A Sanlam Investments substitui a orçamentação manual em Excel pela consolidação em tempo real da IDU.

A Sanlam Investments é um dos maiores gestores de ativos da África do Sul — o braço de investimento do Grupo Sanlam, um importante grupo sul-africano de serviços financeiros com sede em Bellville e cotado em várias bolsas de valores. Fundada em 1918, a Sanlam tornou-se um negócio diversificado que abrange finanças pessoais, mercados emergentes, investimentos, serviços empresariais e seguros. A Sanlam Investments oferece uma vasta gama de produtos locais e offshore — de fundos de investimento e hedge funds a soluções de reforma — para investidores individuais, planeadores financeiros e instituições. Desde 2014, a divisão gere a sua orçamentação dentro do Módulo de Orçamento Financeiro da IDU.

O processo orçamental da divisão, porém, era inteiramente manual. Cada centro de custos submetia o seu orçamento separadamente em Excel, e um único gestor financeiro ficava encarregue de copiar e colar manualmente cada submissão para um ficheiro mestre. Cada atualização significava uma nova recolha de raiz — um ciclo que gerava erros de fórmulas e números desatualizados no momento em que chegavam. Sem uma visão consolidada em tempo real, mesmo revisões menores exigiam outra ronda de conciliação. A equipa financeira passava a maior parte do seu tempo a validar fórmulas e a reconstruir números em vez de os interrogar — a análise estratégica afastada pelo volume de manutenção administrativa.

Em 2014, a Sanlam Investments implementou o Módulo de Orçamento Financeiro da IDU, integrado diretamente com o seu sistema ERP SAP. A implementação trouxe os gestores de centros de custos e a equipa financeira para um único ambiente partilhado — um onde os orçamentos consolidavam em tempo real, vários utilizadores podiam introduzir dados em simultâneo e a visão mestre se atualizava sem que ninguém tivesse de a montar manualmente. As consolidações automatizadas substituíram o ciclo de copiar e colar e, com funcionalidade intuitiva, relatórios robustos e integração SAP, os dados fluíam sem nova introdução nem conciliação. A implementação decorreu sem percalços, moldada por uma colaboração estreita entre a IDU e a equipa financeira da Sanlam desde o início. As horas que a equipa antes gastava em manutenção administrativa podiam agora ser canalizadas para ler os números, e não para os reconstruir. Os responsáveis de centros de custos ganharam acesso contínuo a dados exatos e atuais — acompanhando o desempenho face ao orçamento ao longo do ano em vez de esperar pela próxima recolha.

«Trabalhar com a Sanlam Investments foi transformar a sua orçamentação de um processo manual e propenso a erros numa ferramenta otimizada e estratégica. Ver a sua equipa financeira mudar o foco do administrativo para a análise mostra o impacto real que a IDU entrega.» – Geoff ten Oever, Account Manager, IDU

Quatro mudanças definiram o resultado. A recolha manual deu lugar a orçamentos consolidados disponíveis instantaneamente — o tempo gasto na recolha manual foi largamente recuperado. Os erros de folhas de cálculo e as fórmulas partidas foram inteiramente removidos do processo. A colaboração abriu-se: os gestores de centros de custos podiam introduzir valores em simultâneo, com atualizações visíveis para todos em tempo real. E a visibilidade estratégica melhorou — os responsáveis de centros de custos podiam rever valores reais face aos orçamentos em qualquer momento do ano, sem esperar por uma ronda de conciliação.

«A IDU é uma plataforma robusta, fácil de utilizar e estável que podemos recomendar vivamente a qualquer empresa que pretenda encurtar os seus ciclos orçamentais, afastar-se dos erros das folhas de cálculo e obter uma melhor visão diária de todo o seu orçamento.» — Gino Schoeman, Gestor Financeiro, Sanlam Investments