Kargo Group تستبدل فوضى جداول البيانات بموازنة حية واحدة.

تأسست Kargo Group عام 1982، وبنت سمعتها رائدةً في توزيع الشحن البري السريع عبر جنوب أفريقيا. ومقرها جوهانسبرغ، ويمتد العمل عبر أربع شركات وتسعة فروع، مشغّلًا أسطولًا من 450 مركبة لربط المدن الكبرى بالبلدات الأصغر — مبقيًا الشحن في حركة موثوقة واقتصادية على نطاق واسع. وفي عام 2015، عقدت شراكة مع IDU لمعالجة عملية موازنة تجاوزت أدواتها.

عنى تنسيق الموازنات عبر أربع شركات وعدة شُعب وتسعة فروع أن الفريق المالي في Kargo كان يقضي أيامه في إدارة سلسلة من جداول البيانات — ملفات تُرسَل بالبريد الإلكتروني إلى مديري الفروع، وتُحرَّر بالتوازي، وتُعاد كنسخ متنافسة من المستند نفسه. ومن دون نقطة حقيقة واحدة، وقع التوحيد بالكامل على المالية، التي كان عليها مطابقة الأرقام المتعارضة يدويًا والحفاظ على ورقة رئيسية هشّة قد تنكسر بصيغة واحدة في غير موضعها. وفي غضون ذلك، لم يكن لدى مديري الفروع أي وسيلة لرؤية موقفهم مقابل الموازنة في الوقت الفعلي — كانت رؤيتهم الوحيدة للأرقام هي اللقطة التي تلقّوها حين وصل الملف إلى صندوق بريدهم. وكانت النتيجة عملية تستهلك وقتًا كبيرًا على كل مستوى، وتُدخل أخطاء عند كل تسليم، وتترك الأقرب إلى القرارات التشغيلية يعملون ببيانات أصبحت قديمة بالفعل.

في عام 2015، نفّذت Kargo وحدتَي Budgeting وReporting من IDU — نظام قائم على الويب استبدل سلسلة جداول البيانات بنسخة حية واحدة يعمل عليها كل مستخدم في آنٍ واحد. وأمكن لمديري الفروع والفريق المالي إدخال الأرقام في الموازنة الحية نفسها في الوقت نفسه، دون نقل ملفات ودون تعارض في الإصدارات. وكانت الأرقام الفعلية مقابل الموازنة، ومؤشرات الفروقات، والمقارنات التاريخية مرئية فورًا لكل من يحتاجها، مانحةً المديرين صورة واضحة وحالية لموقفهم. وعنى دعم النوافذ والعلامات المتعددة أن المستخدمين يستطيعون التنقل بين مجموعات البيانات دون إغلاق عملهم، مختصرًا بشكل كبير الوقت اللازم لبناء الموازنات ومراجعتها. وظل الإطار مركزيًا — محكومًا من المالية — بينما وُزِّع الإدخال على الفروع التي تملك الأرقام.

بلغ الأثر كل طبقة من العمل:

- نسخة واحدة من الحقيقة — مزيلةً فوضى الإصدارات الناتجة عن جداول البيانات المتنافسة بالكامل. - دورات موازنة أسرع — دورات الموازنة التي استهلكت جولة تلو جولة من جداول البيانات المُرسَلة بالبريد الإلكتروني اكتملت أسرع بكثير، مع إسهام كل فرع مباشرة في المستند الحي نفسه. - مديرون ممكَّنون — اكتسب مديرو الفروع عبر المواقع التسعة وصولًا في الوقت الفعلي إلى الأرقام الفعلية مقابل الموازنة وبيانات الفروقات والمقارنات التاريخية، مانحًا إياهم الرؤية لاتخاذ القرارات بناءً على معلومات حالية بدلًا من لقطات قديمة. - عبء أقل على المالية — مع توقف التوحيد عن كونه عبئًا يدويًا، استعاد الفريق المالي في Kargo القدرة على التركيز على العمل الاستراتيجي الذي يتطلبه الدور.

«احتاجت Kargo إلى وسيلة لتوحيد إعداد الموازنة عبر عدة شركات وفروع. وبتنفيذ IDU، قدّمنا حلًا استبدل جداول البيانات العرضة للأخطاء بنظام موثوق وشفاف يوفّر الوقت ويمكّن المديرين.» – Geoff ten Oever، Account Manager، IDU

«لسنوات، كانت الموازنات كابوسًا دائمًا في Excel. مع IDU، يعمل جميع المستخدمين على النظام نفسه، وتصبح المقارنات بالبيانات الحية منطقية تمامًا، وانخفض بشكل كبير الوقت اللازم لإنجاز الموازنات.»

Chris Lazanakis، مدير نظم المعلومات CIO، Kargo Group