Busamed remplace des tableurs sources d'erreurs par une budgétisation de groupe intégrée.

Busamed Hospital Group est un groupe hospitalier privé primé qui fournit des services spécialisés dans sept hôpitaux à la pointe de la technologie. Chaque hôpital exploite ses propres spécialités principales aux côtés d'une gamme complète de services auxiliaires internes — radiologie, pharmacie, pathologie et physiothérapie, entre autres. À l'échelle du groupe, vingt-six sociétés opèrent sous une seule bannière Busamed, chacune avec son propre profil financier. La combinaison du nombre d'entités, de la complexité des services cliniques et des interdépendances financières entre ces vingt-six sociétés fait d'une budgétisation précise à l'échelle du groupe un travail exigeant — le problème qu'IDU a été appelée à résoudre.

Gérer cette complexité au moyen de tableurs signifiait que les équipes finance assumaient un risque opérationnel réel. Des erreurs s'y glissaient. Les versions divergeaient. Les données se dupliquaient d'une entité à l'autre sans source unique faisant autorité. Des données financières sensibles conservées dans des environnements de tableurs non contrôlés introduisaient également des risques de sécurité qu'un groupe de cette envergure ne pouvait guère se permettre. Dans un environnement de soins aux patients où la maîtrise des coûts et la décision clinique sont indissociables, ces incohérences sapaient directement la capacité du groupe à planifier en toute confiance. Busamed avait besoin d'un moyen de gérer la budgétisation et la prévision pour l'ensemble des vingt-six sociétés qui soit intégré, contrôlé et adapté à l'échelle de ce qu'il exploitait.

Busamed a mis en œuvre les modules de budgétisation et de reporting financiers d'IDU en 2020, en intégrant la plateforme directement à son ERP SAP sous-jacent. Le calendrier était significatif — l'implémentation s'est déroulée pendant les confinements de 2020, une période qui a mis à l'épreuve la résilience opérationnelle de tous les secteurs. Les vingt-six sociétés du groupe Busamed ont été réunies au sein d'une seule société de groupe IDU, offrant à la fonction finance un environnement unifié et contrôlé pour gérer la budgétisation, la prévision et le reporting de gestion mensuel sur l'ensemble des entités.

L'étendue des types de budgets déployés reflète la complexité réelle des finances du groupe. Busamed exploite toute la gamme de l'édition Enterprise au sein d'IDU : budgétisation du personnel, budgétisation des CAPEX, gestion du bilan et de la trésorerie, budgétisation détaillée, réallocations dynamiques et réallocations en pourcentage. La fonctionnalité de budgétisation par activité a donné à l'équipe la capacité de construire des calculs budgétaires sur mesure pour certaines des exigences les plus complexes du groupe — un chiffre d'affaires modélisé en fonction des taux d'occupation et du nombre de patients par jour selon les départements, le coût des ventes, les coûts du personnel, les services publics dont l'électricité, l'eau et l'assainissement, la restauration et le nettoyage, les frais généraux variables, les stocks, les emprunts et la conformité aux IFRS. Le groupe a également configuré des dossiers de reporting de gestion sur mesure à l'aide de la fonctionnalité de reporting Excel d'IDU, donnant aux responsables budgétaires accès aux résultats dans un format qu'ils utilisaient déjà.

Margie Whitten, Directrice chez IDU, revient sur le déroulement de cette implémentation :

« Mettre en œuvre IDU avec Busamed pendant les confinements de 2020 a été une collaboration fluide et enrichissante. Grâce à la solution robuste d'IDU, Busamed gère avec confiance une budgétisation et un reporting complexes, favorisant la santé financière tout en donnant la priorité aux soins aux patients. Nous sommes fiers de soutenir leur mission de fournir des soins de santé exceptionnels, même en des temps sans précédent. »

Le passage à IDU a produit quatre résultats clairs pour le groupe. Le cycle budgétaire s'est nettement raccourci, l'automatisation et les flux de travail structurés remplaçant la coordination manuelle qui avait ralenti le processus à travers vingt-six entités. La collaboration entre responsables budgétaires s'est améliorée — les départements opéraient désormais dans un environnement partagé et contrôlé au lieu de gérer des processus distincts. Des données précises et opportunes sont devenues disponibles pour les décisions opérationnelles, financières et cliniques — de manière cohérente et pour l'ensemble des vingt-six entités. Et la visibilité ainsi obtenue sur les coûts a renforcé la position financière du groupe sans imposer d'arbitrages au détriment des soins aux patients — la contrainte centrale de tout groupe hospitalier privé.

Krushen Govender, Directeur financier du groupe chez Busamed, le résume simplement :

« Mettre en œuvre IDU a changé la donne pour nos processus de budgétisation et de reporting. Le système nous donne les outils pour rationaliser la gestion financière à l'échelle du groupe, permettant des décisions éclairées et une maîtrise des coûts sans compromettre les soins aux patients. Je recommande sans réserve IDU aux autres prestataires de santé. »