Smollan تختصر دورات الموازنة من أشهر إلى أسابيع مع IDU.

تأسست Smollan عام 1931 كوكالة مبيعات إقليمية، ونمت لتصبح شركة عالمية لحلول التجزئة، تعمل عبر خمس قارات بأكثر من 60,000 موظف. وتحقّق المجموعة النمو لتجار التجزئة وأصحاب العلامات من خلال المبيعات الميدانية والتنفيذ في التجزئة والتفعيل والتقنية — وقد وسّعت شراكة استراتيجية مع WPP منذ 2009 امتدادها الدولي أكثر. وعند هذا الحجم، لا يكون التخطيط المالي تمرينًا في المكتب الخلفي. بل هو تحدٍّ تشغيلي بحد ذاته — ولهذا لجأت Smollan إلى IDU.

بأكثر من 20 شركة، و7,000 موظف، وأكثر من 22,000 منفذ لخدمتها، حمل مديرو مراكز التكلفة في Smollan عبئًا إداريًا مفرطًا وقت الموازنة. كانت المجموعة تدير أوضاعها المالية عبر نظام ERP من نوع BPCS قائم على AS/400 — نظام موثوق، لكنه ليس مبنيًا لأيدي مديري الميدان. وكان استخراج الحسابات يتطلب إجراءات معقّدة، وكانت الفجوة بين BPCS والواقع تُملأ بجداول البيانات — تكرارية، وعرضة للأخطاء، ويستحيل توحيدها على نطاق Smollan. وقضى مديرو مراكز التكلفة وقتًا في مطابقة الأرقام على مكاتبهم أكثر مما قضوه في قيادة التنفيذ بالتجزئة في الميدان — العمل الذي وُظِّفوا لأجله. وتراجعت مواعيد إعداد التقارير. واستوعب الفريق المالي عبء توحيد الأرقام يدويًا. وكانت الشفافية ضعيفة، والمساءلة صعبة التتبّع، وامتدّت دورة الموازنة عبر أشهر لم يكن بإمكان العمل تحمّل خسارتها.

في عام 2001، نشرت Smollan نظام IDU ليجلس إلى جانب BPCS بدلًا من أن يحلّ محله — مزيلًا طبقة جداول البيانات دون تعطيل بنية ERP التي كانت Smollan تعتمد عليها بالفعل. وأفسح العمل التكراري العرضة للأخطاء في مطابقة جداول البيانات المجال لبيئة واحدة منظَّمة يستطيع فيها المديرون التقاط الموازنات والإبلاغ عنها بوضوح. ولم يصل كل مدير إلا إلى مراكز تكلفته الخاصة، إذ تولّت الواجهة الأمن والمساءلة عند نقطة الإدخال.

لم تكن قطعة المركز في النشر تهيئة قياسية. فقد بنت IDU أداة تجميع مخصّصة خصيصًا لـ Smollan — مصمَّمة لغرض توحيد آلاف الموازنات الأصغر في كلٍّ متماسك دون الجهد اليدوي الذي وقع سابقًا على الفريق المالي. وكما عبّر Kevin Phillips، الرئيس التنفيذي لـ IDU: «احتاجت Smollan إلى حل قادر على التعامل مع آلاف الموازنات دون إبطائها. وبتكييف IDU بأداة تجميع مخصّصة، قدّمنا الشفافية والمساءلة والكفاءة على نطاق واسع.»

وأكمل الوصول عبر الويب الصورة. إذ أمكن للمديرين تحديث الأوضاع المالية وسحب التقارير من أي مكان — دون الحاجة إلى مكتب — والبقاء نشطين في الميدان.

دورات الموازنة التي امتدت عبر أشهر قصُرت إلى أسابيع. والمديرون الذين كانوا سابقًا يُسحَبون من الميدان لمطابقة جداول البيانات أصبح بإمكانهم التقاط الأوضاع المالية ومراجعتها حيثما قادهم العمل — فالوصول عبر الويب عنى أن المساءلة المالية لم تعد تتطلب مكتبًا. وتولّت أداة التجميع المخصّصة توحيد آلاف الموازنات الفردية دون إثقال الفريق المالي، وهي مهمة استهلكت سابقًا جهدًا يدويًا كبيرًا في كل دورة. وارتفعت الإنتاجية عبر المؤسسة، وبقي مديرو الميدان حيث احتاجتهم Smollan أكثر.

«أحدثت IDU ثورة في عملية إعداد موازنتنا. الإدارة الآن منخرطة بفعالية في التخطيط مع البقاء مركزة على الميدان. وارتفعت الإنتاجية بشكل ملحوظ، ويمكن للمديرين الوصول إلى التقارير في أي وقت ومن أي مكان.»

— Colleen Rose، مدير تقنية المعلومات، Smollan Group