University of Cape Town تبسّط إعداد الموازنة، من جداول البيانات إلى ما يقارب نقرة واحدة، مع IDU.

تأسست University of Cape Town عام 1892، وهي أقدم مؤسسة للتعليم العالي في جنوب أفريقيا — وعلى مدى أكثر من 130 عامًا بنت سمعة من الصرامة الأكاديمية تضعها بين أبرز جامعات التدريس والبحث في العالم.

قبل الشراكة مع IDU، كان فريق المالية في UCT يعمل عبر عملية موازنة مبنية على SAP ومدعومة بالتجميع اليدوي لعدد كبير من جداول البيانات. وكان الوصول إلى رؤية نهائية للأرقام يعني تجميع البيانات من أنحاء المؤسسة يدويًا — دورة مستهلكة للوقت جعلت الوصول السريع إلى المعلومات المالية صعبًا وأبطأت وتيرة اتخاذ القرار. ولم تترك تعقيدات تلك البيئة سوى قدرة ضئيلة لنوع التحليل الذي كانت وظيفة المالية الأقدر على تقديمه. وإلى جانب العبء التشغيلي، واجهت الجامعة عقبة أكثر دقة: القلق الثقافي المصاحب لتغيير أساليب العمل الراسخة داخل مؤسسة كبيرة ومعقدة. وأي بديل كان عليه أن يكسب الثقة، لا أن يستبدل أداة فحسب.

بدأ فريق المالية في UCT تنفيذ IDU في يناير 2019. وتبع ذلك التدريب في نهاية يونيو، وفُتحت المنصة للمستخدمين في بداية يوليو — نافذة من ستة أشهر من التحديد إلى دخول الخدمة. IDU نظام قائم على الويب صُمِّم مع وضع المستخدم النهائي في الاعتبار: سهل الاستخدام بما يكفي ليحتاج المستخدمون إلى دعم محدود، ومتاح عبر الأجهزة المحمولة بحيث يستطيع العمداء والمديرون التنفيذيون وموظفو المالية الوصول إلى البيانات المالية أينما كانوا. وعالج هذا المزيج — سهولة الاستخدام والتنقّل الحقيقي — المشكلة التشغيلية والثقافية معًا. تنقّل مستخدمو UCT فيه دون احتكاك — وتبع ذلك التبنّي.

«كانت شراكتنا مع University of Cape Town (UCT) رحلة استثنائية منذ عام 2019. وقد عزّز تبنّي UCT لـ IDU قدراتهم في إعداد الموازنة والتقارير بشكل كبير، وجعل عملياتهم أكثر كفاءة وانسيابية. وقد أتاح لنا نهجهم الاستباقي وتعاونهم تكييف حلولنا بفعالية لتلبية احتياجاتهم الفريدة. ونحن فخورون بما حققوه من تقدم وبالدور الذي أدّته IDU في نجاحهم. إن التزام University of Cape Town بالاستفادة من أدوات مبتكرة مثل IDU يضع معيارًا رفيعًا، ونتطلع إلى دعم نموهم المستمر وتميّزهم في الإدارة المالية.» – Margie Whitten، مديرة، IDU

كانت النتائج عبر أربعة مجالات ملموسة. كفاءة أكبر: حلّ الإعداد في ما يقارب نقرة واحدة محل ما كان فيما مضى تمرينًا يدويًا واسعًا. تركيز استراتيجي معزَّز: حيث كان فريق المالية يقضي وقته سابقًا في تجميع جداول البيانات بحثًا عن رقم نهائي، أصبح بإمكانه توجيه تلك الطاقة نحو التحليل والتفكير الاستراتيجي — العمل الذي تتموضع وظيفة مالية كفؤة لأدائه. وصول مُسرَّع إلى البيانات: أشاد العمداء والمديرون التنفيذيون بالنظام الجديد، مؤكدين أن الوصول إلى البيانات والتحليلات أصبح سريعًا وسهلًا، بفضل منصة ملائمة للأجهزة المحمولة ترافقهم بدلًا من تقييدهم بمكتب. تنفيذ سلس: أما الانتقال الثقافي الذي لاح كعقبة محتملة فتبيّن عمليًا أنه سلس — أفسح القلق المجال للثقة، وأفسحت الثقة المجال للتأييد.

«كانت مرونة IDU وسهولة استخدامها من أبرز الفوائد، إذ مكّنتنا من الاستجابة بسرعة والوصول إلى البيانات بسهولة. وما زالت تمثّل نقلة نوعية بالنسبة لنا، ونحن فخورون بارتباطنا بـ IDU. لقد كانت شراكة رائعة ساعدتنا على النمو معًا.»

— Tony Dollery، مدير المحاسبة الإدارية، University of Cape Town