A RAHS passa dos estrangulamentos das macros de Excel para a apropriação orçamental divisional em tempo real.

Fundada em 1839, a Royal Agricultural & Horticultural Society of South Australia é uma organização sem fins lucrativos e baseada em membros, dedicada a promover a excelência na indústria primária. Os seus eventos incluem o Royal Adelaide Show, o Wine Show e outros, enquanto a sua missão mais ampla alcança a educação pública sobre produtos rurais e percursos agrícolas para os jovens.

Antes de a RAHS migrar para a IDU, a equipa financeira absorvia uma carga operacional persistente. A orçamentação e o relato corriam em livros de trabalho com macros de Excel — um emaranhado de folhas de cálculo que exigia atenção manual constante para se manter atual. Os gestores divisionais não tinham rota direta para os seus próprios números; juntavam-se a uma fila, à espera que o pessoal financeiro atualizasse e distribuísse ficheiros antes de poderem ver onde estavam as suas áreas. O fecho de mês não era um ritmo — era um ponto de pressão, com a equipa financeira a correr para produzir relatórios enquanto o resto da organização esperava. Os gestores não financeiros, incapazes de interrogar os custos por si próprios, tinham pouca base para se adaptarem a meio do mês ou assumirem uma apropriação significativa dos seus resultados. A responsabilização entre as divisões era ténue, e o mecanismo de falha era estrutural: os dados estavam com uma equipa, e todos os outros trabalhavam em torno dessa restrição.

Em 2018, a RAHS implementou a Enterprise Edition dos módulos Budgeting & Reporting da IDU. O sistema deu aos gestores divisionais acesso direto e simultâneo às suas próprias áreas do orçamento — removendo a dependência do pessoal financeiro como intermediário de dados. Cada gestor podia rever os valores reais face ao orçamento em qualquer momento do mês, explorar transações individuais e inserir os seus números no ciclo orçamental anual usando os mesmos dados a partir dos quais a equipa financeira trabalhava. A apropriação mudou estruturalmente: as áreas de orçamento eram atribuídas, o acesso era concedido, e a responsabilização seguia-se naturalmente de ambos.

«A RAHS precisava de uma solução que pudesse capacitar os gestores não financeiros enquanto aliviava a carga sobre as finanças. A IDU entregou transparência, responsabilização e eficiência, transformando a sua orçamentação num processo colaborativo e em tempo real.»

Kevin Phillips, CEO, IDU

Visibilidade em tempo real dos valores reais face aos orçamentos, acessível aos gestores de cada divisão. O pessoal financeiro libertado do papel de intermediário de dados, com os gestores a aceder diretamente aos seus próprios dados. Os gestores divisionais a deter uma apropriação genuína dos seus orçamentos — estrutural, não declarativa, porque o sistema a tornou assim. O relato mensal ao conselho tornou-se mais rápido e mais inclusivo, e o ciclo orçamental anual recolheu contributos de todos os níveis de gestão — fomentando um compromisso e um alinhamento mais fortes.

«Com todo o pessoal a poder aceder em simultâneo a áreas de projeto individuais dentro da IDU, a nossa época de definição orçamental é menos stressante e muito mais rápida. Os gestores assumem agora a responsabilidade pelos seus orçamentos, e a visibilidade dos resultados reais face ao orçamento foi bem recebida a todos os níveis.»

Hayley Herbst, Diretora-Geral de Finanças & Assuntos Corporativos, RAHS