A Metropolitan Health passa da orçamentação com macros de Excel para a visibilidade financeira em tempo real.

A Metropolitan Health, parte da Momentum Metropolitan Holdings, é um dos principais prestadores de administração de saúde e gestão de cuidados da África do Sul. A empresa serve planos médicos, departamentos governamentais e grandes empregadores, entregando soluções de saúde integradas concebidas para melhorar a eficiência, a responsabilização e os resultados de bem-estar nas populações que apoia. Hoje, a Metropolitan Health executa o seu ciclo de orçamento e relato na IDU Enterprise Edition.

No centro do processo orçamental da Metropolitan Health estava uma teia de macros de Excel — mantida pela equipa financeira, atualizada à mão e vulnerável aos erros cumulativos que os livros de trabalho manuais convidam. O pessoal financeiro carregava toda a carga de relato: cada questão de um gestor operacional, cada dossiê de fecho de mês, cada explicação de variação passava pelo mesmo estrangulamento. Os gestores não financeiros, entretanto, não tinham visão direta dos seus próprios orçamentos. Esperavam que as finanças atualizassem os livros de trabalho antes de poderem rever onde estavam, o que significava que as decisões ficavam atrás dos números e a responsabilização pelo desempenho de custos permanecia concentrada numa equipa em vez de distribuída pelas divisões que detinham os gastos. O resultado era um ciclo de relato que criava pressão no fecho de mês, abrandava as respostas a variações emergentes e deixava os objetivos operacionais e financeiros desalinhados.

A Metropolitan Health implementou os módulos Budgeting & Reporting da IDU Enterprise Edition. O que mudou primeiro foi o acesso: as permissões de área baseadas em funções significavam que cada gestor podia iniciar sessão e ver exatamente a sua parte do orçamento — nem mais, nem menos — e interrogar os custos sem encaminhar um pedido pela equipa financeira. A funcionalidade de exploração levou essa transparência mais longe, permitindo aos gestores rastrear uma variação do nível de resumo até à transação subjacente, em vez de esperarem que outra pessoa a explicasse. A integração com o software de custeio de tarefas assegurava que os dados se moviam sem intervenção manual, pelo que os números que os gestores revisavam refletiam a realidade em vez de um livro de trabalho mexido pela última vez no fecho de mês.

O processo de orçamento anual mudou também de carácter. Onde antes era montado pelas finanças e distribuído para baixo, tornou-se um processo que envolvia gestores de todos os níveis da organização — cada um a inserir valores para a sua própria área, cada um responsável pelo que tinha construído. Essa apropriação alargada reduziu a pressão que se acumulava em torno da época orçamental a cada ano, e deixou os gestores mais comprometidos com as metas que tinham ajudado a construir.

Quatro resultados definiram a diferença: a visibilidade em tempo real deu aos gestores uma leitura instantânea dos valores reais face ao orçamento; o pessoal não financeiro acedia aos dados diretamente, cortando o volume de pedidos de relato que chegavam às finanças; a apropriação do orçamento espalhou-se pelas divisões em vez de se concentrar numa equipa; e as revisões mensais avançaram mais depressa, com a introdução simultânea de cada área a comprimir o tempo do fecho ao dossiê do conselho.

«Recomendaria a IDU sem qualquer dúvida — transformou a forma como o nosso pessoal assume a responsabilidade pelos orçamentos e melhorou a visibilidade em todo o negócio.»

— Gestor de Finanças Corporativas, Metropolitan Health

«O sucesso da Metropolitan Health mostra o poder da IDU para capacitar gestores não financeiros, reduzir a pressão sobre as equipas financeiras e entregar responsabilização a todos os níveis.» — Geoff ten Oever, Account Manager, IDU