BidFreight Port Operations
شركة Bidfreight Port Operations تقلّص وقت إعداد الموازنة وتكتسب رؤية لحظية مع IDU
“قلّصت IDU الوقت اللازم لإعداد الموازنات والتنبؤات — في كل من الإدخال والمراجعة.”
— المدير المالي، Bidfreight Port Operations
تُعد Bidfreight Port Operations واحدة من أكبر شركات الخدمات اللوجستية والشحن في جنوب أفريقيا، وتعمل كعضو في Bidvest Group ضمن محفظة تشمل الخدمات اللوجستية للبضائع السائبة والسائبة المعبأة والحاويات والسيارات. ويتيح حجمها وخبرتها حلول نقل وتخزين متكاملة تدعم الكفاءة والموثوقية عبر قطاعات متعددة. وهذا الاتساع — أنواع متعددة من السلع والفروع والأقسام، جميعها متصلة بسلاسل التوريد الإقليمية والعالمية — يعني أن التخطيط المالي ليس إجراءً شكليًا في المكاتب الخلفية. وقد دفع هذا التعقيد إلى عملية إعداد موازنة مستهلِكة للوقت وقائمة على جداول البيانات — وإلى البحث عن نظام، وحدتي إعداد الموازنة والتقارير من IDU، المصممتين لاستيعابه.
عند هذا الحجم، كانت الموازنة تُدار على جداول البيانات — ولم تعد جداول البيانات قادرة على المواكبة. كانت الفرق المالية تتحمل العبء الكامل للعملية: الإدخال اليدوي للبيانات وإدارة الإصدارات والمراجعات المستمرة كلما تغيّرت الأرقام عبر الأقسام. أما المديرون التشغيليون فلم يكن لديهم اتصال مباشر بأرقامهم الخاصة. كانوا ينتظرون أن توحّد الإدارة المالية أحدث المصنّفات وتوزّعها قبل أن يتمكنوا من معرفة موقفهم. تباطأت المراجعات. وتآكلت الدقة. وامتد التنبؤ إلى تمرين مطوّل يستهلك الوقت دون أن يبني الثقة. وعندما لا تكون لدى المديرين ملكية مباشرة لأرقامهم، فإن الهيكل نفسه يجعل المساءلة صعبة.
اعتمدت Bidfreight وحدتي إعداد الموازنة والتقارير من IDU، فتغيّر هيكل العملية من جذوره. أصبح بإمكان المديرين عبر الفروع والأقسام الوصول مباشرةً إلى مجالات موازناتهم الخاصة، والتعمق في التكاليف، والمساهمة في التنبؤات دون توجيه الطلبات عبر الإدارة المالية. وكان الوصول القائم على الأدوار يعني أن كل مدير يرى بالضبط ما يخص مجاله. وأتاحت لهم وظيفة التعمق استجواب الفروقات بأنفسهم بدلًا من انتظار وصول تقرير موحّد. وتمكّنت الفرق المالية، بعد تحررها من الصيانة المتكررة لجداول البيانات، من التركيز على التحليل بدلًا من التجميع. وأصبحت دورات التنبؤ أسرع وأدق وأكثر شفافية — ولم يعد التخطيط المالي والأداء التشغيلي يسيران على جدولين زمنيين منفصلين.
«يُبرز نجاح Bidfreight كيف تمكّن IDU المديرين، وتقضي على فوضى جداول البيانات، وتقدّم نتائج أسرع وأكثر دقة.» — Margie Whitten، مديرة، IDU
«قلّصت IDU الوقت اللازم لإعداد الموازنات والتنبؤات — في كل من الإدخال والمراجعة.»
— المدير المالي، Bidfreight Port Operations
انخفض وقت إعداد الموازنة عبر الأقسام. واكتسب المديرون رؤية لحظية للأرقام الفعلية مقابل الموازنة. وتبعت المساءلة بشكل طبيعي — إذ امتلك المديرون أرقامهم لأن النظام منحهم وصولًا مباشرًا إليها. وتحسّنت دقة التنبؤ إلى جانب دورات مراجعة أسرع، بحيث تمكّن الفريق المالي من إغلاق دورة التخطيط دون التكرار المطوّل الذي ميّز العملية من قبل.
