A Bethphage ganha clareza e controlo com a IDU, libertando mais tempo para se focar nos cuidados.

A Bethphage é uma prestadora caritativa e especializada de apoio a adultos (18+) com dificuldades de aprendizagem, fundada em 1994 e a operar em Shropshire e nas West Midlands. A organização apoia mais de 150 adultos que vivem com dificuldades de aprendizagem, autismo e necessidades de saúde mental — prestando cuidados que vão de duas horas por semana até 24 horas por dia, consoante o que cada pessoa necessita. Esse apoio chega às pessoas na sua própria casa, na casa da família, em alojamentos individuais ou partilhados, e na comunidade. A amplitude desse mandato — e a complexidade operacional que produz — coloca exigências reais sobre a forma como a Bethphage planeia e reporta as suas finanças — e explica por que razão a passagem para a IDU Cloud mudou o panorama para a sua equipa financeira.

O anterior sistema de FP&A da Bethphage tinha dificuldade em acompanhar a realidade operacional da organização. A orçamentação e a previsão eram trabalhosas, e a formatação dos resultados dos relatórios exigia um tempo que a equipa financeira não podia dispensar. A análise de desempenho carecia da flexibilidade necessária para interrogar os resultados com alguma profundidade significativa.

O problema mais profundo era estrutural. Gerir custos de pessoal, CapEx e a rentabilidade dos contratos em categorias de serviço tão variadas como horas diurnas e pernoitas exigia uma abordagem multidimensional — que o sistema antigo simplesmente não conseguia oferecer. Em vez de gerar perceção, a equipa financeira passava o tempo a corrigir resultados e a conciliar dados, a perseguir a precisão em vez de produzir o pensamento estratégico de que a organização precisava.

Para uma organização dedicada a prestar milhares de horas de apoio especializado por semana, a falta de uma gestão financeira simplificada era um obstáculo à eficiência e ao crescimento.

Em 2021, a Bethphage adotou os Módulos de Orçamentação e Relatórios Financeiros da IDU Cloud. A equipa de consultoria da IDU trabalhou em estreita colaboração com o pessoal financeiro da Bethphage para configurar o sistema de acordo com os seus requisitos precisos, entregando no prazo e sem perturbações. A implementação foi rápida — rica em funcionalidades e económica desde o início.

A mudança alterou materialmente o que a equipa financeira conseguia fazer. Os custos de pessoal podem agora ser alocados pelas filiais com precisão; cada contrato de apoio tem a sua própria análise de rentabilidade; e as comparações entre orçamento e valores reais que outrora exigiam uma conciliação manual trabalhosa surgem agora prontamente. O planeamento de pessoal, contratos, CapEx e ativos fixos — anteriormente fragmentado num sistema inadequado — está contido num ambiente único e coerente, libertando a equipa para se focar no trabalho que mais importa — a perceção estratégica que apoia a missão da Bethphage de cuidar de adultos com dificuldades de aprendizagem e autismo.

«A parceria com a Bethphage foi mais do que entregar um sistema — foi permitir que a sua equipa financeira planeasse de forma mais inteligente e se focasse na sua missão de cuidar. Vê-los passar de uma solução restritiva para a plataforma intuitiva e multidimensional da IDU foi incrivelmente gratificante.» — Mark Sayle, Account Manager, IDU.

Quatro resultados definiram a mudança.

A implementação foi rápida: a equipa de consultoria da IDU cumpriu prazos apertados, entregou a tempo e configurou o sistema em torno dos requisitos da Bethphage desde o início. Seguiu-se o planeamento multidimensional — custos de pessoal, contratos de apoio, CapEx e depreciação geridos num ambiente único e coerente em vez de forçados através de um sistema inadequado. Os resultados dos relatórios melhoraram acentuadamente, com formatação e análise que o sistema anterior tornava trabalhosas agora simples de produzir e partilhar. E, com a mecânica da gestão financeira a deixar de consumir a atenção da equipa, abriu-se capacidade para o trabalho estratégico que a missão da Bethphage exige — reprevendo com confiança e gerando perceção em vez de perseguir conciliações.

«Achámos a IDU intuitiva e fácil de navegar. Cumpre todos os requisitos de orçamentação, previsão e análise de desempenho, e os resultados dos relatórios são muito melhores do que com o nosso sistema anterior. Recomendo vivamente a IDU a outras organizações e consigo vê-la a acrescentar valor em vários setores.»

— Chris Stephens, Diretor de Finanças e TI, Bethphage