O Kargo Group substitui o caos das folhas de cálculo por um único orçamento em direto.

Fundado em 1982, o Kargo Group construiu a sua reputação como líder na distribuição expresso de frete rodoviário em toda a África do Sul. Com sede em Joanesburgo, o negócio abrange quatro empresas e nove filiais, operando uma frota de 450 veículos para ligar as grandes cidades a localidades mais pequenas — mantendo o frete em movimento de forma fiável e económica em escala. Em 2015, estabeleceu parceria com a IDU para responder a um processo orçamental que tinha ultrapassado as suas ferramentas.

Coordenar orçamentos entre quatro empresas, várias divisões e nove filiais significava que a equipa financeira do Kargo passava os dias a gerir uma cadeia de folhas de cálculo — ficheiros enviados por e-mail aos gestores de filial, editados em paralelo e devolvidos como versões concorrentes do mesmo documento. Sem um único ponto de verdade, a consolidação recaía inteiramente sobre as finanças, que tinham de conciliar à mão os valores conflituosos e manter uma folha mestra frágil que podia partir-se com uma única fórmula mal colocada. Os gestores de filial, entretanto, não tinham forma de ver onde estavam face ao orçamento em tempo real — a sua única visão dos números era o instantâneo que tinham recebido quando o ficheiro chegou à sua caixa de entrada. O resultado era um processo que consumia tempo considerável a todos os níveis, introduzia erros em cada transferência e deixava as pessoas mais próximas das decisões operacionais a trabalhar com dados já desatualizados.

Em 2015, o Kargo implementou os módulos Budgeting e Reporting da IDU — um sistema web que substituiu a cadeia de folhas de cálculo por uma única versão em direto na qual cada utilizador trabalhava em simultâneo. Os gestores de filial e a equipa financeira podiam inserir valores no mesmo orçamento em direto ao mesmo tempo, sem transferências de ficheiros e sem conflitos de versões. Os valores reais face ao orçamento, os indicadores de variação e as comparações históricas eram imediatamente visíveis para quem deles precisasse, dando aos gestores uma imagem clara e atual de onde estavam. O suporte para várias janelas e separadores significava que os utilizadores podiam mover-se entre conjuntos de dados sem fechar o seu trabalho, encurtando drasticamente o tempo necessário para construir e rever orçamentos. O enquadramento permanecia centralizado — controlado pelas finanças — enquanto a introdução era distribuída pelas filiais que detinham os números.

O impacto chegou a cada camada do negócio:

- Uma única versão da verdade — eliminando inteiramente o caos de versões das folhas de cálculo concorrentes. - Ciclos orçamentais mais rápidos — os ciclos orçamentais que tinham consumido ronda após ronda de folhas de cálculo enviadas por e-mail concluíam-se drasticamente mais depressa, com cada filial a contribuir diretamente para o mesmo documento em direto. - Gestores capacitados — os gestores das nove localizações ganharam acesso em tempo real aos valores reais face ao orçamento, aos dados de variação e às comparações históricas, dando-lhes a visibilidade para decidir com base em informação atual em vez de instantâneos desatualizados. - Carga reduzida sobre as finanças — com a consolidação a deixar de ser uma tarefa manual, a equipa financeira do Kargo recuperou a capacidade de se concentrar no trabalho estratégico que a função exige.

«O Kargo precisava de uma forma de unificar a orçamentação entre várias empresas e filiais. Ao implementar a IDU, entregámos uma solução que substituiu folhas de cálculo propensas a erros por um sistema fiável e transparente que poupa tempo e capacita os gestores.» – Geoff ten Oever, Account Manager, IDU

«Durante anos, os orçamentos foram um pesadelo constante no Excel. Com a IDU, todos os utilizadores trabalham no mesmo sistema, as comparações com dados em direto fazem todo o sentido, e o tempo necessário para concluir orçamentos reduziu-se drasticamente.»

Chris Lazanakis, CIO, Kargo Group