Bidfreight Port Operations réduit le temps de budgétisation et gagne en visibilité en temps réel avec IDU

Bidfreight Port Operations, l'une des plus grandes entreprises de logistique et de fret d'Afrique du Sud, opère en tant que membre du Bidvest Group sur un portefeuille couvrant la logistique de vrac, de vrac conditionné, de conteneurs et d'automobile. Son envergure et son expertise permettent des solutions intégrées de transport et d'entreposage qui soutiennent l'efficacité et la fiabilité dans de multiples secteurs. Cette ampleur — de multiples types de marchandises, succursales et divisions, tous reliés aux chaînes d'approvisionnement régionales et mondiales — signifie que la planification financière n'est pas une formalité administrative. Cette complexité a engendré un processus de budgétisation chronophage, reposant sur des tableurs — et la recherche d'un système, les modules de budgétisation et de reporting d'IDU, conçus pour l'absorber.

À cette échelle, la budgétisation reposait sur des tableurs — et les tableurs ne suivaient plus. Les équipes finance portaient tout le poids du processus : saisie manuelle des données, gestion des versions et révisions constantes à mesure que les chiffres évoluaient d'une division à l'autre. Les managers opérationnels, quant à eux, n'avaient aucun accès direct à leurs propres chiffres. Ils attendaient que la finance consolide le dernier classeur et le distribue avant de pouvoir savoir où ils en étaient. Les revues ralentissaient. La précision se dégradait. La prévision se transformait en un exercice interminable qui consommait du temps sans renforcer la confiance. Lorsque les managers n'ont aucune responsabilité directe sur leurs chiffres, la structure elle-même rend la reddition de comptes difficile.

Bidfreight a adopté les modules de budgétisation et de reporting d'IDU, et la structure du processus a changé de fond en comble. Les managers des différentes succursales et divisions pouvaient accéder directement à leurs propres domaines budgétaires, explorer les coûts et contribuer aux prévisions sans faire transiter leurs demandes par la finance. L'accès basé sur les rôles faisait que chaque manager voyait exactement ce qui concernait son domaine. La fonction d'exploration leur permettait d'interroger eux-mêmes les écarts plutôt que d'attendre l'arrivée d'un rapport consolidé. Les équipes finance, libérées de la maintenance répétitive des tableurs, pouvaient se concentrer sur l'analyse plutôt que sur l'assemblage. Les cycles de prévision sont devenus plus rapides, plus précis et plus transparents — la planification financière et la performance opérationnelle ne fonctionnaient plus sur des calendriers distincts.

« La réussite de Bidfreight illustre comment IDU donne du pouvoir aux managers, élimine le chaos des tableurs et produit des résultats plus rapides et plus précis. » — Margie Whitten, Directrice, IDU

« IDU a réduit le temps consacré aux budgets et aux prévisions — tant pour la saisie que pour la revue. »

— Directeur financier, Bidfreight Port Operations

Le temps de budgétisation a diminué dans toutes les divisions. Les managers ont gagné une visibilité en temps réel sur le réalisé par rapport au budget. La responsabilisation a suivi naturellement — les managers s'appropriaient leurs chiffres parce que le système leur en donnait un accès direct. Et la précision des prévisions s'est améliorée parallèlement à des cycles de revue plus rapides, de sorte que l'équipe finance pouvait boucler la planification sans les itérations interminables qui avaient caractérisé le processus auparavant.