Como a International Slab Sales escapou da orçamentação em folhas de cálculo com a IDU.

A International Slab Sales (ISS) recorreu à IDU para escapar a uma função financeira presa às folhas de cálculo. Fornecedora líder de pedra importada premium e superfícies de engenharia, a ISS foi fundada em 2000 e tornou-se um nome de confiança com mais de 130 pessoas em várias sucursais por todo o país e uma base de clientes diversificada. A empresa detém três marcas distintas — Rudi's Choice, Eezi Quartz e LUTUM — e possui os direitos exclusivos de distribuição na África Austral tanto da Caesarstone como da Infinity Surfaces.

Gerir uma operação multissucursal significa que os dados financeiros chegam de todas as direções — e, para a ISS, reunir essa informação representava uma sobrecarga significativa para a função financeira. A consolidação de orçamentos em vários centros de custos assentava em folhas de cálculo, um processo lento, propenso a erros e difícil de manter rigoroso à medida que os números mudavam. Cada ciclo significava perseguir contributos, conciliar versões e absorver o risco de o erro humano se acumular entre sucursais.

A segunda pressão era estrutural. Os gestores fora da área financeira tinham pouca capacidade de encontrar ou interpretar os dados financeiros relevantes para as suas áreas. Em vez de trabalharem diretamente com os números, dependiam da finança para revelar aquilo de que precisavam — criando um estrangulamento que abrandava a tomada de decisões e deixava os líderes operacionais a um passo da informação que deveria estar a orientá-los.

A ISS implementou a IDU em 2013. Os módulos de finanças e orçamentação substituíram o ciclo das folhas de cálculo por orçamentos estruturados e linha a linha — afastando o negócio dos ajustes percentuais amplos e rumo a uma responsabilização granular em cada centro de custos. A consolidação, que antes absorvia um tempo considerável e comportava um risco real de erro, tornou-se um processo fiável e repetível.

A mudança que se registou de forma mais clara em todo o negócio, porém, foi o que aconteceu quando os gestores fora da finança se sentaram com os números. A IDU deu-lhes acesso direto aos dados financeiros através de uma interface que não exigia nem profunda literacia financeira nem paciência para uma navegação penosa.

«O que me atraiu na IDU desde o início foi a forma como apresenta a informação financeira a pessoas não financeiras. Tornou muito mais simples para elas compreenderem a informação, sem terem de passar por vários cliques para chegar ao que procuravam.» — Clint du Plessis, Gestor financeiro, ISS

Essa imediatez estendeu-se também ao nível da liderança.

«Do ponto de vista da gestão, deu-nos a confiança de que a informação que estamos a ver é rigorosa, atempada e suficientemente detalhada para a tomada de decisões.» — Andrew Dua, Diretor na ISS

O panorama operacional na ISS mudou em quatro áreas. Os orçamentos são concluídos mais depressa e com maior precisão, e os relatórios de gestão são gerados sem o ciclo de esforço de consolidação que antes consumia a equipa financeira. A consolidação de centros de custos — outrora um exercício lento e propenso a erros, espalhado por várias versões de folhas de cálculo — corre agora de forma limpa e fiável. Os gestores não financeiros de todo o negócio têm acesso direto aos dados financeiros relevantes para as suas áreas, sem encaminhar pedidos através da finança nem navegar pela complexidade para chegar ao que precisam. E a passagem para a orçamentação detalhada linha a linha trouxe um nível de granularidade e responsabilização que os ajustes amplos baseados em percentagens nunca conseguiriam — dando tanto aos gestores como à equipa financeira uma base mais apurada para o planeamento e o escrutínio.

«Trabalhar com a ISS tem sido um excelente exemplo de como a colaboração impulsiona o sucesso. Ao adotar a IDU, a ISS conseguiu desbloquear eficiência e capacitar as suas equipas, e orgulhamo-nos de fazer parte dessa transformação.» — Mark Sayle, Gestor de Conta, IDU

«A equipa de apoio da IDU é fantástica. Hoje, classificar-me-ia como um utilizador avançado graças a eles. O sistema pode parecer intimidante à primeira vista, mas percebe-se muito depressa como é simples e fácil de usar.» — Clint du Plessis, Gestor financeiro, ISS

«A IDU tornou muito mais simples para pessoas não financeiras montar um orçamento e aceder à informação de que precisam. É intuitiva, poderosa e algo que recomendaria a 100 por cento.» — Clint du Plessis, Gestor financeiro, ISS