A Old Mutual escala de 130 áreas orçamentais para mais de 800 centros de custos com a IDU.

Quando a Divisão de Retalho da Old Mutual precisou de substituir um processo orçamental intensivo em papel que abrangia mais de 130 centros de custos, a IDU entrou em produção em 10 dias.

A Old Mutual foi fundada na Cidade do Cabo em 1845 como a primeira companhia de seguros de vida mutualista da África do Sul — criada para oferecer segurança financeira em tempos incertos. Esse propósito fundador ainda percorre o grupo hoje. Em quatro negócios distintos, a Old Mutual oferece investimento, poupança, seguros de vida, gestão de ativos, banca, imobiliário e seguros pessoais a clientes em África, na Europa, nas Américas e na Ásia. Desde 1999, o grupo está cotado nas bolsas de Joanesburgo e de Londres, entre outras.

Na sua Divisão de Retalho, a Old Mutual geria mais de 130 áreas orçamentais através de um processo construído quase inteiramente sobre folhas de cálculo Excel e papel. Num ciclo orçamental qualquer, o dia de um gestor parecia menos análise financeira e mais reparação de fórmulas — caçar referências de células partidas, perseguir colegas por dados atualizados e juntar consolidações manualmente antes de os números voltarem a mudar. A precisão era difícil de manter e a responsabilização ainda mais difícil de rastrear, porque no momento em que uma folha de cálculo saía das mãos de uma pessoa já corria o risco de divergir da versão seguinte. À medida que a organização continuava a crescer e a sua pegada de centros de custos se expandia, o peso desse esforço manual acumulava-se. O que outrora fora gerível tornou-se um problema estrutural que a divisão já não conseguia absorver.

Em 2001, a Divisão de Retalho da Old Mutual adotou o módulo de orçamento da IDU para substituir aquilo em que o processo de folhas de cálculo se tinha tornado. A implementação entrou em produção em 10 dias e otimizou de imediato o processo orçamental. A arquitetura baseada na web permitia que os gestores de centros de custos trabalhassem diretamente no sistema, sem navegar entre versões de folhas de cálculo nem esperar pela conclusão de uma consolidação. A consolidação em tempo real tratava disso automaticamente, dando aos gestores acesso aos valores relevantes no momento em que eram capturados, e não horas ou dias depois.

As funcionalidades integradas cobriam o detalhe de que as equipas financeiras divisionais realmente precisam: itemização de contas, remuneração individualizada e o tipo de visibilidade linha a linha que os processos em papel simplesmente não conseguiam sustentar. Os gestores não financeiros podiam usá-lo desde o primeiro dia. A responsabilização — antes difícil de rastrear num cenário fragmentado de folhas de cálculo — tornou-se uma característica estrutural do processo, em vez de algo que as finanças tivessem de impor manualmente. A transparência e a responsabilização foram integradas no sistema por conceção.

Ao entrar em produção em 10 dias, a Divisão de Retalho passou de um ciclo fragmentado e propenso a erros para um processo orçamental mais simples, mais rápido e menos dispendioso. Onde 130 áreas orçamentais tinham outrora forçado os limites do que as folhas de cálculo conseguiam comportar, a Old Mutual escalou para mais de 800 centros de custos — mais simples, mais rápido e menos dispendioso de operar. A consolidação em tempo real fez com que os gestores dedicassem o seu tempo a ler números, e não a produzi-los. Os gestores de linha não financeiros ganharam visibilidade genuína sobre os seus próprios orçamentos — responsabilização integrada no sistema, e não algo que as finanças tivessem de impor manualmente.

- Implementação rápida: a IDU entrou em produção em apenas 10 dias. - Orçamentação otimizada: os processos tornaram-se mais simples, mais rápidos e menos dispendiosos. - Consolidação em tempo real: os gestores ganharam acesso instantâneo aos valores relevantes em mais de 800 centros de custos. - Responsabilização melhorada: o relato transparente deu poder tanto aos gestores de linha como aos utilizadores não financeiros.

«Trabalhar com a Old Mutual para transformar o seu processo intensivo em papel e orientado por folhas de cálculo com a IDU foi um marco. A rapidez da implementação — apenas 10 dias — e a escala em centenas de centros de custos demonstram a velocidade com que a IDU entrega eficiência, transparência e impacto real.» – Kevin Phillips, CEO, IDU

«É brilhante neste espaço de nicho, respondendo a todas as necessidades de orçamento e previsão que uma empresa possa ter. A IDU mantém tudo simples e fácil de usar. Tem sido uma experiência muito boa, e rápida de aprender nas suas funcionalidades e capacidades únicas.»

— Sivegan Naidoo, Gestor de Operações, Old Mutual