A Bidfreight Port Operations reduz o tempo de orçamentação e ganha visibilidade em tempo real com a IDU

A Bidfreight Port Operations, uma das maiores empresas de logística e fretes da África do Sul, opera como membro do Bidvest Group, numa carteira que abrange logística de granel, granel fracionado, contentores e automóvel. A sua dimensão e especialização permitem soluções integradas de transporte e armazenagem que sustentam a eficiência e a fiabilidade em múltiplos setores. Essa amplitude — múltiplos tipos de mercadorias, sucursais e divisões, todos ligados às cadeias de abastecimento regionais e globais — significa que o planeamento financeiro não é uma formalidade de retaguarda. Essa complexidade gerou um processo de orçamentação moroso e assente em folhas de cálculo — e a procura de um sistema, os Módulos de Orçamentação e Relatórios da IDU, construídos para o absorver.

A esta escala, a orçamentação assentava em folhas de cálculo — e as folhas de cálculo não conseguiam acompanhar. As equipas financeiras carregavam todo o peso do processo: introdução manual de dados, gestão de versões e revisões constantes à medida que os números mudavam entre divisões. Os gestores operacionais, por sua vez, não tinham ligação direta aos seus próprios números. Esperavam que a finança consolidasse o último livro de trabalho e o distribuísse antes de poderem ver onde estavam. As revisões abrandavam. A precisão deteriorava-se. A previsão prolongava-se num exercício arrastado que consumia tempo sem gerar confiança. Quando os gestores não têm responsabilidade direta sobre os seus números, a própria estrutura dificulta a prestação de contas.

A Bidfreight adotou os Módulos de Orçamentação e Relatórios da IDU, e a estrutura do processo mudou de raiz. Os gestores das várias sucursais e divisões podiam aceder diretamente às suas próprias áreas orçamentais, analisar custos em detalhe e contribuir para as previsões sem encaminhar pedidos através da finança. O acesso baseado em funções fazia com que cada gestor visse exatamente o que era relevante para a sua área. A funcionalidade de análise detalhada permitia-lhes interrogar as variações por si próprios, em vez de esperarem pela chegada de um relatório consolidado. As equipas financeiras, libertas da manutenção repetitiva de folhas de cálculo, podiam concentrar-se na análise em vez da montagem. Os ciclos de previsão tornaram-se mais rápidos, mais precisos e mais transparentes — o planeamento financeiro e o desempenho operacional deixaram de funcionar em calendários separados.

«O sucesso da Bidfreight realça como a IDU capacita os gestores, elimina o caos das folhas de cálculo e entrega resultados mais rápidos e precisos.» — Margie Whitten, Diretora, IDU

«A IDU reduziu o tempo despendido com orçamentos e previsões — tanto na captura como na revisão.»

— Gestor financeiro, Bidfreight Port Operations

O tempo de orçamentação diminuiu em todas as divisões. Os gestores ganharam visibilidade em tempo real sobre os valores reais face ao orçamento. A responsabilização seguiu-se naturalmente — os gestores apropriavam-se dos seus números porque o sistema lhes dava acesso direto a eles. E a precisão das previsões melhorou a par de ciclos de revisão mais rápidos, pelo que a equipa financeira podia fechar o ciclo do planeamento sem a iteração arrastada que definira o processo anteriormente.