد إلى IDU، وتُتاح لكل مستخدم مُصرَّح له — منهيًا دورة تعارض الإصدارات وإعادة النشر في اللحظة الأخيرة التي أكلت الثقة في مخرجات الفريق المالي. وعنت واجهة بديهية وأدوات مساعدة مدمجة أن التبنّي كان سريعًا، حتى بين المديرين من دون خلفية مالية. ومنحت وظيفة التعمق المديرين التشغيليين والإقليميين القدرة على التحقيق في الفروقات بأنفسهم على المستوى المعاملاتي، دون توجيه كل استفسار عبر المكتب الرئيسي.

شريك في النجاح

تقول Margie Whitten، مديرة في IDU: «يسعدنا أن نكون شركاء لـ Eazi Access في رحلة تحوّلهم المالي. تُبرز قصتهم كيف تمكّن IDU الشركات من تبسيط العمليات المالية وتحسين الكفاءة وخلق المساءلة عبر المؤسسة. ونتطلع إلى مواصلة دعم نموهم.»

كان التحوّل فوريًا على أربع جبهات. حلّت نسخة واحدة من الحقيقة محل جداول البيانات المتنافسة التي قوّضت الثقة في النتائج المُبلَّغة، فاستعادت الثقة في مخرجات الفريق المالي. واكتسب المديرون التشغيليون والإقليميون وصولًا مباشرًا إلى البيانات المالية الحية، واضعين تملّك الأداء حيث ينبغي أن يكون — على مستوى الفروع. وحرّرت أتمتة المهام التي كانت يدوية سابقًا الفريق المالي للتركيز على التحليل ودعم القرار بدلًا من الإدارة. ومع وجود الموازنات والأرقام الفعلية داخل الأداة نفسها، أمكن للعمل مقارنة الأداء بالخطة والتعمق في الفروقات دون تأخير، محوّلًا عملية كانت تخلق عوائق إلى عملية تقدّم مقارنة فورية ووضوحًا بالتعمق.

«بسّطت IDU عمليات إعداد الموازنة والتقارير لدينا. إنها توفّر لنا الوقت، وتخلق التمكين، وتعيد التملّك إلى المستوى التشغيلي. ومن منظور المجموعة، حرّرت المكتب الرئيسي من التحقيقات غير الضرورية وأتاحت لنا التركيز على الأنشطة ذات القيمة المضافة.»

— Tony Majola، المدير المالي للمجموعة، Eazi Access