A Busamed substitui folhas de cálculo propensas a erros por uma orçamentação de grupo integrada.

O Busamed Hospital Group é um grupo hospitalar privado premiado que presta serviços especializados em sete hospitais de tecnologia de ponta. Cada hospital opera as suas próprias especialidades centrais a par de um conjunto completo de serviços auxiliares internos — radiologia, farmácia, patologia e fisioterapia, entre outros. Em todo o grupo, vinte e seis empresas operam sob uma única marca Busamed, cada uma com o seu próprio perfil financeiro. A combinação do volume de entidades, da complexidade dos serviços clínicos e das interdependências financeiras entre essas vinte e seis empresas torna a orçamentação precisa à escala do grupo um trabalho exigente — o problema que a IDU foi chamada a resolver.

Gerir essa complexidade através de folhas de cálculo significava que as equipas financeiras assumiam um risco operacional real. Surgiam erros. As versões divergiam. Os dados duplicavam-se entre entidades sem uma única fonte autoritativa. Dados financeiros sensíveis mantidos em ambientes de folhas de cálculo não controlados introduziam também riscos de segurança que um grupo desta dimensão dificilmente podia permitir-se. Num ambiente de cuidados aos doentes onde o controlo de custos e a decisão clínica são inseparáveis, essas inconsistências comprometiam diretamente a capacidade do grupo de planear com confiança. A Busamed precisava de uma forma de gerir a orçamentação e a previsão em todas as vinte e seis empresas que fosse integrada, controlada e adequada à escala daquilo que operava.

A Busamed implementou os Módulos de Orçamentação e Relatórios Financeiros da IDU em 2020, integrando a plataforma diretamente com o seu ERP SAP subjacente. O momento foi significativo — a implementação decorreu durante os confinamentos de 2020, um período que testou a resiliência operacional em todos os setores. Todas as vinte e seis empresas do Busamed Group foram reunidas numa única empresa de grupo IDU, dando à função financeira um ambiente unificado e controlado para gerir a orçamentação, a previsão e o relatório de gestão mensal em todo o conjunto de entidades.

O âmbito dos tipos de orçamento implementados reflete a complexidade genuína das finanças do grupo. A Busamed utiliza toda a gama da Edição Enterprise dentro da IDU: orçamentação de pessoal, orçamentação de CAPEX, gestão de balanço e fluxo de caixa, orçamentação detalhada, realocações dinâmicas e realocações percentuais. A funcionalidade de Orçamentação por Atividade deu à equipa a capacidade de construir cálculos orçamentais personalizados para alguns dos requisitos mais intrincados do grupo — receita modelada em função de percentagens de ocupação e doentes por dia entre departamentos, custo das vendas, custos de pessoal, serviços públicos incluindo eletricidade, água e saneamento, restauração e limpeza, custos gerais variáveis, inventário, empréstimos e conformidade com as IFRS. O grupo configurou também pacotes de relatórios de gestão personalizados utilizando a funcionalidade de Relatórios Excel da IDU, dando aos responsáveis orçamentais acesso aos resultados num formato com que já trabalhavam.

Margie Whitten, Diretora na IDU, reflete sobre como decorreu essa implementação:

«Implementar o IDU com a Busamed durante os confinamentos de 2020 foi uma colaboração fluida e gratificante. Com a solução robusta da IDU, a Busamed navega com confiança numa orçamentação e num relatório complexos, promovendo a saúde financeira ao mesmo tempo que prioriza os cuidados aos doentes. Orgulhamo-nos de apoiar a sua missão de prestar cuidados de saúde excecionais, mesmo em tempos sem precedentes.»

A mudança para a IDU produziu quatro resultados claros para o grupo. O ciclo orçamental encurtou-se substancialmente, com a automação e os fluxos de trabalho estruturados a substituírem a coordenação manual que abrandara o processo em vinte e seis entidades. A colaboração entre responsáveis orçamentais melhorou — os departamentos operavam agora dentro de um ambiente partilhado e controlado em vez de gerirem processos separados. Dados precisos e atempados tornaram-se disponíveis para decisões operacionais, financeiras e clínicas — de forma consistente e em todas as vinte e seis entidades. E a visibilidade que deu sobre os custos reforçou a posição financeira do grupo sem forçar compromissos em detrimento dos cuidados aos doentes — a restrição central para qualquer grupo hospitalar privado.

Krushen Govender, Diretor financeiro do grupo na Busamed, resume-o de forma simples:

«Implementar o IDU foi uma viragem decisiva para os nossos processos de orçamentação e relatório. O sistema dá-nos as ferramentas para simplificar a gestão financeira em todo o grupo, permitindo decisões informadas e eficiência de custos sem comprometer os cuidados aos doentes. Recomendo sinceramente a IDU a outros prestadores de cuidados de saúde.»