خوّلهم الصلاحيات.
إن كنت تريد تتبع صعود وهبوط المصطلحات الرنانة عبر الزمن، فإن Ngram Viewer من Google Books، الذي يتتبع تكرار الكلمات في عدد هائل من الكتب المنشورة منذ عام 1800، أداة بالغة الفائدة. فهو يكشف على سبيل المثال أنه بينما يتصاعد استخدام مصطلح «accountability» (المساءلة) بصورة مستمرة منذ عام 1950، لم يبزغ مصطلح «empowerment» (التمكين) إلا في منتصف السبعينيات، ثم شهد صعوداً متسارعاً قبل أن يستقر في أواخر التسعينيات.
هل تريد أن يكون موظفوك مسؤولين عن أرقامهم؟
هذا أمر مؤسف، لأن IDU تؤمن بعمق بأنك إن أردت حقاً أن يشعر الناس في المؤسسة بأنهم شركاء في نجاحها، فعليك تزويدهم بالأدوات التي تعزز لديهم إحساساً بالمسؤولية عن أفعالهم وتحقق في نهاية المطاف مساءلة حقيقية. ومن بين هذه الأدوات المعلومات المالية الدقيقة والآنية.
من الأهمية بمكان تقديم هذه المعلومات المالية على مستوى الأقسام الفردية — وتقديمها بطريقة مفهومة للمديرين غير الماليين. فالمدير التنفيذي النموذجي في معظم المؤسسات لا يمتلك سوى معرفة محاسبية أساسية، إن كان يمتلكها أصلاً. وليس من المعقول توقّع أن يكون بمقدوره قراءة دفاتر الأستاذ وقوائم الدخل والميزانيات العمومية بنفس الطريقة التي يقرأها بها المحاسبون — وفي الواقع، ليست هذه هي المعلومات التي يحتاجها.
ما يحتاج المديرون إلى معرفته هو ما يقع تحت سيطرتهم — ما يُكسب وما يُنفَق في أقسامهم. ويمكن مساءلتهم بأيسر صورة عن أدائهم المالي إن استطاعوا تتبعه في شبه وقت فعلي. ويصير ذلك أسهل حين يحظون بوصول سريع إلى الأرقام التي يحتاجونها تحديداً، في صيغة سهلة الفهم والتفاعل.
إن خُوِّل المديرون التنفيذيون صلاحية اقتراح موازنات الإيرادات والإنفاق الخاصة بهم، ثم إدارة هذه الموازنات وتعديلها في الوقت الفعلي، أمكنهم الاستجابة بسرعة وفعالية للظروف المتغيرة داخل المؤسسة وفي السوق على حد سواء. كم أنفقنا من موازنة السفر؟ هل نستطيع تحمّل تكلفة المدرب البارز الذي طلبه فريق الهندسة؟ من يتجاوز الحدود في مصاريفه؟ هل نسير في المسار الصحيح لتحقيق أهداف الإيرادات؟ مع وجود أنظمة إدارة مالية جيدة، ينبغي أن يكون الحصول على إجابات لأسئلة كهذه بسيطاً كتصفح خلاصة وسائل التواصل الاجتماعي.
يمكن أن تتحقق نتائج عديدة من وراء ذلك. أولاً، يصبح باستطاعتك اكتشاف الشذوذات والاستجابة لها في الوقت المناسب: ما الذي يفسر الارتفاع المفاجئ في مبيعات منتج لم تكن تروّج له، وهل ثمة فرصة يمكن اقتناصها؟ لماذا قدّم عدة عملاء طلبات بكميات أقل من المعتاد؟ هل لدينا مشكلة؟ حين تستطيع طرح أسئلة «لماذا» في وقت مبكر والحصول على إجابات، تزداد فرصك في اتخاذ الإجراء الصحيح.
ثانياً، يصعب تجنب الواقع والفرار منه وتأجيله والتملص منه والمماطلة وإنكاره والاختباء منه. فإن كانت الأرقام أمامك كل يوم، فلن تفاجئك؛ وإن كانت مرئية بالمثل لمديرك الخاص ولمن يديرها، فإن لديك دافعاً للاعتناء بها.
أخيراً، توفر أنظمة التحليل المالي والتخطيط سهلة الاستخدام الوقت. فإن استطاع المديرون إضافة تعليقات وشرح الفروقات حين يحتاجون إلى طلب تحديث الموازنة مثلاً، أمكن قسم المالية اتخاذ قرار سريع بدلاً من الانتظار للحصول على مزيد من المعلومات والتفسيرات.
إذن، إن كنت قلقاً من موظفين لا يبدو أنهم يتحملون مسؤولية أدائهم الخاص — فأول ما ينبغي فعله هو التأكد من أنهم يمتلكون المعلومات التي يحتاجونها لجعل تلك المسؤولية حقيقة واقعة.
#financialmanagers #Revenue #Budgets #accountability #nonfinancialmanagers #Empowerment #iduConcept #IDU