The Chiefs Rugby
Como os Chiefs unificaram orçamentos de grupo fragmentados com a IDU.
“Fiquei muito impressionado com a forma como a IDU não só tornou todo o nosso processo orçamental muito mais simples e rápido, como também fez com que a nossa equipa de gestão tenha uma compreensão real”
— CEO, Chiefs Rugby
A Sports Shared Services é a espinha dorsal financeira da Chiefs Rugby e das suas três federações subsidiárias — Waikato, Bay of Plenty e Counties-Manukau — fornecendo contabilidade, processamento salarial, relato e orçamentação ao grupo de quatro entidades. E gere esse processo na IDU. Os Gallagher Chiefs, sediados em Hamilton, na Nova Zelândia, competem no Super Rugby como uma das cinco franquias do país, jogando no Waikato Stadium. A Sports Shared Services existe para manter toda essa operação financeiramente coerente, da franquia profissional às federações provinciais que a alimentam.
Manter essa operação unida do ponto de vista financeiro era mais difícil do que parecia. Os centros de custos estavam espalhados por todas as funções — gestão do estádio, catering, academias de jogadores, marketing e patrocínio — com gestores cujo foco principal era o râguebi, não as linhas de relato. A maioria dos responsáveis de orçamento não tinha formação financeira formal, e pedir-lhes que se envolvessem de forma significativa num processo orçamental parecia distante do trabalho com que se importavam. A adesão era baixa, e a frustração era real.
O problema agravava-se ao nível do grupo. Waikato, Bay of Plenty, Counties-Manukau e a franquia dos Chiefs tinham cada um os seus próprios requisitos e agendas. Quatro entidades significavam quatro conjuntos de pressupostos a trabalhar em sentidos opostos, e sem um sistema partilhado para os conter, os orçamentos eram inconsistentes e lentos a finalizar. A Sports Shared Services precisava de uma forma de trazer todo o grupo para um único processo — sem exigir que um gestor de operações de estádio se tornasse primeiro um profissional de finanças.
Em 2012, a Sports Shared Services implementou os módulos Budgeting e Reporting da IDU em todo o grupo de quatro entidades. A decisão de optar pela web foi deliberada — o sistema foi construído a pensar nos utilizadores não financeiros desde o início. Os gestores que trabalhavam nas operações do estádio, nas academias de jogadores e no patrocínio podiam agora capturar os seus orçamentos, previsões e despesas sem que o processo exigisse uma fluência financeira que não tinham. Ao centralizar a gestão enquanto capacitava os centros de custos individuais, a IDU transformou a orçamentação num processo transparente e eficiente que apoiava tanto os objetivos operacionais como os estratégicos.
O acesso móvel estendeu ainda mais esse alcance. Os gestores de centros de custos espalhados por Waikato, Bay of Plenty e Counties-Manukau podiam aceder aos seus dados a partir de onde estivessem a trabalhar, em vez de esperar que os relatórios chegassem até eles. E para a Sports Shared Services, a visibilidade consolidada sobre as quatro entidades significava que o grupo tinha finalmente um único processo em vez de quatro concorrentes — com consistência suficiente para fazer comparações significativas e simplicidade suficiente para tornar possível uma participação real.
Os resultados foram claros e consistentes em todo o grupo.
- Orçamentação simplificada, acessível a utilizadores não financeiros — os gestores podiam envolver-se com o processo em vez de o contornar. - Ciclos de relato mais rápidos, com a informação a circular mais depressa e o pessoal libertado para se concentrar na excelência desportiva. - Maior responsabilização, à medida que os gestores começaram a assumir o seu desempenho financeiro em vez de o adiar. - Visibilidade móvel, permitindo aos gestores de centros de custos das quatro entidades aceder aos seus dados quando e onde precisassem.
«Usar a IDU simplificou e otimizou a orçamentação e o relato da Sports Shared Services, poupando tempo e permitindo-lhes concentrar-se na excelência desportiva. Não é coincidência que os Chiefs tenham depois conquistado títulos consecutivos do Super Rugby em 2012 e 2013.» — Kevin Phillips, CEO, IDU
«Fiquei muito impressionado com a forma como a IDU não só tornou todo o nosso processo orçamental muito mais simples e rápido, como também fez com que a nossa equipa de gestão tenha uma compreensão real dos seus orçamentos e assuma uma apropriação adequada do seu desempenho financeiro.» — CEO, Chiefs Rugby
