Comment International Slab Sales a échappé à la budgétisation sous tableur avec IDU.

International Slab Sales (ISS) s'est tournée vers IDU pour échapper à une fonction finance prisonnière des tableurs. Fournisseur de premier plan de pierre importée haut de gamme et de surfaces reconstituées, ISS a été fondée en 2000 et est devenue un nom de confiance comptant plus de 130 personnes réparties sur plusieurs agences à l'échelle nationale, avec une clientèle diversifiée. L'entreprise possède trois marques distinctes — Rudi's Choice, Eezi Quartz et LUTUM — et détient les droits exclusifs de distribution en Afrique australe pour Caesarstone et Infinity Surfaces.

Gérer une activité multi-agences signifie que les données financières affluent de toutes parts — et pour ISS, rassembler ces informations représentait une charge importante pour la fonction finance. La consolidation des budgets à travers plusieurs centres de coûts reposait sur des tableurs, un processus lent, sujet aux erreurs et difficile à maintenir exact à mesure que les chiffres changeaient. Chaque cycle signifiait relancer pour obtenir les saisies, rapprocher les versions et absorber le risque d'erreur humaine s'accumulant d'une agence à l'autre.

La deuxième pression était structurelle. Les managers hors finance avaient peu de capacité à trouver ou interpréter les données financières pertinentes pour leurs domaines. Plutôt que de travailler directement avec les chiffres, ils dépendaient de la finance pour faire remonter ce dont ils avaient besoin — créant un goulot d'étranglement qui ralentissait la prise de décision et laissait les responsables opérationnels à un pas de l'information qui aurait dû les guider.

ISS a mis en œuvre IDU en 2013. Les modules finance et budgétisation ont remplacé le cycle de tableurs par des budgets structurés, ligne par ligne — éloignant l'entreprise des ajustements en pourcentage globaux pour aller vers une responsabilité granulaire à travers chaque centre de coûts. La consolidation, qui avait auparavant absorbé un temps considérable et comportait un réel risque d'erreur, est devenue un processus fiable et reproductible.

Le changement qui s'est toutefois manifesté le plus clairement dans l'entreprise a été ce qui s'est passé lorsque les managers hors finance se sont assis avec les chiffres. IDU leur a donné un accès direct aux données financières via une interface qui n'exigeait ni culture financière approfondie ni patience face à une navigation laborieuse.

« Ce qui m'a attiré vers IDU dès le départ, c'est la façon dont il présente l'information financière aux personnes non financières. Cela leur a rendu tellement plus simple la compréhension de l'information, sans avoir à passer par de multiples clics pour atteindre ce qu'ils cherchaient. » — Clint du Plessis, Responsable financier, ISS

Cette franchise s'est prolongée jusqu'au niveau de la direction.

« Du point de vue de la direction, cela nous a donné l'assurance que l'information que nous regardons est exacte, opportune et suffisamment détaillée pour la prise de décision. » — Andrew Dua, Directeur chez ISS

Le tableau opérationnel chez ISS a évolué dans quatre domaines. Les budgets sont bouclés plus vite et avec une plus grande précision, et les rapports de gestion sont générés sans le cycle d'effort de consolidation qui consommait auparavant l'équipe finance. La consolidation des centres de coûts — autrefois un exercice lent et sujet aux erreurs réparti sur de multiples versions de tableurs — tourne désormais proprement et de façon fiable. Les managers non financiers de toute l'entreprise ont un accès direct aux données financières pertinentes pour leurs domaines, sans acheminer de demandes par la finance ni naviguer dans la complexité pour atteindre ce dont ils ont besoin. Et le passage à une budgétisation détaillée ligne par ligne a apporté un niveau de granularité et de responsabilité que des ajustements globaux en pourcentage n'auraient jamais pu offrir — donnant aux managers comme à l'équipe finance une base plus nette pour la planification et l'examen.

« Travailler avec ISS a été un excellent exemple de la façon dont la collaboration favorise la réussite. En adoptant IDU, ISS a pu libérer de l'efficacité et donner du pouvoir à ses équipes, et nous sommes fiers de faire partie de cette transformation. » — Mark Sayle, Account Manager, IDU

« L'équipe de support d'IDU est fantastique. Je me classerais aujourd'hui comme un utilisateur expert grâce à elle. Le système peut sembler intimidant au début, mais on réalise très vite à quel point il est simple et facile à utiliser. » — Clint du Plessis, Responsable financier, ISS

« IDU a rendu bien plus simple, pour les personnes non financières, l'élaboration d'un budget et l'accès aux informations dont elles ont besoin. C'est intuitif, puissant et quelque chose que je recommanderais à 100 %. » — Clint du Plessis, Responsable financier, ISS