Busamed تستبدل جداول البيانات المعرّضة للأخطاء بإعداد موازنة جماعية متكاملة.

مجموعة Busamed Hospital Group هي مجموعة مستشفيات خاصة حائزة على جوائز تقدّم خدمات متخصصة عبر سبعة مستشفيات متطورة. ويدير كل مستشفى تخصصاته الأساسية إلى جانب مجموعة كاملة من الخدمات المساندة الداخلية — منها الأشعة والصيدلة وعلم الأمراض والعلاج الطبيعي. وعلى مستوى المجموعة، تعمل ست وعشرون شركة تحت مظلة Busamed واحدة، لكل منها ملفها المالي الخاص. وتجعل مجموعة عوامل عدد الكيانات وتعقيد الخدمات السريرية والترابطات المالية بين هذه الشركات الست والعشرين من إعداد موازنة دقيقة على مستوى المجموعة عملًا شاقًا — وهي المشكلة التي اُستدعيت IDU لحلّها.

كانت إدارة هذا التعقيد عبر جداول البيانات تعني أن الفرق المالية تتحمل مخاطر تشغيلية حقيقية. كانت الأخطاء تتسلل. وتتباعد الإصدارات. وتتكرر البيانات عبر الكيانات دون مصدر وحيد موثوق. كما أن البيانات المالية الحساسة المحفوظة في بيئات جداول بيانات غير مضبوطة كانت تُدخل مخاطر أمنية لا يمكن لمجموعة بهذا الحجم تحمّلها. وفي بيئة رعاية للمرضى يكون فيها ضبط التكاليف والقرار السريري لا ينفصلان، كانت هذه التناقضات تقوّض مباشرةً قدرة المجموعة على التخطيط بثقة. كانت Busamed بحاجة إلى وسيلة لإدارة إعداد الموازنة والتنبؤ عبر جميع الشركات الست والعشرين تكون متكاملة ومضبوطة ومناسبة لحجم ما تديره.

نفّذت Busamed وحدتي إعداد الموازنة والتقارير المالية من IDU في عام 2020، مع دمج المنصة مباشرةً بنظام SAP ERP الأساسي لديها. وكان التوقيت لافتًا — إذ جرى التنفيذ خلال إغلاقات عام 2020، وهي فترة اختبرت المرونة التشغيلية في كل القطاعات. وجُمعت الشركات الست والعشرون جميعها في مجموعة Busamed تحت شركة مجموعة IDU واحدة، ما منح الوظيفة المالية بيئة موحّدة ومضبوطة لإدارة إعداد الموازنة والتنبؤ وإعداد تقارير الإدارة الشهرية عبر مجموعة الكيانات بأكملها.

يعكس نطاق أنواع الموازنات المنشورة التعقيد الحقيقي لمالية المجموعة. وتستخدم Busamed المجموعة الكاملة لإصدار Enterprise ضمن IDU: إعداد موازنة الموظفين، وإعداد موازنة CAPEX، وإدارة الميزانية العمومية والتدفق النقدي، والموازنة التفصيلية، وإعادة التوزيع الديناميكي، وإعادة التوزيع بالنسبة المئوية. وأتاحت وظيفة إعداد الموازنة حسب النشاط للفريق القدرة على بناء حسابات موازنة مخصصة لبعض المتطلبات الأكثر تعقيدًا في المجموعة — إيرادات تُنمذَج مقابل نسب الإشغال وعدد المرضى يوميًا عبر الأقسام، وتكلفة المبيعات، وتكاليف الموظفين، والمرافق بما في ذلك الكهرباء والمياه والصرف الصحي، والتموين والتنظيف، والنفقات العامة المتغيرة، والمخزون، والقروض، والامتثال لمعايير IFRS. كما أعدّت المجموعة حِزم تقارير إدارة مخصصة باستخدام وظيفة التقارير عبر Excel من IDU، ما منح أصحاب الموازنات الوصول إلى المخرجات بصيغة اعتادوا العمل بها.

تستعيد Margie Whitten، مديرة في IDU، كيف جرى ذلك التنفيذ:

«كان تنفيذ IDU مع Busamed خلال إغلاقات عام 2020 تعاونًا سلسًا ومجزيًا. فبفضل حل IDU المتين، تتنقل Busamed بثقة عبر إعداد موازنة وتقارير معقدة، مع تعزيز العافية المالية وإعطاء الأولوية لرعاية المرضى. ونحن فخورون بدعم مهمتها في تقديم رعاية صحية استثنائية، حتى في أوقات غير مسبوقة.»

أنتج الانتقال إلى IDU أربع نتائج واضحة للمجموعة. فقد تقلّصت دورة إعداد الموازنة بشكل ملموس، إذ حلّت الأتمتة وسير العمل المنظَّم محل التنسيق اليدوي الذي كان قد أبطأ العملية عبر ست وعشرين كيانًا. وتحسّن التعاون بين أصحاب الموازنات — فقد أصبحت الأقسام تعمل ضمن بيئة مشتركة ومضبوطة بدلًا من إدارة عمليات منفصلة. وأصبحت البيانات الدقيقة وفي الوقت المناسب متاحة للقرارات التشغيلية والمالية والسريرية — باتساق وعبر الكيانات الست والعشرين كافة. كما أن الرؤية التي أتاحتها للتكاليف عزّزت المركز المالي للمجموعة دون فرض مفاضلات على حساب رعاية المرضى — وهي القيد المركزي لأي مجموعة مستشفيات خاصة.

يلخّص Krushen Govender، المدير المالي للمجموعة في Busamed، الأمر ببساطة:

«كان تنفيذ IDU نقطة تحوّل لعمليات إعداد الموازنة والتقارير لدينا. فالنظام يمنحنا الأدوات اللازمة لتبسيط الإدارة المالية على مستوى المجموعة، بما يتيح اتخاذ قرارات مستنيرة وكفاءة في التكاليف دون المساس برعاية المرضى. أوصي بكل صدق باستخدام IDU لمقدمي الرعاية الصحية الآخرين.»