A University of Cape Town otimiza a orçamentação, das folhas de cálculo a quase um clique, com a IDU.

Fundada em 1892, a University of Cape Town é a mais antiga instituição de ensino superior da África do Sul — e durante mais de 130 anos construiu uma reputação de rigor académico que a coloca entre as principais universidades de ensino e investigação do mundo.

Antes de estabelecer parceria com a IDU, a equipa financeira da UCT trabalhava com um processo orçamental construído sobre SAP e sustentado pela recolha manual de uma multitude de folhas de cálculo. Chegar a uma visão final dos números significava reunir dados de toda a instituição à mão — um ciclo moroso que dificultava o acesso rápido à informação financeira e abrandava o ritmo da tomada de decisões. A complexidade desse ambiente deixava pouca capacidade para o tipo de análise que a função financeira estava em melhor posição para fornecer. Para além do peso operacional, a universidade enfrentava também um obstáculo mais subtil: a ansiedade cultural que acompanha a mudança de formas de trabalho estabelecidas dentro de uma instituição grande e intrincada. Qualquer substituição teria de conquistar confiança, e não apenas substituir uma ferramenta.

A equipa financeira da UCT começou a implementar a IDU em janeiro de 2019. A formação seguiu-se no final de junho, e a plataforma foi aberta aos utilizadores no início de julho — uma janela de seis meses do levantamento à entrada em produção. A IDU é um sistema baseado na web concebido a pensar no utilizador final: suficientemente fácil de usar para que os utilizadores necessitassem de apoio mínimo, e acessível em dispositivos móveis para que decanos, diretores executivos e pessoal financeiro possam alcançar os dados financeiros onde quer que estejam. Essa combinação — facilidade de utilização e portabilidade genuína — respondeu tanto ao problema operacional como ao cultural. Os utilizadores da UCT navegaram-no sem atrito — e a adoção seguiu-se.

«A nossa parceria com a University of Cape Town (UCT) tem sido uma jornada notável desde 2019. A adoção da IDU pela UCT melhorou significativamente as suas capacidades de orçamentação e relato, tornando os seus processos mais eficientes e otimizados. A sua abordagem proativa e a colaboração permitiram-nos adaptar as nossas soluções de forma eficaz às suas necessidades específicas. Estamos orgulhosos dos avanços que alcançaram e do papel que a IDU desempenhou no seu sucesso. O compromisso da University of Cape Town em tirar partido de ferramentas inovadoras como a IDU estabelece um padrão elevado, e aguardamos com expetativa apoiar o seu crescimento contínuo e a sua excelência na gestão financeira.» – Margie Whitten, Diretora, IDU

Os resultados em quatro áreas foram tangíveis. Maior eficiência: uma preparação em quase um clique substituiu o que outrora fora um exercício manual extenso. Foco estratégico reforçado: onde a equipa financeira antes passava o seu tempo a montar folhas de cálculo em busca de um número final, podia agora canalizar essa energia para a análise e o pensamento estratégico — o trabalho que uma função financeira competente está posicionada para fazer. Acesso acelerado aos dados: decanos e diretores executivos elogiaram o novo sistema, afirmando que o acesso aos dados e a analítica eram agora rápidos e fáceis, possibilitados por uma plataforma adaptada a dispositivos móveis que viajava com eles em vez de os prender a uma secretária. Implementação sem percalços: a transição cultural que se afigurara como um potencial obstáculo revelou-se, na prática, suave — a apreensão deu lugar à confiança, e a confiança deu lugar à defesa entusiasta.

«A agilidade e a facilidade de utilização da IDU têm sido grandes benefícios, permitindo-nos responder rapidamente e aceder aos dados com facilidade. Continua a ser um divisor de águas para nós, e estamos orgulhosos da nossa associação com a IDU. Tem sido uma parceria fantástica que nos ajudou a crescer em conjunto.»

— Tony Dollery, Diretor de Contabilidade de Gestão, University of Cape Town