Com toda a inevitabilidade do inverno a seguir ao outono, a época dos orçamentos chegou novamente. E embora não haja dúvida de que um orçamento sólido, bem pensado e matizado, assim como um plano financeiro, são contribuições essenciais para o sucesso de qualquer organização, questiono-me se ainda abordamos a orçamentação e o planeamento da melhor forma possível para o mundo de hoje.
Sou contabilista de formação e profissão, por isso está gravado no meu ADN que os orçamentos são um pilar de qualquer empresa. Sem lhe ensinar o óbvio, como pode avançar sem um plano que traduza a estratégia empresarial em prioridades e um calendário, e depois aloque recursos a cada atividade? Estaria à deriva como organização, sem qualquer ideia de se espera obter lucro ou não no próximo ano. Deveria começar a publicar vagas para novos cargos ou preparar-se para equipas mais reduzidas? Deveria abrir ou fechar fábricas, lojas ou escritórios? As suas linhas de produtos ainda têm procura e são rentáveis, ou já cumpriram o seu tempo e precisam de ser descontinuadas em favor de algo mais relevante e rentável? Como pode avaliar se uma oportunidade — como arrendar mais espaço de escritório ou subarrendar parte do seu espaço existente — é favorável ou não se não tem um referencial pelo qual a medir?
O seu orçamento reúne todos os seus planos e objetivos estratégicos e adiciona sinalizações financeiras ao roteiro. Isto precisa indubitavelmente de acontecer.
O «quando» e o «como» da orçamentação
Portanto, certamente não questiono o «quê» e o «porquê» de um orçamento. O que penso que todos devemos questionar é o «quando» e o «como». Comecemos pelo «quando». Precisamos de considerar seriamente se o ciclo orçamental anual ainda nos serve, ou se as nossas empresas estariam melhor apoiadas por ciclos orçamentais mais frequentes: trimestrais ou mesmo mensais com a flexibilidade incorporada para se ajustar ainda mais rapidamente. Sim, a pandemia exacerbou e acelerou este desfasamento entre o ritmo dos nossos ciclos orçamentais e a realidade do mundo em que operamos, mas já estava a acontecer de qualquer forma e esta tendência não irá reverter.
Já escrevi anteriormente sobre o curto prazo de validade da informação, e como isso, num mundo pós-pandémico, está a ser exacerbado por tendências e eventos globais como a disrupção das cadeias de abastecimento, a instabilidade política e a digitalização. Os ciclos orçamentais anuais já não são adequados ao seu propósito.
Passemos então ao «como» dos orçamentos. Se concordámos que embora os orçamentos permaneçam vitalmente importantes, a frequência com que são realizados precisa de acelerar drasticamente para que os orçamentos não só cumpram o seu propósito, mas também ofereçam uma vantagem competitiva significativa à sua organização num mundo imprevisível. Mas se o seu processo demora três meses a produzir um orçamento por ano, simplesmente não conseguirá suportar um ritmo orçamental mais frequente. A sua organização pararia com toda a gente ocupada no trabalho de produzir orçamentos. Afinal, o seu negócio não é produzir orçamentos. Está a orçamentar para o seu negócio.
Orçamentar para o seu negócio
As empresas que conseguiram desligar os seus processos de orçamentação e planeamento de um ciclo de 365 dias — até tão curto como um mês em alguns casos — deram a si próprias a flexibilidade e a resiliência para atravessar a pandemia e entrar mais rapidamente numa fase de crescimento. Claro, isto é de certa forma um problema do ovo e da galinha; para o fazer, precisa primeiro de desenvolver um processo orçamental flexível e ágil.
É aqui que precisa de aproveitar a capacidade da tecnologia para tornar possível esta velocidade de trabalho. Fará o que sempre fez, mas terá a agilidade, flexibilidade e eficiência para o fazer mais rápido e com mais frequência. Além disso, melhorará a forma como orçamenta, com informações mais precisas e em tempo real a suportar os seus pressupostos.
Embora a atividade, o princípio e o produto do processo de orçamentação e planeamento permaneçam a base inabalável da função financeira, sugiro que comecemos a reconsiderar alguns aspetos do que fazemos. Embora possamos ter anteriormente considerado o ritmo anual dos orçamentos como parte desta base, o mundo avançou e podemos estar a ficar para trás.
Publicado no AccountingWeb - novembro de 2021