Smollan ramène ses cycles budgétaires de plusieurs mois à quelques semaines avec IDU.

Fondée en 1931 comme agence commerciale régionale, Smollan est devenue une entreprise mondiale de solutions de distribution, opérant sur cinq continents avec plus de 60 000 employés. Le groupe génère de la croissance pour les détaillants et les propriétaires de marques grâce à la vente terrain, l'exécution en magasin, l'activation et la technologie — un partenariat stratégique avec WPP depuis 2009 a encore étendu sa portée internationale. À cette échelle, la planification financière n'est pas un exercice de back-office. C'est un défi opérationnel à part entière — et c'est pourquoi Smollan s'est tournée vers IDU.

Avec plus de 20 sociétés, 7 000 employés et plus de 22 000 points de vente à desservir, les managers de centres de coûts de Smollan portaient une charge administrative démesurée au moment du budget. Le groupe gérait ses finances via un ERP BPCS basé sur AS/400 — un système fiable, mais pas conçu pour les mains des managers de terrain. Extraire les comptes exigeait des procédures complexes, et l'écart entre BPCS et la réalité du terrain était comblé par des tableurs — itératifs, sujets aux erreurs et impossibles à consolider à l'échelle de Smollan. Les managers de centres de coûts passaient plus de temps à rapprocher des chiffres à leur bureau qu'à piloter l'exécution en magasin sur le terrain — le travail pour lequel ils avaient été recrutés. Les échéances de reporting glissaient. L'équipe finance absorbait la tension de consolider les chiffres manuellement. La transparence était mince, la responsabilité difficile à tracer, et le cycle budgétaire s'étirait sur des mois que l'entreprise ne pouvait se permettre de perdre.

En 2001, Smollan a déployé IDU pour qu'il vienne s'ajouter à BPCS plutôt que de le remplacer — retirant la couche de tableurs sans perturber l'infrastructure ERP dont Smollan dépendait déjà. Le travail itératif et sujet aux erreurs de rapprochement des tableurs a cédé la place à un environnement unique et structuré où les managers pouvaient saisir et rapporter les budgets avec clarté. Chaque manager n'accédait qu'à ses propres centres de coûts, l'interface gérant la sécurité et la responsabilité au point de saisie.

La pièce maîtresse du déploiement n'était pas une configuration standard. IDU a construit un outil d'agrégation sur mesure spécifiquement pour Smollan — conçu pour consolider des milliers de budgets plus petits en un ensemble cohérent sans l'effort manuel qui incombait auparavant à l'équipe finance. Comme l'a exprimé Kevin Phillips, CEO d'IDU : « Smollan avait besoin d'une solution capable de gérer des milliers de budgets sans les ralentir. En adaptant IDU avec un outil d'agrégation sur mesure, nous avons apporté transparence, responsabilité et efficacité à grande échelle. »

L'accès web a complété le tableau. Les managers pouvaient mettre à jour les finances et tirer des rapports de n'importe où — sans bureau requis — et rester actifs sur le terrain.

Les cycles budgétaires qui s'étiraient sur des mois se sont raccourcis à des semaines. Les managers qui avaient auparavant été retirés du terrain pour rapprocher des tableurs pouvaient désormais saisir et examiner les finances où que le travail les mène — l'accès web signifiait que la responsabilité financière ne nécessitait plus de bureau. L'outil d'agrégation sur mesure gérait la consolidation de milliers de budgets individuels sans alourdir l'équipe finance, une tâche qui avait auparavant consommé un effort manuel considérable à chaque cycle. La productivité a augmenté dans toute l'organisation, et les managers de terrain sont restés là où Smollan avait le plus besoin d'eux.

« IDU a révolutionné notre processus budgétaire. La direction est désormais activement impliquée dans la planification tout en restant concentrée sur le terrain. La productivité a considérablement augmenté, et les managers peuvent accéder aux rapports à tout moment et en tout lieu. »

— Colleen Rose, Directrice informatique, Smollan Group