Tomou a decisão de migrar das folhas de cálculo para software especializado. Dámos-lhe algumas dicas sobre o que considerar ao escolher software financeiro e algumas coisas a ter em conta ao seleccionar um fornecedor.
As suas perguntas respondidas sobre o processo de implementação
Outro aspecto importante desta transição é o processo de implementação; por isso, decidimos responder a algumas das questões que poderá ter.
Por onde começaríamos?
O primeiro passo deve ser um workshop de «levantamento de requisitos» detalhado, onde o fornecedor procura obter uma compreensão mais profunda do seu negócio e das suas necessidades específicas. O resultado deste workshop é um documento que especifica exactamente o que está incluído no âmbito do seu projecto e, igualmente importante, o que não está, e um plano de projecto claro e detalhado.
Quanto tempo demora a implementação?
Uma implementação média deve demorar entre 4 e 8 semanas, dependendo da complexidade do projecto. Este prazo seria estabelecido e detalhado no seu plano de projecto. Acontece muito neste período, parte remotamente e parte nas suas instalações.
Em que consiste?
Tudo começa com a instalação do novo software e a criação do pacote de integração pelo fornecedor, para garantir que tudo está pronto a funcionar. Seguir-se-ia a configuração inicial da base de dados.
Os colaboradores do fornecedor deslocam-se às suas instalações e configuram tudo no local, trabalhando com a pessoa que seleccionar como administrador. Começariam pela configuração padrão e depois adicionariam os detalhes das suas necessidades financeiras, por exemplo configurando os tipos de orçamento específicos para si e os itens adicionais que definiram em conjunto no workshop de levantamento de requisitos. Os colaboradores estariam nas suas instalações durante duas a três semanas.
Irá afectar o meu negócio?
Sim, em certa medida irá. Terá de equilibrar as tarefas do seu «negócio como habitualmente» com o que lhe é exigido durante a implementação.
O que precisarão da nossa parte?
Inicialmente, o seu responsável de TI terá de fornecer acesso ao seu ambiente online. O seu responsável financeiro, ou a pessoa que seleccionar como administrador do sistema, terá de estar disponível ao longo de todo o processo. O seu patrocinador do projecto terá de participar nas reuniões semanais de projecto juntamente com a equipa principal. Ao incluir os elementos-chave da sua equipa, estes estão a ser formados para que seja autossuficiente assim que a implementação terminar.
Será necessária formação adicional?
Como mencionado acima, deve existir formação «on the job» para o administrador, pelo menos durante a implementação. Um bom fornecedor deve oferecer-lhe a opção de participar na formação dos utilizadores finais e deve recomendar que também esteja presente nas sessões de utilizadores finais, uma vez que a maioria das questões é de natureza processual e não de sistema.
Conclusão
O projecto deve terminar no prazo acordado e deve existir suporte disponível durante um período acordado após a entrada em produção do sistema.
Tem alguma questão que não considerámos? Diga-nos nos comentários.
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