O seu registo de ativos indica o que deveria existir. Consegue provar o que realmente existe?
Mantenha o seu Registo de Ativos Fixos existente. A IDU acrescenta a camada operacional em torno dele — verificação, responsabilização, exceções e aprovações em todos os locais — e liga a atividade dos ativos ao CAPEX, aos orçamentos e aos relatórios.
O seu registo guarda números de ativos, valores, categorias e amortizações. Não lhe consegue dizer se o ativo ainda existe, onde se encontra agora, quem é responsável por ele, quando foi verificado pela última vez, o que mudou, se a alteração foi aprovada, nem o que isso significa em termos financeiros — em todos os locais.
A IDU acrescenta verificação, responsabilização, exceções e aprovações em torno do seu registo existente. As sete perguntas obtêm resposta através de um único processo governado, e o resultado chega ao capex, aos orçamentos e aos relatórios.
Verificar, resolver, aprovar, planear.
Verificação no local onde está o ativo.
Os utilizadores autorizados verificam os ativos dos seus próprios locais e centros de custos com um smartphone comum. As etiquetas QR ligam o objeto físico ao registo correto, e as conclusões são captadas junto do ativo em vez de reintroduzidas depois. O trabalho muda de forma: em vez de uma única equipa percorrer o registo de forma sequencial, cada área verifica os seus próprios ativos ao mesmo tempo. A leitura é o facilitador, não o controlo.
Exceções que consegue ver e resolver.
Os ativos em falta, deslocados, danificados, duplicados, sem etiqueta e não verificados são assinalados como exceções, cada uma com um responsável, um estado e uma ação exigida. A finança consegue ver o que está pendente por local, gestor ou centro de custos durante o ciclo, e não no final dele.
Solicitar uma alteração não é aprová-la.
Os utilizadores operacionais propõem transferências, abates e correções. O responsável pelo registo de ativos analisa os comprovativos e decide. Uma transferência entre locais é visível em simultâneo para o local de origem, o local de destino e a finança, pelo que a responsabilidade é aceite e não presumida. Apenas as alterações aprovadas são reescritas, e o histórico completo — quem pediu, quem analisou, o que foi decidido — é conservado.
Ativos verificados fundamentam as decisões de investimento.
Os pedidos de investimento são avaliados face aos ativos que existem, aos que podem ser reafetados e aos abates já planeados, dentro do mesmo ambiente do orçamento de exploração. O impacto da amortização e a despesa de capital fluem para os orçamentos, as previsões e os relatórios de gestão. Esta ligação entre o ativo e o plano financeiro é o que a IDU acrescenta e que um produto de rastreio não consegue.
Verificado. Responsável. Auditável. Ligado.
VERIFICADO
Confirme que os ativos registados existem, onde estão e se a informação registada se mantém válida. O estado de verificação, os ativos pendentes e os itens em atraso são reportáveis por local, departamento, centro de custos e categoria de ativo.
RESPONSÁVEL
A finança governa as estruturas, os acessos, a aprovação e os relatórios. Cada gestor vê apenas os locais, centros de custos e categorias de ativos pelos quais é responsável, e verifica os ativos da sua própria área. Um único quadro de controlo aplica-se a sucursais, campus, instalações e regiões. Responsabilidade distribuída, sem enfraquecer a governação financeira.
AUDITÁVEL
Os comprovativos são criados à medida que o trabalho decorre, em vez de reunidos antes do trabalho de campo. Cada verificação, exceção, pedido, revisão e aprovação é datada, marcada com a hora e atribuída. Como as exceções são resolvidas durante o ciclo, os comprovativos chegam à auditoria enquanto ainda refletem a posição atual do ativo.
LIGADO
A atividade dos ativos chega ao planeamento de CAPEX, aos orçamentos, às previsões e aos relatórios de gestão. As decisões de investimento são tomadas com base em ativos verificados, e não num registo que ninguém verificou.
Perguntas frequentes sobre Gestão de Ativos Fixos.
Como é auditado o ciclo de vida completo do ativo?
