The Chiefs Rugby
Comment les Chiefs ont unifié des budgets de groupe fragmentés avec IDU.
“J'ai été très impressionné par la façon dont IDU a non seulement rendu tout notre processus budgétaire beaucoup plus simple et rapide, mais a aussi permis à notre équipe de direction d'avoir une réelle compréhension”
— CEO, Chiefs Rugby
Sports Shared Services est la colonne vertébrale financière de Chiefs Rugby et de ses trois fédérations filiales — Waikato, Bay of Plenty et Counties-Manukau — assurant comptabilité, paie, reporting et budgétisation pour le groupe à quatre entités. Et il gère ce processus sur IDU. Les Gallagher Chiefs, basés à Hamilton en Nouvelle-Zélande, disputent le Super Rugby comme l'une des cinq franchises du pays, évoluant au Waikato Stadium. Sports Shared Services existe pour maintenir toute cette opération financièrement cohérente, de la franchise professionnelle aux fédérations provinciales qui l'alimentent.
Tenir cette opération ensemble sur le plan financier était plus difficile qu'il n'y paraissait. Les centres de coûts étaient répartis sur chaque fonction — gestion du stade, restauration, académies de joueurs, marketing et sponsoring — avec des managers dont la préoccupation première était le rugby, pas les lignes de reporting. La plupart des détenteurs de budget n'avaient aucune formation financière formelle, et leur demander de s'engager véritablement dans un processus budgétaire semblait éloigné du travail qui leur tenait à cœur. L'adhésion était faible, et la frustration bien réelle.
Le problème s'aggravait au niveau du groupe. Waikato, Bay of Plenty, Counties-Manukau et la franchise des Chiefs portaient chacun leurs propres exigences et priorités. Quatre entités signifiaient quatre jeux d'hypothèses tirant à hue et à dia, et sans système partagé pour les contenir, les budgets étaient incohérents et lents à finaliser. Sports Shared Services avait besoin d'un moyen d'amener tout le groupe dans un seul processus — sans exiger qu'un responsable des opérations du stade devienne d'abord un professionnel de la finance.
En 2012, Sports Shared Services a mis en œuvre les modules Budgeting et Reporting d'IDU dans tout le groupe à quatre entités. Le choix du web était délibéré — le système a été conçu dès le départ en pensant aux utilisateurs non financiers. Les managers travaillant dans les opérations du stade, les académies de joueurs et le sponsoring pouvaient désormais saisir leurs budgets, prévisions et dépenses sans que le processus n'exige une aisance financière qu'ils n'avaient pas. En centralisant la gestion tout en donnant du pouvoir aux centres de coûts individuels, IDU a transformé la budgétisation en un processus transparent et efficace soutenant à la fois les objectifs opérationnels et stratégiques.
L'accès mobile a étendu cette portée encore davantage. Les managers de centres de coûts répartis entre Waikato, Bay of Plenty et Counties-Manukau pouvaient accéder à leurs données depuis l'endroit où ils travaillaient, plutôt que d'attendre que les rapports leur parviennent. Et pour Sports Shared Services, une visibilité consolidée sur les quatre entités signifiait que le groupe disposait enfin d'un seul processus plutôt que de quatre processus concurrents — avec assez de cohérence pour permettre des comparaisons significatives et assez de simplicité pour rendre une participation réelle possible.
Les résultats ont été clairs et cohérents à travers le groupe.
- Une budgétisation simplifiée, accessible aux utilisateurs non financiers — les managers pouvaient s'engager dans le processus plutôt que de le contourner. - Des cycles de reporting plus rapides, l'information circulant plus vite et le personnel étant libéré pour se concentrer sur l'excellence sportive. - Une plus grande responsabilité, les managers commençant à s'approprier leur performance financière plutôt qu'à s'en décharger. - Une visibilité mobile, permettant aux managers de centres de coûts des quatre entités d'accéder à leurs données quand et où ils en avaient besoin.
« Utiliser IDU a simplifié et rationalisé la budgétisation et le reporting de Sports Shared Services, faisant gagner du temps et leur permettant de se concentrer sur l'excellence sportive. Ce n'est pas un hasard si les Chiefs ont ensuite remporté deux titres consécutifs du Super Rugby en 2012 et 2013. » — Kevin Phillips, CEO, IDU
« J'ai été très impressionné par la façon dont IDU a non seulement rendu tout notre processus budgétaire beaucoup plus simple et rapide, mais a aussi permis à notre équipe de direction d'avoir une réelle compréhension de ses budgets et de s'approprier pleinement sa performance financière. » — CEO, Chiefs Rugby
