Bethphage gagne en clarté et en contrôle avec IDU, libérant plus de temps pour se consacrer aux soins.

Bethphage est un prestataire caritatif et spécialisé d'accompagnement pour adultes (18 ans et plus) en situation de handicap intellectuel, fondé en 1994 et opérant dans le Shropshire et les West Midlands. L'organisation accompagne plus de 150 adultes vivant avec un handicap intellectuel, de l'autisme et des besoins en santé mentale — en fournissant des soins allant de deux heures par semaine à 24 heures sur 24, selon ce dont chaque personne a besoin. Cet accompagnement touche les personnes à leur propre domicile, au domicile familial, dans des logements individuels ou partagés, et au sein de la communauté. L'ampleur de cette mission — et la complexité opérationnelle qu'elle engendre — impose de réelles exigences à la façon dont Bethphage planifie et rend compte de ses finances — et explique pourquoi le passage à IDU Cloud a changé la donne pour son équipe finance.

Le système FP&A précédent de Bethphage avait du mal à suivre la réalité opérationnelle de l'organisation. La budgétisation et la prévision étaient laborieuses, et la mise en forme des sorties de reporting demandait un temps que l'équipe finance ne pouvait pas se permettre. L'analyse de performance manquait de la flexibilité nécessaire pour interroger les résultats avec une réelle profondeur.

Le problème plus profond était structurel. Gérer les coûts de personnel, le CapEx et la rentabilité des contrats à travers des catégories de services aussi variées que les heures de jour et les nuits sur place exigeait une approche multidimensionnelle — que l'ancien système ne pouvait tout simplement pas offrir. Au lieu de produire de la perspicacité, l'équipe finance passait son temps à corriger les sorties et à réconcilier les données, à courir après l'exactitude plutôt qu'à produire la réflexion stratégique dont l'organisation avait besoin.

Pour une organisation dédiée à fournir des milliers d'heures d'accompagnement spécialisé chaque semaine, l'absence d'une gestion financière rationalisée constituait un frein à l'efficacité et à la croissance.

En 2021, Bethphage a adopté les modules de budgétisation et de reporting financiers d'IDU Cloud. L'équipe de conseil d'IDU a travaillé en étroite collaboration avec le personnel financier de Bethphage pour configurer le système selon leurs besoins précis, en livrant dans les délais et sans perturbation. La mise en œuvre a été rapide — riche en fonctionnalités et économique dès le départ.

Ce changement a transformé matériellement ce que l'équipe finance pouvait faire. Les coûts de personnel peuvent désormais être répartis entre les branches avec précision ; chaque contrat d'accompagnement porte sa propre analyse de rentabilité ; et les comparaisons budget-réel qui exigeaient autrefois une réconciliation manuelle laborieuse sont désormais immédiates. La planification couvrant le personnel, les contrats, le CapEx et les immobilisations — auparavant fragmentée à travers un système inadéquat — est tenue dans un environnement unique et cohérent, libérant l'équipe pour se concentrer sur le travail le plus important — la perspicacité stratégique qui soutient la mission de Bethphage : prendre soin des adultes en situation de handicap intellectuel et d'autisme.

« Notre partenariat avec Bethphage allait au-delà de la livraison d'un système — il s'agissait de permettre à leur équipe finance de planifier plus intelligemment et de se concentrer sur leur mission de soin. Les voir passer d'une solution restrictive à la plateforme intuitive et multidimensionnelle d'IDU a été incroyablement gratifiant. » — Mark Sayle, Account Manager, IDU.

Quatre résultats ont défini ce changement.

La mise en œuvre a été rapide : l'équipe de conseil d'IDU a respecté des délais serrés, livré dans les temps et configuré le système autour des besoins de Bethphage dès le départ. La planification multidimensionnelle a suivi — coûts de personnel, contrats d'accompagnement, CapEx et amortissement gérés dans un environnement unique et cohérent plutôt que forcés à travers un système inadapté. Les sorties de reporting se sont nettement améliorées, avec une mise en forme et une analyse que l'ancien système rendait laborieuses désormais simples à produire et à partager. Et la mécanique de la gestion financière ne monopolisant plus l'attention de l'équipe, de la capacité s'est ouverte pour le travail stratégique qu'exige la mission de Bethphage — refaire les prévisions avec confiance et produire de la perspicacité plutôt que courir après la réconciliation.

« Nous avons trouvé IDU intuitif et facile à parcourir. Il coche toutes les cases pour la budgétisation, la prévision et l'analyse de performance, et les sorties de reporting sont bien meilleures qu'avec notre système précédent. Je recommande vivement IDU à d'autres organisations et je peux le voir apporter de la valeur dans tous les secteurs. »

— Chris Stephens, Responsable des finances et de l'informatique, Bethphage