A Retailability substitui processos financeiros baseados em Excel pela IDU em 430 lojas.

Fundada em 1984, a Retailability (Pty) Ltd é um grupo retalhista sul-africano que opera as marcas Legit, Beaver Canoe e Style em mais de 430 lojas em seis países da África Austral — África do Sul, Namíbia, Botsuana, Lesoto, Suazilândia e Zâmbia. Esse alcance geográfico não é acessório para a função financeira; torna as transações multimoeda e os vários livros-razão uma realidade diária inevitável — e foi o impulso para trazer a IDU para o negócio.

Operar nessa dimensão impunha à equipa financeira exigências que os seus sistemas existentes não conseguiam satisfazer. O SAGE 300 carecia da funcionalidade de orçamentação e da flexibilidade de relatórios necessárias para um ambiente multimoeda e multi-razão — e a lacuna foi preenchida com folhas de cálculo. Os processos baseados em Excel daí resultantes eram morosos e propensos a erros, exigindo consolidação manual entre livros-razão e moedas, sem um mecanismo fiável para detetar erros antes de se propagarem. Em consequência, os relatórios de fim de mês eram lentos e frustrantes, deixando a liderança sem o conhecimento consolidado e atempado necessário para tomar decisões com confiança.

Após um extenso processo de avaliação, a Retailability selecionou a IDU em 2018 como a plataforma para substituir os seus fluxos de trabalho dependentes de folhas de cálculo. A implementação seguiu uma sequência deliberada: o Módulo de Relatórios foi implementado primeiro, dando à equipa financeira um apoio imediato de resultados fiáveis e estruturados, antes de o Módulo de Orçamentação ser introduzido para resolver as frustrações com o Excel que se tinham acumulado ao longo dos ciclos de planeamento. Ambas as fases foram entregues a tempo e dentro do orçamento — com a equipa de consultoria da IDU a prestar um apoio profissional e ágil em todas as etapas, adaptando a plataforma aos requisitos específicos multimoeda e multi-razão da Retailability. Por ser baseada na nuvem, a IDU deu à Retailability uma base construída para sustentar essa complexidade na sua operação de seis países.

Os relatórios foram simplificados e a equipa financeira passou a preparar as contas de fim de mês mais depressa — com a confiança de que os resultados provinham de um sistema estável e fiável, e não de uma cadeia de folhas de cálculo mantidas manualmente. O Módulo de Orçamentação eliminou as frustrações com o Excel que tinham abrandado os ciclos de planeamento, dando à Retailability um processo de gestão financeira rigoroso e construído para escalar a par da sua presença em vários países. A plataforma foi configurada para lidar com o seu ambiente específico multimoeda e multi-razão, e a equipa de consultoria da IDU manteve-se profissional e ágil em todas as fases do trabalho.

Malcolm Smith, CFO da Retailability, descreveu o resultado por palavras suas: «Os nossos relatórios foram simplificados e conseguimos preparar as contas de fim de mês muito mais depressa, com a tranquilidade de que o resultado provém de um sistema robusto. O Módulo de Orçamentação eliminou as frustrações do Excel, e a equipa da IDU tem sido altamente profissional e ágil. Recomendo a IDU sem reservas.»

«A parceria com a Retailability significou entregar uma solução adaptada ao seu ambiente multimoeda e multi-razão. Ver a sua equipa financeira passar de processos lentos e propensos a erros para relatórios simplificados e uma orçamentação confiante é exatamente o tipo de transformação que a IDU foi construída para alcançar.» – Margie Whitten, Diretora, IDU