A Smollan reduz os ciclos orçamentais de meses para semanas com a IDU.

Fundada em 1931 como uma agência de vendas regional, a Smollan cresceu até se tornar uma empresa global de soluções de retalho, operando em cinco continentes com mais de 60 000 colaboradores. O grupo gera crescimento para retalhistas e detentores de marcas através de vendas no terreno, execução em retalho, ativação e tecnologia — uma parceria estratégica com a WPP desde 2009 estendeu ainda mais o seu alcance internacional. A esta escala, o planeamento financeiro não é um exercício de back-office. É um desafio operacional por direito próprio — e é por isso que a Smollan recorreu à IDU.

Com mais de 20 empresas, 7 000 colaboradores e mais de 22 000 pontos de venda para servir, os gestores de centros de custos da Smollan carregavam um fardo administrativo desmesurado na época do orçamento. O grupo geria as suas finanças através de um ERP BPCS baseado em AS/400 — um sistema fiável, mas não construído para as mãos dos gestores de terreno. Extrair contas exigia procedimentos complexos, e a lacuna entre o BPCS e o mundo real era preenchida com folhas de cálculo — iterativas, propensas a erros e impossíveis de consolidar à escala da Smollan. Os gestores de centros de custos passavam mais tempo a conciliar valores às suas secretárias do que a conduzir a execução em retalho no terreno — o trabalho para que tinham sido contratados. Os prazos de relato escorregavam. A equipa financeira absorvia a tensão de consolidar valores manualmente. A transparência era ténue, a responsabilização difícil de rastrear, e o ciclo orçamental estendia-se por meses que o negócio não podia dar-se ao luxo de perder.

Em 2001, a Smollan implementou a IDU para ficar ao lado do BPCS em vez de o substituir — retirando a camada de folhas de cálculo sem perturbar a infraestrutura de ERP de que a Smollan já dependia. O trabalho iterativo e propenso a erros de conciliar folhas de cálculo deu lugar a um ambiente único e estruturado onde os gestores podiam capturar e relatar orçamentos com clareza. Cada gestor acedia apenas aos seus próprios centros de custos, com a interface a tratar da segurança e da responsabilização no ponto de entrada.

A peça central da implementação não foi uma configuração padrão. A IDU construiu uma ferramenta de agregação personalizada especificamente para a Smollan — concebida de propósito para consolidar milhares de orçamentos mais pequenos num todo coerente sem o esforço manual que antes recaía sobre a equipa financeira. Como disse Kevin Phillips, CEO da IDU: «A Smollan precisava de uma solução que pudesse lidar com milhares de orçamentos sem os abrandar. Ao adaptar a IDU com uma ferramenta de agregação personalizada, entregámos transparência, responsabilização e eficiência em escala.»

O acesso web completou o quadro. Os gestores podiam atualizar as finanças e extrair relatórios a partir de qualquer lugar — sem secretária necessária — e permanecer ativos no terreno.

Os ciclos orçamentais que se tinham estendido por meses encurtaram para semanas. Os gestores que antes eram retirados do terreno para conciliar folhas de cálculo podiam agora capturar e rever finanças onde quer que o trabalho os levasse — o acesso web significava que a responsabilização financeira já não exigia uma secretária. A ferramenta de agregação personalizada tratava da consolidação de milhares de orçamentos individuais sem sobrecarregar a equipa financeira, uma tarefa que antes consumia um esforço manual significativo em cada ciclo. A produtividade aumentou em toda a organização, e os gestores de terreno permaneceram onde a Smollan mais precisava deles.

«A IDU revolucionou o nosso processo orçamental. A gestão está agora ativamente envolvida no planeamento, mantendo o foco no terreno. A produtividade aumentou consideravelmente, e os gestores podem aceder aos relatórios a qualquer hora, em qualquer lugar.»

— Colleen Rose, Diretora de TI, Smollan Group