Kargo Group remplace le chaos des tableurs par un budget unique et en direct.

Fondée en 1982, Kargo Group s'est forgé une réputation de leader de la distribution de fret routier express à travers l'Afrique du Sud. Dont le siège est à Johannesburg, l'entreprise couvre quatre sociétés et neuf agences, exploitant une flotte de 450 véhicules pour relier les grandes villes aux petites localités — maintenant le fret en mouvement de façon fiable et économique à grande échelle. En 2015, elle s'est associée à IDU pour remédier à un processus budgétaire qui avait dépassé ses outils.

Coordonner les budgets à travers quatre sociétés, plusieurs divisions et neuf agences signifiait que l'équipe finance de Kargo passait ses journées à gérer une chaîne de tableurs — des fichiers envoyés par e-mail aux responsables d'agence, édités en parallèle et renvoyés sous forme de versions concurrentes du même document. Sans point de vérité unique, la consolidation incombait entièrement à la finance, qui devait rapprocher les chiffres contradictoires à la main et maintenir une feuille maîtresse fragile pouvant se briser avec une seule formule mal placée. Les responsables d'agence, de leur côté, n'avaient aucun moyen de voir où ils en étaient par rapport au budget en temps réel — leur seule vue des chiffres était l'instantané reçu lorsque le fichier était arrivé dans leur boîte de réception. Il en résultait un processus qui consommait un temps considérable à chaque niveau, introduisait des erreurs à chaque transfert et laissait les personnes les plus proches des décisions opérationnelles travailler avec des données déjà périmées.

En 2015, Kargo a mis en œuvre les modules Budgeting et Reporting d'IDU — un système web qui a remplacé la chaîne de tableurs par une version unique et en direct sur laquelle chaque utilisateur travaillait simultanément. Les responsables d'agence et l'équipe finance pouvaient saisir des chiffres dans le même budget en direct en même temps, sans transferts de fichiers ni conflits de versions. Les réalisations par rapport au budget, les indicateurs d'écart et les comparaisons historiques étaient immédiatement visibles par quiconque en avait besoin, donnant aux managers une image claire et actuelle de leur situation. La prise en charge de plusieurs fenêtres et onglets permettait aux utilisateurs de passer d'un jeu de données à l'autre sans fermer leur travail, raccourcissant drastiquement le temps nécessaire pour construire et examiner les budgets. Le cadre restait centralisé — contrôlé par la finance — tandis que la saisie était distribuée aux agences qui détenaient les chiffres.

L'impact a atteint chaque strate de l'entreprise :

- Une version unique de la vérité — éliminant entièrement le chaos de versions des tableurs concurrents. - Des cycles budgétaires plus rapides — les cycles budgétaires qui avaient consommé tour après tour de tableurs envoyés par e-mail se bouclaient drastiquement plus vite, chaque agence contribuant directement au même document en direct. - Des managers responsabilisés — les responsables des neuf agences ont gagné un accès en temps réel aux réalisations par rapport au budget, aux données d'écart et aux comparaisons historiques, leur donnant la visibilité pour décider sur la base d'informations actuelles plutôt que d'instantanés périmés. - Une charge réduite pour la finance — la consolidation n'étant plus une corvée manuelle, l'équipe finance de Kargo a retrouvé la capacité de se concentrer sur le travail stratégique qu'exige son rôle.

« Kargo avait besoin d'un moyen d'unifier la budgétisation à travers plusieurs sociétés et agences. En mettant en œuvre IDU, nous avons livré une solution qui a remplacé des tableurs sujets aux erreurs par un système fiable et transparent qui fait gagner du temps et responsabilise les managers. » – Geoff ten Oever, Account Manager, IDU

« Pendant des années, les budgets ont été un cauchemar permanent dans Excel. Avec IDU, tous les utilisateurs travaillent sur le même système, les comparaisons avec les données en direct prennent tout leur sens, et le temps nécessaire pour boucler les budgets a drastiquement diminué. »

Chris Lazanakis, CIO, Kargo Group