A Servest transfere a apropriação orçamental para os gestores de divisão com a IDU.

A Servest é uma das principais empresas de gestão de instalações da África do Sul, entregando serviços integrados em limpeza, segurança, jardinagem, catering e operações de frota. Com uma forte presença nacional e uma base de clientes diversa, a empresa ajuda as organizações a otimizar operações, reduzir custos e manter elevados padrões de prestação de serviço. Conhecida pela sua escala e abordagem centrada no cliente, a Servest combina tecnologia, especialização e inovação para gerir carteiras complexas de instalações — uma posição que exigia um planeamento financeiro capaz de acompanhar o ritmo, uma lacuna que os módulos Budgeting e Reporting da IDU foram construídos para colmatar.

Fazer correr essas cinco divisões através de um único processo orçamental baseado em Excel significava que as finanças carregavam um fardo que só crescia a cada ciclo de relato. A equipa tinha de consolidar dados de limpeza, segurança, jardinagem, catering e frota em folhas de cálculo que estavam desatualizadas no momento em que eram distribuídas. Os gestores das divisões não tinham acesso direto às suas próprias posições orçamentais. Se queriam compreender onde estavam face ao plano, esperavam. As finanças atualizavam os ficheiros, verificavam as versões e enviavam-nos — e depois esperavam que as questões regressassem. A previsão, que devia ter-se baseado nas pessoas mais próximas dos números, recaía por defeito numa equipa financeira central já sob pressão da consolidação. O resultado era um processo lento, propenso a erros e desgastante — desconectado das realidades operacionais que era suposto refletir.

A Servest implementou os módulos Budgeting e Reporting da IDU nas suas divisões, transferindo a responsabilidade orçamental primária de uma equipa financeira central sobrecarregada para os gestores que dirigiam o trabalho. Em vez de esperarem por folhas de cálculo atualizadas, os gestores de divisão podiam aceder diretamente às suas próprias áreas orçamentais — interrogando custos, revendo valores reais face ao plano e inserindo previsões sem encaminhar pedidos pelas finanças. O acesso baseado em funções significava que cada gestor via o que era relevante para a sua área de responsabilidade. A funcionalidade de exploração permitia-lhes passar de valores de resumo para o detalhe subjacente, pelo que as questões podiam ser respondidas na origem em vez de escaladas. As finanças, libertadas da manutenção repetitiva de folhas de cálculo, podiam direcionar a sua atenção para a análise e o planeamento. Essa estrutura preservava a supervisão central enquanto dava aos gestores divisionais responsabilidade direta pelos seus próprios números. A integração com os sistemas existentes da Servest removeu as transferências manuais que tinham introduzido erros e atrasos, criando um fluxo de informação consistente e fiável em todo o negócio e reforçando uma cultura partilhada de responsabilização e colaboração.

Tempo de orçamentação reduzido nas divisões.

Visibilidade em tempo real dos valores reais face aos orçamentos.

Maior responsabilização com os gestores a assumir os seus números.

Maior precisão de previsão e ciclos de revisão mais rápidos.

Um parceiro no sucesso

«O sucesso da Servest mostra como a IDU capacita os gestores não financeiros, reduz a pressão sobre as equipas financeiras e entrega responsabilização a todos os níveis.» Mark Sayle, Account Manager, IDU

«A IDU transformou o nosso processo orçamental — os gestores assumem agora a responsabilidade pelos seus números, e as finanças têm mais tempo para se concentrarem na estratégia.» — Gestor Financeiro, Servest