RAHS passe des goulots d'étranglement des macros Excel à une appropriation budgétaire divisionnaire en temps réel.

Fondée en 1839, la Royal Agricultural & Horticultural Society of South Australia est une organisation à but non lucratif fondée sur l'adhésion, dédiée à la promotion de l'excellence dans l'industrie primaire. Ses événements incluent le Royal Adelaide Show, le Wine Show et d'autres, tandis que sa mission plus large s'étend à l'éducation du public sur les produits ruraux et les parcours agricoles pour les jeunes.

Avant que RAHS ne passe à IDU, l'équipe finance absorbait une charge opérationnelle persistante. La budgétisation et le reporting tournaient sur des classeurs à macros Excel — un enchevêtrement de tableurs qui exigeait une attention manuelle constante pour rester à jour. Les managers divisionnaires n'avaient aucun accès direct à leurs propres chiffres ; ils faisaient la queue, attendant que le personnel financier mette à jour et distribue les fichiers avant de pouvoir voir où en étaient leurs domaines. La fin de mois n'était pas un rythme — c'était un point de pression, l'équipe finance courant pour produire des rapports tandis que le reste de l'organisation attendait. Les managers non financiers, incapables d'interroger eux-mêmes les coûts, avaient peu de base pour s'adapter en cours de mois ou s'approprier véritablement leurs résultats. La responsabilité à travers les divisions était mince, et le mécanisme de défaillance était structurel : les données résidaient au sein d'une seule équipe, et tous les autres travaillaient en contournant cette contrainte.

En 2018, RAHS a mis en œuvre l'Enterprise Edition des modules Budgeting & Reporting d'IDU. Le système a donné aux managers divisionnaires un accès direct et simultané à leurs propres domaines du budget — supprimant la dépendance au personnel financier comme intermédiaire de données. Chaque manager pouvait comparer les réalisations au budget à tout moment du mois, explorer les transactions individuelles et saisir ses chiffres dans le cycle budgétaire annuel en utilisant les mêmes données que l'équipe finance. L'appropriation a changé structurellement : les zones budgétaires étaient attribuées, l'accès était accordé, et la responsabilité découlait naturellement des deux.

« RAHS avait besoin d'une solution capable de donner du pouvoir aux managers non financiers tout en allégeant la charge de la finance. IDU a apporté transparence, responsabilité et efficacité, transformant leur budgétisation en un processus collaboratif et en temps réel. »

Kevin Phillips, CEO, IDU

Une visibilité en temps réel sur les réalisations par rapport aux budgets, accessible aux managers de chaque division. Le personnel financier libéré du rôle d'intermédiaire de données, les managers accédant directement à leurs propres données. Les managers divisionnaires détenant une réelle appropriation de leurs budgets — structurelle, et non déclarative, parce que le système la rendait telle. Le reporting mensuel au conseil est devenu plus rapide et plus inclusif, et le cycle budgétaire annuel a tiré des contributions de tous les niveaux de management — favorisant un engagement et un alignement plus forts.

« Avec tout le personnel capable d'accéder simultanément à des zones de projet individuelles dans IDU, notre saison de préparation budgétaire est moins stressante et bien plus rapide. Les managers s'approprient désormais leurs budgets, et la visibilité sur les résultats réels par rapport au budget a été bien accueillie à tous les niveaux. »

Hayley Herbst, Directrice générale Finances & Affaires générales, RAHS