Cada aprovação, aquisição, lançamento de depreciação, revalorização, transferência e abate fica com data, hora e autor, e é preservado. Os auditores veem o historial completo do ativo sem extrair dados de folhas de cálculo.
A IDU substitui o nosso registo de ativos fixos existente?
Não. A IDU integra-se com o seu registo de ativos e suporta o acompanhamento financeiro, os relatórios e a verificação. Funciona a par do seu sistema de ativos existente, não como substituto.
Como funciona a verificação de ativos?
Os códigos QR podem ser gerados no IDU e atribuídos aos ativos. Os utilizadores leem-nos com um smartphone para verificar a existência e o estado dos ativos, com as atualizações captadas em tempo real através do sistema.
Precisamos de hardware especializado?
Não. A verificação de ativos é realizada com dispositivos móveis padrão, eliminando a necessidade de leitores de códigos de barras dedicados.
Podemos acompanhar os movimentos e as alterações de ativos?
Sim. O IDU suporta o acompanhamento de adições, alienações, transferências e movimentos. Estas ações são iniciadas no sistema e encaminhadas para aprovação, com notificações enviadas ao responsável pelo registo de ativos para aprovação.
Quando são escritas as atualizações de volta no registo de ativos?
As atualizações como adições e alienações só são escritas de volta no registo de ativos depois de revistas e aprovadas. Isto garante o controlo e o alinhamento com os seus processos de gestão de ativos.
Como é que isto se liga ao reporting financeiro?
Os dados financeiros relacionados com ativos, incluindo o impacto da depreciação e a despesa de capital, refletem-se no seu plano financeiro mais amplo e nas estruturas de reporting, garantindo o alinhamento entre os ativos e o desempenho financeiro.
Como são os utilizadores notificados da atividade de ativos?
Os utilizadores e administradores são automaticamente notificados por e-mail das ações relacionadas com ativos, tais como novos ativos, alienações e transferências, garantindo que as aprovações e atualizações são tratadas prontamente.
Quem realiza a verificação?
A verificação é realizada por utilizadores autorizados próximos dos ativos — gestores responsáveis por uma localização, centro de custos ou classe de ativos. A área financeira define as estruturas, os acessos e os requisitos de aprovação.
O que acontece quando um ativo não é encontrado?
É registado como uma exceção, com uma categoria, um responsável e um estado. As exceções são visíveis e podem ser investigadas enquanto a verificação ainda decorre, em vez de apenas no final do exercício.
Como funciona em vários locais?
Estruturas de ativos, estados de verificação, categorias de exceção, motivos de transferência e regras de aprovação comuns aplicam-se a todas as localizações. O acesso de cada gestor está limitado às suas próprias localizações, centros de custos e classes de ativos. A área financeira dispõe de uma visão consolidada única do progresso da verificação, das exceções, das transferências e das aprovações, e pode examinar qualquer local individualmente.
A verificação tem de ser um exercício anual?
Não. As datas de verificação podem ser definidas de forma abrangente, ou por classe de ativos, localização ou ativo individual, permitindo ciclos planeados ao longo do ano, a par de qualquer controlo anual que a organização ainda exija.
O que é que a IDU não faz?
A IDU não é um sistema de gestão de manutenção, de fiabilidade ou de descoberta de ativos de TI. Quando são necessárias ordens de trabalho, inspeções, peças sobresselentes ou licenciamento de software, essas plataformas continuam a ser as adequadas. A IDU fornece a camada de controlo operacional entre o registo de ativos e o plano financeiro.
Já permite que quem gasta o dinheiro introduza os seus próprios números. Permita agora que quem utiliza os ativos confirme que estão lá.
“A IDU eliminou a compilação manual e deu-nos uma fonte única e fiável para os nossos orçamentos.”
“Pela primeira vez conseguimos incluir mais pessoas no processo orçamental, aumentando o envolvimento e a transparência.”
Torne o registo operacional.
Analise como a verificação, a responsabilização, as exceções e as aprovações poderiam funcionar em conjunto com o seu ERP ou registo de ativos existente.
Avalie se a sua organização consegue provar o que existe, onde está, quem é responsável e o que mudou.