Royal Agricultural & Horticultural Society
RAHS تنتقل من عوائق ماكرو Excel إلى تملّك موازني شُعبي في الوقت الفعلي.
“مع قدرة جميع الموظفين على الوصول في آنٍ واحد إلى مجالات مشاريع فردية داخل IDU، أصبح موسم إعداد موازنتنا أقل إجهادًا وأسرع بكثير. ويتولى المديرون الآن مسؤولية موازناتهم”
— المدير العام للمالية والشؤون المؤسسية، RAHS
تأسست عام 1839، Royal Agricultural & Horticultural Society of South Australia منظمة غير ربحية قائمة على العضوية، مكرّسة لتعزيز التميّز في الصناعة الأولية. وتشمل فعالياتها Royal Adelaide Show وWine Show وغيرها، بينما تمتد رسالتها الأوسع إلى التثقيف العام حول المنتجات الريفية والمسارات الزراعية للشباب.
قبل انتقال RAHS إلى IDU، كان الفريق المالي يستوعب عبئًا تشغيليًا مستمرًا. وكان إعداد الموازنة والتقارير يجري على مصنّفات ماكرو Excel — تشابك من جداول البيانات يتطلب اهتمامًا يدويًا مستمرًا ليبقى محدَّثًا. ولم يكن لدى المديرين الشُّعبيين طريق مباشر إلى أرقامهم؛ بل كانوا ينضمون إلى طابور، منتظرين أن يحدّث الموظفون الماليون الملفات ويوزّعوها قبل أن يتمكنوا من رؤية موقف مجالاتهم. ولم تكن نهاية الشهر إيقاعًا — بل نقطة ضغط، إذ كان الفريق المالي يتسابق لإنتاج التقارير بينما تنتظر بقية المؤسسة. والمديرون غير الماليون، غير القادرين على استجواب التكاليف بأنفسهم، كان لديهم أساس ضئيل للتكيّف في منتصف الشهر أو تملّك نتائجهم بشكل ذي معنى. وكانت المساءلة عبر الشُّعب ضعيفة، وكانت آلية الإخفاق هيكلية: كانت البيانات لدى فريق واحد، وعمل الجميع الآخرون بالالتفاف حول ذلك القيد.
في عام 2018، نفّذت RAHS نسخة Enterprise Edition من وحدتَي Budgeting & Reporting من IDU. ومنح النظام المديرين الشُّعبيين وصولًا مباشرًا ومتزامنًا إلى مجالاتهم الخاصة من الموازنة — مزيلًا الاعتماد على الموظفين الماليين كوسطاء للبيانات. وأمكن لكل مدير مراجعة الأرقام الفعلية مقابل الموازنة في أي وقت خلال الشهر، والتعمق في المعاملات الفردية، وإدخال أرقامه في دورة الموازنة السنوية باستخدام البيانات نفسها التي يعمل منها الفريق المالي. وتغيّر التملّك هيكليًا: خُصِّصت مجالات الموازنة، ومُنِح الوصول، وتبعت المساءلة كليهما بشكل طبيعي.
«احتاجت RAHS إلى حل قادر على تمكين المديرين غير الماليين مع تخفيف العبء عن المالية. قدّمت IDU الشفافية والمساءلة والكفاءة، محوّلةً إعداد موازنتهم إلى عملية تعاونية وفي الوقت الفعلي.»
Kevin Phillips، الرئيس التنفيذي، IDU
رؤية في الوقت الفعلي للأرقام الفعلية مقابل الموازنات، متاحة للمديرين عبر كل شعبة. والموظفون الماليون محرَّرون من دور وسيط البيانات، مع وصول المديرين إلى بياناتهم الخاصة مباشرة. والمديرون الشُّعبيون يملكون تملّكًا حقيقيًا لموازناتهم — هيكليًا لا تصريحيًا، لأن النظام جعله كذلك. وأصبح إعداد التقارير الشهرية لمجلس الإدارة أسرع وأكثر شمولًا، واستقطبت دورة الموازنة السنوية مدخلات من جميع مستويات الإدارة — معزّزةً التزامًا ومواءمة أقوى.
«مع قدرة جميع الموظفين على الوصول في آنٍ واحد إلى مجالات مشاريع فردية داخل IDU، أصبح موسم إعداد موازنتنا أقل إجهادًا وأسرع بكثير. ويتولى المديرون الآن مسؤولية موازناتهم، وحظيت الرؤية على النتائج الفعلية مقابل الموازنة بقبول حسن عبر جميع المستويات.»
Hayley Herbst، المدير العام للمالية & الشؤون المؤسسية، RAHS
