Gestão de ativos fixos.
Registo, depreciação, ciclo de vida ligado ao Capex.
Como é que os ativos fixos se ligam ao planeamento de despesas de capital?
Os projetos Capex fluem diretamente para o registo de ativos no momento da aquisição — sem transferência manual, sem livro paralelo. O mesmo registo de projeto acompanha o percurso desde a aprovação até ao abate, com o plano financeiro atualizado em cada etapa.
Que métodos de depreciação são suportados?
Linha reta, saldo decrescente, unidades de produção e planos personalizados. Cada ativo funciona com o método de que necessita; os lançamentos de depreciação fluem automaticamente para o plano financeiro.
Como é auditado o ciclo de vida completo do ativo?
Cada aprovação, aquisição, lançamento de depreciação, revalorização, transferência e abate fica com data, hora e autor, e é preservado. Os auditores veem o historial completo do ativo sem extrair dados de folhas de cálculo.
A IDU substitui o nosso registo de ativos fixos existente?
Não. A IDU integra-se com o seu registo de ativos e suporta o acompanhamento financeiro, os relatórios e a verificação. Funciona a par do seu sistema de ativos existente, não como substituto.
Como funciona a verificação de ativos?
Os códigos QR podem ser gerados no IDU e atribuídos aos ativos. Os utilizadores leem-nos com um smartphone para verificar a existência e o estado dos ativos, com as atualizações captadas em tempo real através do sistema.
Precisamos de hardware especializado?
Não. A verificação de ativos é realizada com dispositivos móveis padrão, eliminando a necessidade de leitores de códigos de barras dedicados.
Podemos acompanhar os movimentos e as alterações de ativos?
Sim. O IDU suporta o acompanhamento de adições, alienações, transferências e movimentos. Estas ações são iniciadas no sistema e encaminhadas para aprovação, com notificações enviadas ao responsável pelo registo de ativos para aprovação.
Quando são escritas as atualizações de volta no registo de ativos?
As atualizações como adições e alienações só são escritas de volta no registo de ativos depois de revistas e aprovadas. Isto garante o controlo e o alinhamento com os seus processos de gestão de ativos.
Como é que isto se liga ao reporting financeiro?
Os dados financeiros relacionados com ativos, incluindo o impacto da depreciação e a despesa de capital, refletem-se no seu plano financeiro mais amplo e nas estruturas de reporting, garantindo o alinhamento entre os ativos e o desempenho financeiro.
Como são os utilizadores notificados da atividade de ativos?
Os utilizadores e administradores são automaticamente notificados por e-mail das ações relacionadas com ativos, tais como novos ativos, alienações e transferências, garantindo que as aprovações e atualizações são tratadas prontamente.
Quem realiza a verificação?
A verificação é realizada por utilizadores autorizados próximos dos ativos — gestores responsáveis por uma localização, centro de custos ou classe de ativos. A área financeira define as estruturas, os acessos e os requisitos de aprovação.
O que acontece quando um ativo não é encontrado?
É registado como uma exceção, com uma categoria, um responsável e um estado. As exceções são visíveis e podem ser investigadas enquanto a verificação ainda decorre, em vez de apenas no final do exercício.
Como funciona em vários locais?
Estruturas de ativos, estados de verificação, categorias de exceção, motivos de transferência e regras de aprovação comuns aplicam-se a todas as localizações. O acesso de cada gestor está limitado às suas próprias localizações, centros de custos e classes de ativos. A área financeira dispõe de uma visão consolidada única do progresso da verificação, das exceções, das transferências e das aprovações, e pode examinar qualquer local individualmente.
A verificação tem de ser um exercício anual?
Não. As datas de verificação podem ser definidas de forma abrangente, ou por classe de ativos, localização ou ativo individual, permitindo ciclos planeados ao longo do ano, a par de qualquer controlo anual que a organização ainda exija.
O que é que a IDU não faz?
A IDU não é um sistema de gestão de manutenção, de fiabilidade ou de descoberta de ativos de TI. Quando são necessárias ordens de trabalho, inspeções, peças sobresselentes ou licenciamento de software, essas plataformas continuam a ser as adequadas. A IDU fornece a camada de controlo operacional entre o registo de ativos e o plano financeiro.